Leistbare Zeiterfassung für Kleinbetriebe (KMU) – Was Sie vor dem Kauf beachten müssen?

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Als Kleinbetrieb haben Sie Zeiterfassung bisher vielleicht nicht unbedingt auf Ihrer Tagesordnung gehabt. Es gibt schließlich Wichtigeres, das Ihre Aufmerksamkeit fordert: Kundenaufträge lukrieren zum Beispiel. Oder erbrachte Leistungen abzurechnen. Die reibungslose Erledigung aller Aufträge zu koordinieren. Die Liste zu erledigender Aufgaben ist lang. Aber ist Ihnen bewusst, dass ein Zeiterfassungssystem Ihnen dabei helfen kann genau das zu erreichen?

Gerade als Kleinbetrieb können Sie von der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung enorm profitieren. Vor allem, da es heute bereits eine große Vielfalt digitaler Lösungen gibt, die insbesondere die Anforderungen von kleineren Firmen ideal abdecken.

Kleinbetrieben stehen inzwischen tolle Möglichkeiten zur Verfügung, die eine professionelle Zeiterfassung ganz so wie in einem Großbetrieb erlauben. Und das auch zu günstigen Preisen und mit verschiedensten Optionen, bsp. monatlich mietbare Zeiterfassungssysteme.

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1) Warum Zeiterfassung für Kleinbetriebe unbedingt notwendig ist

Vorab ist zu erwähnen, dass natürlich die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung ein wichtiger Grund ist, auch als KMU das Augenmerk auf dieses Thema zu legen. Außer für Ein-Personen-Unternehmen besteht in Österreich für jeden Arbeitgeber eine Pflicht zur Zeitaufzeichnung. In der Schweiz und in Deutschland, wo 2015 das Mindestlohngesetz in Kraft getreten ist, gelten ebenfalls schon länger gewisse Dokumentationspflichten. Mit dem neuen EuGH-Urteil werden die Pflichten für Arbeitgeber teilweise noch weiter ausgebaut.

Abgesehen davon, dass gesetzliche Pflichten zu erfüllen sind, sind für Klein- und Mittelbetriebe aber vor allem die wirtschaftlichen Vorteile ein schlagendes Argument für die Einführung einer digitalen Zeiterfassung.

Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen einer digitalen Zeiterfassung für Kleinbetriebe


2) Vorteile eines guten Zeiterfassungssystems für kleine Unternehmen

Genauso wie für große Unternehmen auch, ist es für Kleinbetriebe wichtig zu wissen, wann wo wieviel an Arbeit investiert wurde.

Wieviele Stunden hat man in ein bestimmtes Projekt oder einen Kunden investiert? Wieviel Zeit davon kann ich verrechnen? Wo kann ich Arbeitsabläufe optimieren? All diese Fragen, die für KMU entscheidend sind, werden durch eine optimale Zeiterfassung schnell und einfach beantwortet.

Ein ordentliches Zeiterfassungssystem sorgt dafür, dass man den Überblick behält und den Mitarbeitern nicht erst hinterher laufen muss, um hunderte Zettel einzusammeln. Das ist vor allem für kleine und mittlere Betriebe enorm wichtig, die so erbrachte Leistungen mit dem Kunden schneller und einfacher abrechnen können und dadurch leichter liquide Mittel zur Verfügung haben.

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Außerdem müssen Sie auch am Monatsende eine Stundenabrechnung durchführen und deshalb die Arbeitszeit und Projektzeit ihrer Mitarbeiter idealerweise so genau wie möglich aufzeichnen. Mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem geht das natürlich um einiges effizienter als mit Exceltabellen oder Papierzetteln.

Zudem ist ein gutes Zeiterfassungssystem auch ein wichtiges Qualitätskriterium für ein Unternehmen, das dem Kunden Professionalität kommuniziert. Insofern ist eine effiziente Zeiterfassung auch ein perfektes und sogar kostenloses Marketinginstrument, das Ihnen helfen kann neue Kunden von Ihren Qualitäten zu überzeugen.

Wenn ein Kunde eine ordentliche vom System erstellte Rechnung bekommt, auf der genau angeführt ist, wofür er was bezahlt und welche Leistung erbracht wurde, wird er das sicher zu schätzen wissen. Und er wird sich darüber bestimmt mehr freuen, als über eine handschriftlich verfasste Rechnung, die womöglich unleserlich ist.

