Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe (KMU) – Was Sie vor dem Kauf beachten müssen
Als Kleinbetrieb haben Sie Zeiterfassung bisher vielleicht nicht unbedingt auf Ihrer Tagesordnung gehabt. Es gibt schließlich Wichtigeres, das Ihre Aufmerksamkeit fordert: Kundenaufträge lukrieren zum Beispiel. Oder erbrachte Leistungen abzurechnen. Die reibungslose Erledigung aller Aufträge zu koordinieren.
Die Liste zu erledigender Aufgaben ist lang. Aber ist Ihnen bewusst, dass ein Zeiterfassungssystem Ihnen dabei helfen kann genau das zu erreichen?
Gerade als Kleinbetrieb können Sie von der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung enorm profitieren. Vor allem, da es heute bereits eine große Vielfalt digitaler Lösungen gibt, die ganz ohne die Notwendigkeit von Zubehör insbesondere die Anforderungen von kleineren Firmen ideal abdecken.
KMU stehen inzwischen tolle Möglichkeiten zur Verfügung, die eine professionelle Zeiterfassung mit Software ganz so wie in einem Großbetrieb erlauben. Und das auch zu günstigen Preisen und mit verschiedensten Optionen, bsp. monatlich mietbare Zeiterfassungssysteme.
Inhaltsverzeichnis
Professionelle Erfassung der Arbeitszeiten auch für KMUs
Gerade als Kleinbetrieb können Sie von der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung enorm profitieren. Durch die fortschreitende Digitalisierung gibt es eine große Anzahl an digitalen Lösungen, die auch für Kleinbetriebe gut geeignet sind. Diese Zeiterfassungssysteme kommen ohne die Notwendigkeit von Zubehör aus. Mittlerweile kann die Zeiterfassung für kleine Unternehmen auch ohne separatem Terminal erfolgen.
Als Kleinunternehmen (KMU) profitieren Sie von einem professionellen Zeiterfassungssystem, welches eine Zeiterfassung mit Software wie in einem großen Unternehmen erlaubt. Unabhängig von der Größe und Anzahl der Mitarbeiter ist das auch zu einem kleinen Preis machbar.
Es gibt verschiedenste Optionen für Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe. Etwa monatlich mietbare Zeiterfassungssysteme.
Gesetzliche Pflicht: Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe
Vorab ist zu erwähnen, dass die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung ein wichtiger Grund ist, auch als Kleinunternehmen sein Augenmerk auf dieses Thema zu legen.
Laut Gesetz besteht in Österreich, für jeden Arbeitgeber (außer Ein-Personen-Unternehmen) die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung ist im Arbeitszeitgesetz festgehalten.
In der Schweiz und in Deutschland trat 2015 das Mindestlohngesetz in Kraft. In Unternehmen hier gelten ebenfalls schon länger gewisse Dokumentationspflichten der Arbeitszeit. Mit dem neuen EuGH-Urteil werden die Pflichten zur Zeiterfassung für Arbeitgeber teilweise noch weiter ausgebaut.
Abgesehen von gesetzlichen Pflichten des Arbeitszeitgesetzes, sind für Klein- und Mittelbetriebe außerdem die wirtschaftlichen Vorteile ein schlagendes Argument für die Einführung einer digitalen Zeiterfassung.
Zeiterfassung KMU: Die wirtschaftlichen Vorteile
Für Kleinbetriebe, wie für große Unternehmen, ist wichtig zu wissen, wo wie viele Arbeitsstunden investiert werden.
- Wie viel Arbeitszeit wurde in bestimmte Projekte oder Kunden investiert?
- Wie viel Zeit davon können Sie verrechnen?
Das sind äußerst wichtige Fragen, nicht nur im Projektmanagement. All diese Fragen, die für Unternehmen relevant sind, werden durch eine optimale Zeiterfassung schnell und einfach beantwortet.
Ein professionelles Zeiterfassungssystem sorgt dafür, dass Sie alles im Blick behalten. Beispielsweise entfällt das Einsammeln und die Erfassung der Dokumentation am Monatsende bei den einzelnen Mitarbeitern. Zudem sparen Sie sich das mühsame Digitalisieren von handschriftlichen Aufzeichnungen oder den Aufwand in Excel Auswertungen zu erstellen. Alle Stundenkonten können mit einem Blick geprüft werden.
