Zeitmanagement – Wo die Vorteile für Sie liegen, wie es am besten funktioniert und welche Fallstricke es dabei gibt
Hand aufs Herz – fühlen Sie sich nicht auch manchmal wie das Kaninchen aus Alice im Wunderland, das mit geröteten Augen gehetzt durch die Gegend läuft und dabei schreit: „Ich habe keine Zeit! Ich habe keine Zeit!„?
Wahrscheinlich schon, sonst würden Sie wohl kaum gerade einen Beitrag über Zeitmanagement lesen.
Aber die gute Nachricht ist, so geht es vielen Menschen und dafür gibt es eine Lösung. Oder beser gesagt zahlreiche Techniken. Denn ein geschicktes Zeitmanagement mit klaren To Dos kann nicht nur effektivere Ergebnisse bringen, sondern sogar zusätzlich Stress reduzieren. Damit trägt es zu einer besseren Work Life Balance bei. Tipps dafür und die besten Zeitmanagement Methoden erhalten Sie hier in unserem Beitrag!
Was Sie aus diesem Beitrag mitnehmen werden:
- Die Zeitmanagement Definition
- Wie man Prioritäten im Zeitmanagement setzt
- Vorteile und Tipps zum Zeitmanagement
- Mit welchen Methoden Zeitmanagement durchgerführt werden kann
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Definition von Zeitmanagement?
Zeit ist wohl die fairste Sache im gesamten Universum. Denn ob Sie nun arm oder reich sind, jung oder alt, Präsident von Amerika oder ein Systemaussteiger. Jeder von uns hat täglich 24 Stunden Zeit zur Verfügung.
Auch wenn es sich manchmal nicht so anfühlt, denn einige von uns haben mehr tägliche Zeitfresser während andere eine strukturierte Selbstorganisation durch gutes Zeitmanagement haben. Denn die Zeit an sich lässt sich selbstverständlich nicht beeinflussen.
Wie wir sie persönlich nutzen, aber sehr wohl. In der modernen Welt des Internets lassen wir uns gerne von zahlreichen Dingen ablenken. Ein witziges TikTok Video hier, eine E-Mail da, ein paar Minuten Pause und zwischendurch schreibt der neue Schwarm oder die neue Flamme.
Es ist nicht ganz einfach, den Zeitfressern zu entkommen und nicht dem Stress zu verfallen. Hier setzt das Time Management mit seinen zahlreichen Methoden und Techniken an.
Weshalb sollte man Zeitmanagement verwenden?
Zuerst muss man sagen, dass die Definition Zeitmanagement natürlich nicht ganz korrekt ist. Denn streng genommen koordiniert man damit nicht seine Zeit, sondern viel mehr seinen Arbeitsalltag, der durch ein gutes Zeitmanagement deutlich effektiver und stressfreier wird. Dabei ist es grundsätzlich erst einmal egal, welche Methode man wählt.
Wichtig ist, dass man beginnt den Tag zu organisieren, die Zeitplanung konsequent durchzuführen und nicht zuletzt die eigene Produktivität zu steigern.
Das erfordert natürlich diszipliniertes Selbstmanagement, besonders am Anfang. Allerdings werden Sie binnen weniger Wochen merken, wie Sie durch das Zeitmanagement mehr leisten und das mit weniger Stress. So können Sie auch die Freizeit nach der Arbeit deutlich entspannter genießen.
Häufig geraten wir Menschen ohne eine gute Zeitmanagement Methode nämliche in eine Art Dauer-Prokrastination. Dabei wird keine einzige Aufgabe effizient abgearbeitet, wodurch sich Aufgabe für Aufgabe immer in den nächsten Tag stapelt. Am nächsten Arbeitstag wartet dann ein noch größerer Stapel an Arbeit und so geht es immer weiter.
Als Angestellter macht Ihnen dann irgendwann Ihr Arbeitgeber Druck oder als Selbstständiger Ihre Kunden. Spätestens wenn es so weit ist, sollten Sie Maßnahmen ergreifen und Prioritäten setzen, um aus dieser Teufelsspirale auszubrechen. An dieser Stelle setzt das Konzept von Zeitmanagement an.