Darüber hinaus hilft Ihnen eine professionell gestaltete Zeiterfassung auch Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb zu optimieren. Wenn Sie auf einen Blick sehen, wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter investiert wurde, können Sie im Bedarfsfall sofort reagieren.

3) Anforderungen an eine optimale Zeiterfassung für KMU – Was Sie vor dem Kauf beachten müssen

Es gibt also viele gute Gründe, warum man seine Zeit erfassen sollte. Die Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems ist dabei natürlich enorm wichtig.

Abhängig von Branche, Unternehmensgröße, etc. unterscheiden sich die Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem, da unterschiedliche Bedürfnisse und Vorgaben bestehen. Grundsätzlich sind jedoch für KMU unter anderem folgende Eigenschaften unerlässlich:

  • Eine klare Struktur: Gerade kleine Betriebe haben nur begrenzte personelle Ressourcen für die Verwaltung einer Zeiterfassung. Wenn nicht sogar der Chef selbst diese Arbeit übernimmt, ist meistens ein einzelner Mitarbeiter im Büro dafür zuständig, der nebenbei noch viele weitere Aufgabenbereiche abdecken muss. Ein gutes Zeiterfassungssystem bietet daher eine klare Struktur, die schnelles und effizientes Arbeiten ermöglicht.
  • Einfache Bedienung: Das Erfassen der Arbeitszeit soll möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen. Dafür ist es notwendig, dass die Mitarbeiter schnell und einfach ihre Zeiten erfassen können, um möglichst wenig Arbeitszeit dafür zu vergeuden. Eine einfache Bedienung ist daher ein absolutes Muss.
  • Mobile Verfügbarkeit: In vielen Branchen sind die Mitarbeiter kleiner Unternehmen täglich draußen beim Kunden unterwegs. Nur wenn Sie Ihre Arbeitszeit dabei unmittelbar und direkt vor Ort erfassen können, ist die Zeiterfassung effizient. Daher ist mobile Verfügbarkeit ein entscheidendes Kriterium.
  • Schnelle Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten: Zeiterfassung macht vor allem dann Sinn, wenn ich auch aus wirtschaftlicher Sicht etwas davon habe. Zum Beispiel, wenn mir eine genaue Zeiterfassung hilft schnell und exakt mit dem Kunden abzurechnen, Arbeitsabläufe zu optimieren oder wenn ich meinen Büromitarbeiter entlasten kann, indem fertig aufbereitete Stundenzettel direkt an die Lohnverrechnung weitergeleitet werden können. Ein ideales Zeiterfassungssystem bietet Kleinbetrieben deshalb die Möglichkeit alle Daten schnell auszuwerten und weiterzuverarbeiten.

Daneben ist es selbstverständlich auch von Vorteil, wenn keine großen Investitionen – wie die Anschaffung eigener Zeiterfassungsgeräte – notwendig sind. Im Vergleich zu Zeiterfassungssystemen, die extra Geräte benötigen oder auch Zeiterfassung mit Chip sind digitale Systeme eine relativ günstige Zeiterfassungslösung.

Lesen Sie mehr zu diesem Thema in unserem Artikel über 5 Anforderungen an ein gutes Zeiterfassungssystem.

Eine digitale Zeiterfassung wie timr ist die ideale Lösung um Zeit und Kosten zu sparen. Die Mitarbeiter können Ihre Arbeitsstunden schnell und unkompliziert erfassen – auch unterwegs am eigenen Smartphone. Als Arbeitgeber verwalten Sie Ihre Mitarbeiter zentral in der Webanwendung vom Büro aus und haben tagesaktuelle Berichte auf Knopfdruck zur Verfügung. Ihren Kunden können Sie somit zeitnah alle Leistungen verrechnen.

4) Weniger Büroarbeit mit digitaler Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe

Als Kleinbetrieb möchten Sie den Ressourcenaufwand für die Arbeitszeiterfassung und die Lohnverrechnung natürlich so gering wie möglich halten. Die Mitarbeiter sollen schnell und einfach, auch von unterwegs aus ihre Zeiten erfassen können. Als Chef wollen Sie den Mitarbeitern nicht am Ende jedes Monats wegen der Stundenzettel hinterherrennen. Und Ihre Buchhaltung will eine klare und übersichtliche Auflistung aller Arbeitszeiten, sodass nicht erst mühsam alles zusammengesucht und ausgerechnet werden muss.