Das ist vor allem für kleine und mittlere Betriebe enorm wichtig, die so erbrachte Leistungen mit dem Kunden schneller und einfacher abrechnen können.
Mit einer professionellen Zeiterfassung besteht auch weniger Missbrauchsgefahr. Überstunden und Pausenzeiten werden sicher per Software erfasst.
Dokumentation der Arbeitszeiten
Zum Monatsende sind Sie verpflichtet, eine Stundenabrechnung durchführen. Deshalb sollten Sie die Arbeitszeiten, Überstunden und Projektzeiten so genau wie möglich aufzeichnen. Mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem gewinnen Sie an Effizienz.
Zudem ist eine gute Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe auch ein wichtiges Qualitätskriterium, denn es vermittelt Ihrem Kunden mehr Professionalität. Somit ist eine effiziente Zeiterfassung auch ein perfektes und sogar kostenloses Marketinginstrument, das Ihnen helfen kann, neue Kunden von Ihren Qualitäten zu überzeugen.
Stellen Sie sich folgende Szenarien vor:
- Ihr Kunde erhält eine handschriftlich verfasste, schwer leserliche Rechnung.
- Ihr Kunde erhält eine ordentliche, vom System erstellte Rechnung. Auf dieser ist genau aufgeführt, welche Leistung erbracht wurde, wie viele Mitarbeiter an der Lösung gearbeitet haben und wie viel Arbeitszeit aufgewendet wurde.
Was würde bei Ihrem Kunden wohl einen besseren und professionelleren Eindruck hinterlassen?
Außerdem hilft Ihnen eine professionell gestaltete Zeiterfassung auch Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb zu optimieren. Wenn Sie auf einen Blick sehen, wie die Arbeitszeit investiert wurde, können Sie im Bedarfsfall sofort reagieren.
Anforderungen an eine optimale Zeiterfassungssoftware für KMU – was Sie vor dem Kauf wissen müssen
Es gibt also viele gute Gründe, warum Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen sollten.
Abhängig von Branche, Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeiter etc. unterscheiden sich die Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem. Denn jedes Unternehmen ist anders und hat unterschiedliche Bedürfnisse. Die Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems ist enorm wichtig.
Grundsätzlich sind jedoch für kleinere Unternehmen folgende Eigenschaften unerlässlich:
- Eine klare Struktur: Gerade kleine Betriebe haben nur begrenzte personelle Ressourcen für die Verwaltung der Zeiterfassung. Oft übernimmt der Chef selbst die Arbeitszeiterfassung. Ist das nicht der Fall, ist meist ein einzelner Mitarbeiter im Büro dafür zuständig. Dieser deckt nebenbei häufig noch viele weitere Aufgabenbereiche ab. Gute Zeiterfassungssysteme bieten daher eine klare Struktur, die schnelles und effizientes Arbeiten ermöglichen.
- Einfache Bedienung: Die Erfassung der Arbeitszeit soll möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen. Dafür ist es notwendig, dass Sie die Arbeitszeiten schnell und einfach erfassen können. Ihr Zeiterfassungssystem soll Ihrem Unternehmen die Erfassung doch erleichtern. Eine einfache Bedienung der Software ist daher ein absolutes Muss! Ebenfalls ist es wichtig, dass das Zeiterfassungssystem mit Ihrem restlichen System kompatibel ist. Das gilt nicht nur für Kleinbetriebe.
- Mobile Verfügbarkeit: In vielen Branchen sind die Mitarbeiter der Unternehmen täglich draußen bei den Kunden unterwegs. Sie fahren etwa zu Kundenterminen, auf Baustellen, sind im Home-Office oder arbeiten im Notdienst. Hier ist es nur schwer möglich, immer den Terminal oder die Stempeluhren im Unternehmen zu nutzen. Auch der Computer am Arbeitsplatz ist nicht immer erreichbar. Die Lösung ist die mobile Verfügbarkeit der Zeiterfassung. Denn nur, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit unmittelbar und direkt vor Ort erfassen können, ist die Zeiterfassung effizient. Daher ist mobile Verfügbarkeit ein entscheidendes Kriterium.