Was passiert, wenn das Zeitmanagement fehlt?
Zeitmanagement Methoden sind in der heutigen Welt praktisch omnipräsent, um allen Aufgaben Herr zu werden. Daher gibt es auch einige Umfragen dazu, was passiert, wenn ein effektives Zeitmanagement fehlt! In einer der Umfragen gaben über 80 % der Befragten an, während sie Aufgaben in ihrer Arbeitszeit abarbeiten, nebenbei noch E-Mail-Postfächer und ähnliches geöffnet zu haben! Das sind nicht nur Zeitdiebe, sondern senken die Produktivität erheblich, da die eigentlichen Tätigkeiten so immer zugleich mit Ablenkungen ausgeführt werden.
Vorteile von einem guten Zeitmanagement Plan
Wie schon im vorigen Abschnitt kurz erwähnt, hat es sehr viele Vorteile ein gutes Zeitmanagement in der Arbeit und auch bei sonstigen Aufgaben zu haben.
Die größten Benefits bei einer guten Zeitmanagement Methode sind vor allem:
- Gefühlt mehr Zeit: Wenn Sie ein gezieltes Zeitmanagement in Ihre Projekte und somit in Ihren Arbeitstag bringen, bleibt durch diese Maßnahmen viel mehr Platz im Kalender für die wichtigen Aufgaben auf Ihren To do Listen. Außerdem werden Sie sehr schnell feststellen, dass Sie durch das Setzen von Prioritäten viel mehr Aufgaben in derselben Zeit abarbeiten können und einen besseren Überblick haben. Das ist vor allem für Selbstständige sehr wichtig und vorteilhaft. Dadurch entsteht am Feierabend nicht nur ein besseres Gefühl, sondern Sie können Ihren Umsatz dadurch steigern.
- Arbeit bleibt Arbeit, privat bleibt privat: Sie kennen das sicher auch, wenn man an seinem Arbeitstag nicht alles geschafft hat und sich zahlreiche Aufgaben in den nächsten Tag verschieben. Damit können Sie ihren Feierabend nicht entsprechend genießen, weil die Arbeit ständig in Ihrem Kopf kreist. Und mit welcher Stimmung gehen Sie am nächsten Tag erst zur Arbeit, wenn die To do Liste doppelt so lang ist wie gestern? Klare Strategien und Zeitmanagement Methoden helfen Ihnen dabei abends abzuschalten, wodurch Sie endlich Pause vom To do Gedankenkarussell haben. Dadurch könenn Sie in Ihrem Geschäft auch deutlich bessere Entscheidungen treffen.
- Weniger Stress im Arbeitsalltag: Anknüpfend an den vorherigen Punkt, kann eine immer länger werdende Liste an Aufgaben irgendwann die Produktivität, die Arbeitsweise und somit auch die Ergebnisse beeinflussen. Außerdem haben Sie ohne Zeitmanagement immer das Gefühl, dass Ihre Aufgaben niemals abgearbeitet werden und der Berg an Arbeit stets höher wird. Das führt zu zusätzlichem Stress und ist außerdem nicht gerade förderlich für das Selbstbewusstsein, wodurch Sie eventuell weniger gute Entscheidungen treffen.
- Produktivität steigern: Dadurch, dass Sie Ihre Aufgaben durch eine für Sie geeignete Zeitmanagement Methode schneller und besser abarbeiten, bleibt Ihnen mehr Zeit für andere Projekte. Denn dadurch schieben Sie neue oder schon lange aufgeschobene Aufgaben nicht weiter auf und nehmen sie endlich in die Hand. Vielleicht bleibt Ihnen sogar Zeit übrig, um endlich mal die Bücher zur Fortbildung zu lesen, die schon lange im Schrank warten?
- Prokrastination beenden: Prokrastination entsteht häufig dadurch, dass immer mehr Tätigkeiten auf der To do Liste stehen, die Aufgaben sich stapeln und daraus Druck entsteht. Wenn Sie Ordnung in Ihre Arbeitsweise bringen, entsteht automatisch mehr Tatendrang. Gutes Zeitmanagement ist der natürliche Feind der Prokrastination!