Eine Online Zeiterfassung wie timr macht genau das möglich.

Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten, Urlaub oder Krankenstand per App am Smartphone, auch offline.


Als Chef haben Sie in der zugehörigen Webanwendung jederzeit Einblick in alle Zeiten. In der Live-Ansicht sehen Sie sogar in Echtzeit wer gerade woran arbeitet.

Das Stunden- und Urlaubssaldo der Mitarbeiter wird auf Basis individuell angelegter Arbeitszeitmodelle automatisch berechnet. Automatische Pausenmodelle, Feiertagskalender und eine automatische Validierungsfunktion nehmen Ihnen zusätzliche Kontrollarbeit ab.

Die Buchhaltung erstellt per Knopfdruck den Stundenzettel der Mitarbeiter. Dieser wird automatisch als PDF Version gespeichert und kann jederzeit – auch von den Mitarbeitern selbst – heruntergeladen werden.

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5) Auftragszeiterfassung für Kleinbetriebe – Verschenken Sie keinen Cent mehr

Die Auftragszeiterfassung ist für Kleinbetriebe besonders wichtig. Sie wollen dem Kunden nicht Pi mal Daumen ein paar Stunden verrechnen, sondern die tatsächliche Arbeit, die Sie geleistet haben. Umso wichtiger ist eine Auftragszeiterfassung, die einerseits Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit abnimmt und die andererseits so genau wie möglich ist.

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Eine Zeiterfassung Software bietet hier viele Vorteile.

Bei der Online Zeiterfassung von timr legen Sie zum Beispiel Ihre Kunden, Projekte, Aufträge oder andere Aufgaben selbst an und gestalten die Aufgabenstruktur dabei nach Ihren Anforderungen.

Ihre Mitarbeiter erfassen die Zeit direkt vor Ort beim Kunden über die App am Smartphone, auch offline. Die App wird bei Netzempfang oder einer aktiven WLAN Verbindung automatisch im Hintergrund mit der Webanwendung synchronisiert.

Als Chef haben Sie in der Webanwendung im Büro einen Echtzeit-Überblick darüber, wer gerade woran arbeitet. Optional ist auch eine GPS Standorterfassung möglich, sodass Sie Kundenaufträge leichter disponieren können. Außerdem haben Sie so einen verlässlichen Nachweis für den Kunden.

Mit Berichten und Auswertungen per Knopfdruck haben Sie jederzeit schwarz auf weiß belegt, wieviel Zeit bereits in einen Kundenauftrag investiert wurde.


6) Stempeluhr App für Kleinbetriebe – So unkompliziert kann Zeiterfassung sein

Ein modernes Zeiterfassungsystem bietet Ihnen die Vorteile einer Stempeluhr ohne dass es notwendig ist dafür extra Geräte anzuschaffen. Ihre Mitarbeiter erfassen die Arbeitszeit einfach über eine Stempeluhr App am Smartphone.

Zeiterfassung mit einer digitalen Stempeluhr ist für Kleinbetriebe dabei viel profitabler und um einiges effizienter als zum Beispiel eine Arbeitszeiterfassung mit RFID Chip. Für die Mitarbeiter ist es so nämlich auch möglich ihre Arbeitszeit von unterwegs zu erfassen. Dafür ist nicht einmal ein eigenes Gerät notwendig, womit keine zusätzlichen Kosten anfallen. Die Mitarbeiter können einfach eine Zeiterfassungs App direkt auf dem eignen Smartphone installieren. Bei digitalen Systemen besteht die Möglichkeit die Position beim Starten und Stoppen der Zeit mitzuerfassen, womit alle Funktionen der klassischen Stempeluhr abegedeckt werden.

Zusätzlich haben Sie den Vorteil, dass nicht nur Sie als Vorgesetzter, sondern auch die Mitarbeiter selbst jederzeit sehen, wie viele Stunden bereits geleistet wurden und wie viele Stunden noch gearbeitet werden muss. Das steigert letztendlich natürlich auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

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Wenn Sie zu viel Zeit mit dem Nachdenken über Zeiterfassung verbringen, werden Sie es niemals schaffen! Probieren Sie es einfach aus.


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