Leistbare Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe (KMU) – Was Sie vor dem Kauf beachten müssen?

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Als Kleinbetrieb haben Sie Zeiterfassung bisher vielleicht nicht unbedingt auf Ihrer Tagesordnung gehabt. Es gibt schließlich Wichtigeres, das Ihre Aufmerksamkeit fordert: Kundenaufträge lukrieren zum Beispiel. Oder erbrachte Leistungen abzurechnen. Die reibungslose Erledigung aller Aufträge zu koordinieren. Die Liste zu erledigender Aufgaben ist lang. Aber ist Ihnen bewusst, dass ein Zeiterfassungssystem Ihnen dabei helfen kann genau das zu erreichen?

Gerade als Kleinbetrieb können Sie von der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung enorm profitieren. Vor allem, da es heute bereits eine große Vielfalt digitaler Lösungen gibt, die ganz ohne die Notwendigkeit von Zubehör insbesondere die Anforderungen von kleineren Firmen ideal abdecken.

KMU stehen inzwischen tolle Möglichkeiten zur Verfügung, die eine professionelle Zeiterfassung mit Software ganz so wie in einem Großbetrieb erlauben. Und das auch zu günstigen Preisen und mit verschiedensten Optionen, bsp. monatlich mietbare Zeiterfassungssysteme.
 

1) Warum Zeiterfassung für Kleinbetriebe unbedingt notwendig ist

Vorab ist zu erwähnen, dass natürlich die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung ein wichtiger Grund ist, auch als KMU das Augenmerk auf dieses Thema zu legen. Außer für Ein-Personen-Unternehmen besteht in Österreich für jeden Arbeitgeber eine Pflicht zur Zeitaufzeichnung. In der Schweiz und in Deutschland, wo 2015 das Mindestlohngesetz in Kraft getreten ist, gelten ebenfalls schon länger gewisse Dokumentationspflichten. Mit dem neuen EuGH-Urteil werden die Pflichten für Arbeitgeber teilweise noch weiter ausgebaut.

Abgesehen davon, dass gesetzliche Pflichten zu erfüllen sind, sind für Klein- und Mittelbetriebe aber vor allem die wirtschaftlichen Vorteile ein schlagendes Argument für die Einführung einer digitalen Zeiterfassung.

Digitale Zeiterfassung ermöglicht Ihnen Abrechnung und Controlling auf Knopfdruck, überzeugen Sie sich selbst!


 

2) Vorteile eines guten Zeiterfassungssystems für kleine Unternehmen

Genauso wie für große Unternehmen auch, ist es für Kleinbetriebe wichtig zu wissen, wann wo wieviel an Arbeit investiert wurde.

Wieviele Stunden hat man in ein bestimmtes Projekt oder einen Kunden investiert? Wieviel Zeit davon kann ich verrechnen? Wo kann ich Arbeitsabläufe optimieren? All diese Fragen, die für KMU entscheidend sind, werden durch eine optimale Zeiterfassung schnell und einfach beantwortet.

Ein ordentliches Zeiterfassungssystem sorgt dafür, dass man den Überblick behält und den Mitarbeitern nicht erst hinterher laufen muss, um hunderte Zettel einzusammeln. Zudem sparen Sie sich das mühsame Digitalisieren der Papierzettel oder das Herumrechnen in Excel. Das ist vor allem für kleine und mittlere Betriebe enorm wichtig, die so erbrachte Leistungen mit dem Kunden schneller und einfacher abrechnen können und dadurch leichter liquide Mittel zur Verfügung haben.


Außerdem müssen Sie auch am Monatsende eine Stundenabrechnung durchführen und deshalb die Arbeitszeit und Projektzeit idealerweise so genau wie möglich aufzeichnen. Mit elektronischen Zeiterfassungssystemen geht das natürlich um einiges effizienter als mit Exceltabellen oder Papierzetteln.

Zudem ist eine gute Zeiterfassungssoftware auch ein wichtiges Qualitätskriterium für ein Unternehmen, das dem Kunden Professionalität kommuniziert. Insofern ist eine effiziente Zeiterfassung auch ein perfektes und sogar kostenloses Marketinginstrument, das Ihnen helfen kann neue Kunden von Ihren Qualitäten zu überzeugen.

Wenn ein Kunde eine ordentliche vom System erstellte Rechnung bekommt, auf der genau angeführt ist, wofür er was bezahlt und welche Leistung erbracht wurde, wird er das sicher zu schätzen wissen. Und er wird sich darüber bestimmt mehr freuen, als über eine handschriftlich verfasste Rechnung, die womöglich unleserlich ist.