- Häufigere Pausen: Ja, es klingt tatsächlich Paradox, aber eine Zeitmanagement Methode kann ihnen auch dabei helfen mehr Pausen zu machen. Denn wenn Sie die Zeitdiebe erst einmal aus Ihrem Arbeitsalltag entfernt haben, führen Sie Ihre Arbeiten viel effizienter aus. Da macht es dann auch nichts, wenn Sie alle 25 Minuten eine geplante 5 Minuten Pause machen.
- Schlechte Angewohnheiten ablegen: Nichts killt schlechte Angewohnheiten, wie ein ständiges Herausholen des Handys, um Whatsapp zu checken, schneller als ein ordentliches Zeitmanagement. Sie werden sich außerdem wundern, wie viele andere schlechte Angewohnheiten plötzlich wie von selbst verschwinden.
Die wichtigsten Grundlagen im Zeitmanagement
Wie fast alle Dinge auf der Welt fußt das Zeitmanagement und auch jede Zeitmanagement Methode auf einem Fundament. Ohne diese Grundlagen, die praktisch eine Vorarbeit auf die gewählte Methode bilden, werden Sie niemals in der Lage sein, Ihre Zeit effektiv zu managen.
Priorisierung
Einer der wichtigsten Tipps in der Vorbereitung zum Zeitmanagement ist die Priorisierung. Das bedeutet, dass Sie sich vorab klar machen, welche Aufgaben sehr dringend und welche Aufgaben weniger dringlich sind. Das hilft Ihnen dabei, Ihre Zeit immer zuerst der wichtigsten Aufgabe zu widmen.
Dafür können Sie Ihre Aufgaben sortieren und zum Beispiel in A Aufgaben, B Aufgaben, C Aufgaben und D Aufgaben einordnen. Diese arbeiten Sie dann von „Sehr wichtig“ bis „Weniger wichtig“ ab. Das verhindert Prokrastination und sorgt dafür, dass Sie viel schneller vorankommen. Eine bewährte Methode zur Aufteilung ist die sogenannte 40-30-20-10 Regel.
- 40 % der Zeit widmen Sie der Aufgabe mit der höchsten Priorität.
- 30 % der Zeit investieren Sie in Aufgaben, die ebenfalls wichtig sind, aber nicht die oberste Priorität haben.
- 20 % der Zeit verbringen Sie damit, die nicht ganz so wichtigen Aufgaben abzuarbeiten, die aber ebenfalls erledigt werden müssen.
- 10 % der Zeit nutzen Sie dafür, um den Rest zu erledigen.
Selbstmanagement & Arbeitsweise optimieren
Dazu gehört vor allem, alle Zeitdiebe und Zeitfresser auszuschalten, oder zumindest lautlos zu stellen. Während der Arbeitszeit wird also nicht zwischendurch eine E-Mail gecheckt, mit der besten Freundin telefoniert oder alle 25 Minuten Nachrichten gelesen und Instagram Stories gecheckt. Allein dieser Punkt pusht Ihre Arbeitsweise bereits ohne weitere Zeitmanagement Methode.
Realistische Planung der Aufgaben
Wenn Sie beispielsweise ein Meeting mit einem wichtigen Kunden haben, bei dem die Wegstrecke ca. 30 Minuten Zeit benötigt, so genügt es natürlich nicht für die Fahrt eine Stunde einzuplanen. Stattdessen sollten Sie in ihr Zeitmanagement einen ausreichenden Puffer für den Fall von Staus oder anderer Verzögerungen einplanen. Außerdem ist es natürlich wenig empfehlenswert, zu viele Aufgaben aneinanderzureihen. So ist es keine gute Idee 10 Kundentermine mit anderthalb Stunden Zeitaufwand auf denselben Tag zu legen.