- Schnelle Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten: Zeiterfassung macht vor allem dann Sinn, wenn Sie auch aus wirtschaftlicher Sicht davon profitieren. Zum Beispiel hilft Ihnen die genaue Zeiterfassung schnell und exakt abzurechnen. Ebenso können Sie Ihre Angestellten im Büro entlasten, indem fertig aufbereitete Stundenzettel direkt an die Lohnverrechnung weitergeleitet werden. Ein optimales Zeiterfassungssystem ermöglicht Kleinbetrieben deshalb, alle Arbeitszeiten schnell auszuwerten und weiterzuverarbeiten.
Ein weiterer Vorteil für Ihr Unternehmen sind die geringen Anschaffungskosten für digitale Systeme. Für diese werden keine großen Investitionen (wie etwa Stempeluhren) benötigt. Auch auf einen Zeiterfassungsterminal für Chips oder Ähnliches können Sie verzichten. Im Vergleich zu einem Zeiterfassungssystem, das einen extra Terminal benötigt, sind digitale Systeme eine relativ günstige Alternative für Kleinbetriebe.
Lesen Sie mehr zu diesem Thema in unserem Artikel über 5 Anforderungen an ein gutes Zeiterfassungssystem.
Eine digitale Zeiterfassung wie timr ist die ideale Lösung, um (Arbeits-)Zeit und Kosten zu sparen. Sie können die Arbeitsstunden schnell und unkompliziert erfassen – auch unterwegs über eine App auf Ihrem Smartphone. Als Arbeitgeber verwalten Sie alle Daten zentral in der Webanwendung vom Unternehmen aus und haben tagesaktuelle Berichte auf Knopfdruck zur Verfügung. Ihren Kunden können Sie somit zeitnah alle Leistungen verrechnen.
Weniger Büroarbeit mit digitaler Arbeitszeiterfassung
Als Kleinbetrieb möchten Sie den Ressourcenaufwand für die Zeiterfassung natürlich so gering wie möglich halten. Alle Arbeitszeiten sollen schnell und einfach, auch von unterwegs aus, erfasst werden können.
Als Chef wollen Sie nicht am Ende jedes Monats den Mitarbeitern wegen der Stundenzettel hinterherrennen. Und Ihre Lohnverrechnung benötigt eine klare und übersichtliche Auflistung aller Arbeitszeiten. Das beinhaltet den Stundennachweis, inklusive möglicher Überstunden und Abwesenheiten wegen Krankheit.
Eine Online Zeiterfassung wie timr macht genau das möglich.
Arbeitszeiten, Urlaub oder Krankenstand werden per App über das Smartphone erfasst, auch offline.
Sie haben in der zugehörigen Webanwendung jederzeit Einblick in alle Stundenkonten. In der Live-Ansicht sehen Sie sogar in Echtzeit, wer gerade woran arbeitet. Das ist besonders für die Projektzeiterfassung interessant.
Der Stunden- und Urlaubssaldo wird auf Basis der individuellen Sollzeit der Mitarbeiter je Woche automatisch berechnet. Automatische Pausenzeiten, Feiertagskalender und eine Validierungsfunktion nehmen Ihnen zusätzliche Kontrollarbeit ab.
Die Lohnverrechnung erstellt per Knopfdruck den Stundenzettel. Dieser wird automatisch als PDF-Version gespeichert und kann jederzeit – auch von den Mitarbeitern selbst – heruntergeladen werden. So haben auch sie stets einen Überblick über ihre geleistete Arbeitszeit.
Urlaubsverwaltung für KMU – Einfache Urlaubsplanung
Ein einfacher und funktionaler Urlaubsplaner nimmt Ihnen viel Arbeit ab und hilft Ihnen Verwaltungsaufwand zu sparen. Es gibt immer noch viele kleine Unternehmen, die die Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter auf Papier und ohne eine visuelle Kalenderansicht für die Mitarbeiterplanung durchführen.
Eine vollständige Zeiterfassungssoftware sollte auch die Urlaubsverwaltung umfassen.