Darüber hinaus hilft Ihnen eine professionell gestaltete Zeiterfassung auch Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb zu optimieren. Wenn Sie auf einen Blick sehen, wie die Arbeitszeit investiert wurde, können Sie im Bedarfsfall sofort reagieren.
 

3) Anforderungen an eine optimale Zeiterfassungssoftware für KMU – was Sie vor dem Kauf wissen müssen

Es gibt also viele gute Gründe, warum man seine Zeit erfassen sollte. Die Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems ist dabei natürlich enorm wichtig.

Abhängig von Branche, Unternehmensgröße, etc. unterscheiden sich die Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem, da unterschiedliche Bedürfnisse und Vorgaben bestehen. Grundsätzlich sind jedoch für kleinere Unternehmen unter anderem folgende Eigenschaften unerlässlich:

  • Eine klare Struktur: Gerade kleine Betriebe haben nur begrenzte personelle Ressourcen für die Verwaltung einer Zeiterfassung. Wenn nicht sogar der Chef selbst diese Arbeit übernimmt, ist meistens ein einzelner Mitarbeiter im Büro dafür zuständig, der nebenbei noch viele weitere Aufgabenbereiche abdecken muss. Gute Zeiterfassungssysteme bieten daher eine klare Struktur, die schnelles und effizientes Arbeiten ermöglicht.
  • Einfache Bedienung: Das Erfassen der Arbeitszeit soll möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen. Dafür ist es notwendig, dass Sie schnell und einfach ihre Zeiten erfassen können. Eine einfache Bedienung ist daher ein absolutes Muss.
  • Mobile Verfügbarkeit: In vielen Branchen sind die Mitarbeiter kleiner Unternehmen täglich draußen beim Kunden unterwegs. Nur wenn Sie Ihre Arbeitszeit dabei unmittelbar und direkt vor Ort erfassen können, ist die Zeiterfassung effizient. Daher ist mobile Verfügbarkeit ein entscheidendes Kriterium.
  • Schnelle Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten: Zeiterfassung macht vor allem dann Sinn, wenn ich auch aus wirtschaftlicher Sicht etwas davon habe. Zum Beispiel, wenn mir eine genaue Zeiterfassung hilft schnell und exakt abzurechnen, Arbeitsabläufe zu optimieren oder wenn ich die Angestellten im Büro entlasten kann, indem fertig aufbereitete Stundenzettel direkt an die Lohnverrechnung weitergeleitet werden können. Eine optimale Zeiterfassungslösung bietet Kleinbetrieben deshalb die Möglichkeit alle Daten schnell auszuwerten und weiterzuverarbeiten.

Daneben ist es selbstverständlich auch von Vorteil, wenn keine großen Investitionen – wie die Anschaffung eigener Zeiterfassungsgeräte oder von weiterem Zubehör – notwendig sind. Im Vergleich zu Zeiterfassungssystemen, die extra Geräte benötigen oder auch Zeiterfassung mit Chip sind digitale Systeme eine relativ günstige Zeiterfassungslösung.

Lesen Sie mehr zu diesem Thema in unserem Artikel über 5 Anforderungen an ein gutes Zeiterfassungssystem.

Eine digitale Zeiterfassung wie timr ist die ideale Lösung um Zeit und Kosten zu sparen. Sie können Ihre Arbeitsstunden schnell und unkompliziert erfassen – auch unterwegs am eigenen Smartphone. Als Arbeitgeber verwalten Sie alle Daten zentral in der Webanwendung vom Büro aus und haben tagesaktuelle Berichte auf Knopfdruck zur Verfügung. Ihren Kunden können Sie somit zeitnah alle Leistungen verrechnen.
 

4) Weniger Büroarbeit mit digitaler Arbeitszeiterfassung

Als Kleinbetrieb möchten Sie den Ressourcenaufwand für die Zeiterfassung und die Lohnverrechnung natürlich so gering wie möglich halten. Alle Zeiten sollen schnell und einfach, auch von unterwegs aus erfasst werden können. Als Chef wollen Sie nicht am Ende jedes Monats den Mitarbeitern wegen der Stundenzettel hinterherrennen. Und Ihre Buchhaltung will eine klare und übersichtliche Auflistung aller Arbeitszeiten, sodass nicht erst mühsam alles zusammengesucht und ausgerechnet werden muss.

Eine Online Zeiterfassung wie timr macht genau das möglich.

Anwesenheitszeit, Urlaub oder Krankenstand werden per App am Smartphone erfasst, auch offline.


Als Chef haben Sie in der zugehörigen Webanwendung jederzeit Einblick in alle Zeiten. In der Live-Ansicht sehen Sie sogar in Echtzeit wer gerade woran arbeitet.

Das Stunden- und Urlaubssaldo wird auf Basis der individuellen Sollzeit je Woche automatisch berechnet. Automatische Pausenmodelle, Feiertagskalender und eine automatische Validierungsfunktion nehmen Ihnen zusätzliche Kontrollarbeit ab.