Limits setzen
Manchmal schiebt man seine Aufgaben nur so vor sich her und kommt nicht wirklich voran. Hier hilft es sich selbst sanften Druck aufzubauen. Dieser kann in Form einer Deadline sein, die Sie sich für jede einzelne Aufgabe setzen. Damit können Sie mit voller Energie und mit gutem Zeitmanagement an Ihre Arbeit gehen. Diesen leichten Druck können Sie sich auch sehr gut selbst aufbauen, dafür braucht es gar keinen Arbeitgeber.
Übrigens: Kennen Sie die 72-Stunden Regel bereits?
Diese besagt, dass Sie sich nach der Planung einer Aufgabe auch binnen 72 Stunden an die Arbeit machen sollten. Nach 72 Stunden liegt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine Aufgabe tatsächlich erledigen, nämlich bei unter einem Prozent. Machen Sie sich also an die Arbeit, so lange Sie noch motiviert sind.
Delegieren
Selbst ist der Mann/die Frau? Im Rahmen des Zeitmanagements kann diese Einstellung allerdings eher kontraproduktiv sein. Sie müssen nicht zwingend alles alleine machen, gerade in stressigen Zeiten kann es extrem wichtig sein, einige Aufgaben an andere zu delegieren. Eine gute Zeitmanagement Methode in Verbindung mit Delegierung kann die Eisenhower Matrix sein, auf die wir in einem späteren Abschnitt noch genauer eingehen.
Aufgaben zerteilen
Große, komplexe und schwierige Aufgaben können sich häufig wie eine gigantische Mauer anfühlen, bei der es scheinbar kein Überwinden gibt. Das ist häufig die Ursache für Prokrastination. Um dem vorzubeugen, können Sie große Aufgaben in viele kleinere zerteilen. So ist jede Aufgabe ein kleiner Meilenstein im Projekt.
Verschiedene Zeitmanagement Methoden im Überblick
Die Smart Methode
Die Smart Methode stellt eine der ältesten und bekanntesten Zeitmanagement Methoden dar. Diese wurde bereits im Jahre 1956 entwickelt, woran Sie erkennen können, dass sich die Menschheit schon über 10 Jahre vor der Mondlandung Gedanken ums Zeitmanagement gemacht hat.
Smart ist dabei ein Akronym für:
S – Spezifisch
Ziele sollten so genau und spezifisch wie möglich definiert werden. Beispiel: Statt „Ich möchte meinen Umsatz nächstes Jahr deutlich steigern“ besser: „Ich möchte nächstes Jahr meinen Umsatz um 30 % oder Summe X € steigern“. Beide Aussagen haben im Prinzip dasselbe Ziel, allerdings kann sich unser Gehirn unter der zweiten Version deutlich mehr vorstellen.
M – Messbar
Bei der Smart Methode sollten Sie sich immer an messbaren Fakten orientieren. Also Zahlen, Daten, Fakten, wie der Volksmund so schön sagt. Schlechtes Beispiel: „Ich habe das Gefühl mein Umsatz ist gestiegen.“ Gutes Beispiel: „Ich sehe an den Unternehmenszahlen, dass der Umsatz zuletzt deutlich gestiegen ist.“
A – Attraktiv
Planen Sie Ihre Aufgaben, Methoden und Ziele so, dass diese auf Sie auch noch attraktiv und motivierend wirken. Stichworte: Limits setzen, Delegieren und Selbstmanagement.
R – Realistisch
Ein Ziel so wie die Aufgaben auf dem Weg dorthin müssen natürlich auch realistisch ausgewählt werden. Es bringt also nichts, sich vorzunehmen den Umsatz in 2 Wochen zu verdoppeln. Oder sich 3 Monate lang 16 Stunden lange Arbeitstage einzuplanen.
T – Terminiert
Wichtig im Zeitmanagement ist es auch zeitlich bindend zu planen. Wenn wir also beim Umsatz bleiben, macht es keinen Sinn sich zu sagen“ Irgendwann möchte ich den Umsatz verdoppeln“, sondern besser: „In zwei Jahren werde ich den doppelten Umsatz erwirtschaften.“
Das Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower Prinzip wird häufig in einem Quadrat mit 4 einzelnen Quadranten eingeteilt. Zentrales Element ist das Priorisieren und das Delegieren bei dieser Zeitmanagement Methode. Durch die Aufteilung Ihrer Arbeit haben Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zur Verfügung. Im oberen linken Quadranten werden die A Aufgaben behandelt, das sind beispielsweise dringende Krisen oder Probleme in ihrem Geschäft, die keinen Aufschub dulden.