Im Idealfall können Ihre Mitarbeiter mit diesem Tool von überall per App Urlaubsanträge stellen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit Büroangestellten und Mitarbeitern, die außerhalb des Büros unterwegs sind. Dieses Tool bietet hervorragende Lösungen für einen Betrieb, dessen Mitarbeiter etwa im Home-Office, oder für externe Projekte arbeiten.
Beantragen die Arbeitnehmer ihren Urlaub schriftlich, bedeutet das einen hohen Papierverbrauch und mehr Arbeit für die Verwaltung. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass Anträge verloren gehen oder vergessen werden. Mit timr können Ihre Mitarbeiter mit wenigen Klicks einen Urlaubsantrag stellen. Als Administrator erhalten Sie eine Benachrichtigung und sind so immer auf dem Laufenden.
Zum Schluss die wichtigste Funktion, die jeder gute Urlaubsplaner haben sollte: eine Kalenderansicht. Dadurch wird die Urlaubsplanung erleichtert und die Organisation des Unternehmens verbessert.
Exakte Auftragszeiterfassung – Verschenken Sie keinen Cent mehr
Die Auftragszeiterfassung ist für Kleinbetriebe besonders wichtig. Sie wollen die Arbeitszeiten nicht Pi mal Daumen verrechnen, sondern die tatsächliche Arbeit, die Sie geleistet haben. Umso wichtiger ist eine Auftragszeiterfassung, die einerseits Zeit abnimmt und andererseits so genau wie möglich ist.
Eine Zeiterfassung Software bietet hier viele Vorteile.
Bei der Online-Zeiterfassung von timr legen Sie etwa Ihre Kunden, Projekte, Aufträge oder andere Aufgaben selbst an und gestalten die Aufgabenstruktur dabei nach Ihren Anforderungen. Mit der Software ist es ebenfalls möglich, verschiedene Arbeitszeitmodelle und Pausenzeiten anzulegen.
Die Zeit wird direkt vor Ort über die App am Smartphone erfasst. Das Eintragen in die Software funktioniert auch offline. Die App wird bei Netzempfang oder einer aktiven WLAN-Verbindung automatisch im Hintergrund mit der Webanwendung synchronisiert.
Sie haben in der Webanwendung einen Echtzeit-Überblick darüber, wer gerade woran arbeitet. Optional ist in der App auch eine GPS Standorterfassung möglich, sodass Sie Kundenaufträge leichter disponieren können. Außerdem haben Sie so einen verlässlichen Nachweis für den Kunden.
Mit Berichten und Auswertungen per Knopfdruck haben Sie jederzeit schwarz auf weiß belegt, wie viel (Arbeits-)Zeit bereits in einen Auftrag investiert wurde.
Zeiterfassung für Kleinbetriebe: App Stempeluhr
So unkompliziert kann Zeiterfassung sein! Ein modernes Zeiterfassungssystem bietet Ihnen die Vorteile einer Stempeluhr ohne, dass es notwendig ist dafür extra Geräte anzuschaffen. Sie erfassen alle Zeiten einfach über eine App auf dem Smartphone.
Zeiterfassung mit einer digitalen Stempeluhr ist für Kleinbetriebe dabei viel profitabler und um einiges effizienter als zum Beispiel eine Arbeitszeiterfassung mit RFID-Chip. So ist es nämlich auch möglich, Arbeitszeiten von unterwegs zu erfassen.
Dafür sind keine eigenen Geräte notwendig, womit keine zusätzlichen Kosten anfallen.
Ihre Mitarbeiter können einfach eine Zeiterfassungs-App direkt auf dem eignen Smartphone installieren.
Bei digitalen Systemen besteht die Möglichkeit, die Position beim Starten und Stoppen der Zeit mitzuerfassen, womit alle Funktionen der klassischen Stempeluhr abgedeckt werden.
Zusätzlich haben Sie den Vorteil, dass nicht nur Sie als Vorgesetzter, sondern auch die Mitarbeiter selbst jederzeit sehen, wie viele Stunden bereits geleistet wurden und wie viele Stunden noch gearbeitet werden müssen. Das steigert letztendlich auch die Mitarbeiterzufriedenheit.