Die Buchhaltung erstellt per Knopfdruck den Stundenzettel. Dieser wird automatisch als PDF Version gespeichert und kann jederzeit – auch von den Mitarbeitern selbst – heruntergeladen werden.

5) Urlaubsverwaltung für KMU – Einfache Urlaubsplanung

Ein einfacher und funktionaler Urlaubsplaner nimmt Ihnen viel Arbeit ab und hilft Ihnen Verwaltungsaufwand zu sparen. Es gibt immer noch viele kleine Unternehmen, die die Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter auf Papier und ohne eine visuelle Kalenderansicht für die Mitarbeiterplanung durchführen.

Eine vollständige Zeiterfassungssoftware sollte auch die Urlaubsverwaltung umfassen.

Im Idealfall können Ihre Mitarbeiter mit diesem Tool von überall Urlaubsanträge stellen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit Büroangestellten und Mitarbeitern, die außerhalb des Büros unterwegs sind.

Die Abschaffung des Papierkram ist ebenfalls ein wichtiges Thema. Wenn die Arbeitnehmer derzeit den Urlaub schriftlich beantragen müssen, bedeutet das einen hohen Papierverbrauch, mehr Arbeit für die Verwaltung und die Möglichkeit, dass Anträge verloren gehen oder vergessen werden. Mit timr können Ihre Mitarbeiter mit wenigen Klicks einen Urlaubsantrag stellen, als Administrator erhalten Sie eine Benachrichtigung und sind so immer auf dem Laufenden.

Zum Schluss die wichtigste Funktion, die jeder gute Urlaubsplaner haben sollte – eine Kalenderansicht. Dadurch wird die Urlaubsplanung erleichtert und die Organisation des Unternehmens verbessert.

6) Exakte Auftragszeiterfassung – Verschenken Sie keinen Cent mehr

Die Auftragszeiterfassung ist für Kleinbetriebe besonders wichtig. Sie wollen nicht Pi mal Daumen ein paar Stunden verrechnen, sondern die tatsächliche Arbeit, die Sie geleistet haben. Umso wichtiger ist eine Auftragszeiterfassung, die einerseits Zeit abnimmt und andererseits so genau wie möglich ist.


Eine Zeiterfassung Software bietet hier viele Vorteile.

Bei der Online Zeiterfassung von timr legen Sie zum Beispiel Ihre Kunden, Projekte, Aufträge oder andere Aufgaben selbst an und gestalten die Aufgabenstruktur dabei nach Ihren Anforderungen.

Die Zeit wird direkt vor Ort über die App am Smartphone erfasst, auch offline. Die App wird bei Netzempfang oder einer aktiven WLAN Verbindung automatisch im Hintergrund mit der Webanwendung synchronisiert.

Als Chef haben Sie in der Webanwendung im Büro einen Echtzeit-Überblick darüber, wer gerade woran arbeitet. Optional ist auch eine GPS Standorterfassung möglich, sodass Sie Kundenaufträge leichter disponieren können. Außerdem haben Sie so einen verlässlichen Nachweis für den Kunden.

Mit Berichten und Auswertungen per Knopfdruck haben Sie jederzeit schwarz auf weiß belegt, wieviel Zeit bereits in einen Auftrag investiert wurde.


 

7) Stempeluhr App für KMU – So unkompliziert geht Zeiterfassung

Ein modernes Zeiterfassungsystem bietet Ihnen die Vorteile einer Stempeluhr ohne dass es notwendig ist dafür extra Geräte anzuschaffen. Sie erfassen alle Zeiten einfach über eine App am Smartphone.

Zeiterfassung mit einer digitalen Stempeluhr ist für Kleinbetriebe dabei viel profitabler und um einiges effizienter als zum Beispiel eine Arbeitszeiterfassung mit RFID Chip. So ist es nämlich auch möglich Zeiten von unterwegs zu erfassen. Dafür ist nicht einmal ein eigenes Gerät notwendig, womit keine zusätzlichen Kosten anfallen. Ihre Mitarbeiter können einfach eine Zeiterfassungs App direkt auf dem eignen Smartphone installieren. Bei digitalen Systemen besteht die Möglichkeit die Position beim Starten und Stoppen der Zeit mitzuerfassen, womit alle Funktionen der klassischen Stempeluhr abegedeckt werden.

Zusätzlich haben Sie den Vorteil, dass nicht nur Sie als Vorgesetzter, sondern auch die Mitarbeiter selbst jederzeit sehen, wie viele Stunden bereits geleistet wurden und wie viele Stunden noch gearbeitet werden muss. Das steigert letztendlich natürlich auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

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