Im Quadranten daneben folgen die B Aufgaben. Das ist der Teil der Arbeit, der für Ihren täglichen Geschäftsbetrieb wichtig ist. Sozusagen die Brot und Butter Aufgaben. Bei den beiden unteren Quadranten handelt es sich um die weniger wichtigen Aufgaben, die entweder delegiert oder eliminiert werden. Die C Aufgaben im linken unteren Quadranten bilden Zeitfresser und sollten abgegeben werden.
Beispiel: Sie sind Autor im Selbstverlag und ein guter Schriftsteller, aber ein eher schwacher Grafiker. Anstatt sich ewig mit dem Design des Covers herumzuschlagen, geben Sie diese Arbeit ab und konzentrieren sich rein aufs Schreiben. Zu guter Letzt kommen die D Aufgaben im unteren rechten Quadranten. Das sind die absoluten Zeitdiebe, die eliminiert werden.
Die 80/20 Regel bekannter als das Pareto Prinzip
Das 80/20 Prinzip, besser als Pareto Prinzip bekannt, ist eine der ältesten Strategien des Zeitmanagements. Wenn nicht sogar die älteste Zeitmanagement Methode überhaupt! Benannt wurde sie nach Vilfredo Pareto, einem italienischen Forscher und Soziologen, der im 19. Jahrhundert lebte.
Das Pareto Prinzip oder die 80/20 Regel fußt auf der Idee, dass 80 % des Ergebnisses in 20 % der Arbeitszeit erreicht werden. 80 % der Zeit, die Sie mit einer Arbeit verbringen, sorgt jedoch nur für 20 % des Ergebnisses. Daher basiert das Pareto Prinzip darauf, dass Sie sich mit 80 % Ergebnis zufriedengeben und somit viel mehr Zeit haben, um andere Aufgaben voranzubringen.
Diese Methode ist also bestens für Sie geeignet, wenn sie perfektionistische Tendenzen aufweisen. Das Pareto Prinzip ist eine der bekanntesten Zeitmanagement Methoden.
Die Alpen Methode
Diese Zeitmanagement Methode hat natürlich nichts mit Bergen in der Schweiz oder Österreich zu tun. Stattdessen werden die Tätigkeiten bei der Alpen Methode wie bei einer Treppe eingeteilt. Ähnlich einem Pyramidensystem haben die unteren Bereiche die größte Wichtigkeit. Die einzelnen Stufen der Alpen Methode:
A: Die Arbeit aufteilen und die zu erledigenden Aufgaben und Tätigkeiten zusammenstellen.
L: Länge (gleichbedeutend mit Zeitaufwand) der Arbeit im gesamten und der Aufgaben im Einzelnen abschätzen und realistisch einplanen.
P: Puffer mit einberechnen, um auf unvorhergesehene Dinge vorbereitet zu sein.
E: Entscheidungen darüber treffen, welche Aufgabe wirklich oberste Priorität hat.
N: Nachkontrolle, wenn das Projekt fertig ist, ins Zeitmanagement miteinplanen.
Die ABC-Methode
Eine extrem einfache Zeitmanagement Methode, die allerdings sehr effektiv ist! Dabei werden Aufgaben entweder unter A (sehr wichtig), B (wichtig) oder C (eher unwichtig) eingeteilt. Somit sehen Sie auf einen Blick, auf welche Prioritäten Sie sich fokussieren sollten.
A: Diese Aufgaben haben höchste Priorität und können daher meistens nicht delegiert werden. Daher sollten sie für diese Aufgaben ca. 60 % ihrer Arbeitszeit einplanen.
B: Bei diesen Aufgaben handelt es sich um durchschnittlich wichtige Arbeiten, diese können manchmal, aber nicht immer delegiert werden. Daher sollten Sie bis zu 25 % Ihrer Arbeitszeit in diese Aufgaben stecken.
C: Diese Aufgaben haben den geringsten Wert und sollten daher die niedrigste Priorität an Ihrem Arbeitstag darstellen. Häufig handelt es sich dabei um Zeitfresser und Zeitdiebe, die im Rahmen eines guten Zeitmanagements aussortiert werden sollten. Wenn möglich sollten sie delegiert werden, wenn nicht, dann sollten Sie maximal 15 % der Arbeitszeit, die Sie zur Verfügung haben, in die unwichtigste Kategorie investieren.
Eat the Frog!
Natürlich ist diese Zeitmanagement Methode bei weitem nicht so unappetitlich, wie sie sich anhört. Bekannt wurde die Phrase Eat the Frog durch Mark Twain. Aber diese Zeitmanagement Methode ist auch in anderer Form als Weisheit von Oma bekannt, die besagt: „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!„.
Genau diesem Prinzip folgt diese Methode. Kurz gesagt wird bei dieser Zeitmanagement Methode jeweils die schwierigste Aufgabe zuerst erledigt, dann die nächste und so weiter. Feierabend gibt es erst, wenn alle Aufgaben abgearbeitet wurden. Auch über die Eat the Frog Methode haben wir hier bereits einen ganzen Beitrag für Sie.
10-10-10 Methode
Die 10-10-10 Methode basiert auf der Frage nach den Konsequenzen Ihrer Entscheidung. Daher sollten Sie sich fragen, welche Auswirkungen diese auf die nächsten 10 Tage, 10 Monate oder 10 Jahre hat. Das hilft Ihnen zu einem besseren Selbstmanagement, einer besseren Selbstreflexion und somit auch zu besseren Entscheidungen zu kommen. Die 10-10-10 Methode lässt sich auch sehr gut mit dem Pareto Prinzip kombinieren.
Getting Things Done (GTD)
Getting Things Done (GTD) wurde Anfang der 2000er Jahre erfunden und erfreut sich wachsender Beliebtheit. Im ersten Schritt werden alle anstehenden Aufgaben aufgelistet. Ähnlich wie bei vorherigen Zeitmanagement Methoden werden diese dann von wichtig bis unwichtig sortiert und erledigt, delegiert oder eliminiert.
Pomodoro Technik
Bei der Pomodoro Technik nehmen Pausen eine zentrale Rolle im Zeitmanagement ein. Das Prinzip dieser Methode basiert darauf, dass man mit mehreren kürzeren Pausen die geistige Leistungsfähigkeit deutlich besser erhält als mit großen Arbeitsblöcken und langen Pausen.
Dabei wird der Wecker immer auf 25 Minuten gestellt und anschließend 5 Minuten Pause gemacht. Nach dem 4. Durchgang wird dann eine längere Pause gemacht. Wie Sie die Pomodoro Technik in ihren Arbeitsalltag integrieren können, erfahren Sie in unserem Beitrag.
Kanban Methode
Diese Zeitmanagement Methode stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung. Heutzutage setzen sehr viele Tech-Unternehmen auf diese Art der Arbeitseinteilung. Umsetzen lässt sich diese Methode am besten mit einem Whiteboard. Oft wird es anschließend auch Kanban Board genannt. Auf diesem werden drei (oder mehr) Spalten gemacht.
- Spalte 1 To Dos: Hier werden die noch zu erledigenden Aufgaben aufgelistet
- Spalte 2 Doing: Hier werden alle sich in Arbeit befindenden Aufgaben aufgelistet
- Spalte 3 Done: Hier wird jede erledigte Aufgabe aufgelistet
Timeboxing
Im Gegensatz zu vielen anderen Strategien ist diese Zeitmanagement Methode zielorientiert. Beim Timeboxing werden große Aufgaben in kleine Aufgaben unterteilt und anschließend abgearbeitet. Zuerst werden wie üblich die High Value Activities abgearbeitet.
Inbox Zero
Inbox Zero ist eine auf Mailing spezialisierte Strategie zur Zeitplanung. bei dieser geht es darum, am Ende jedes Arbeitstages ein aufgeräumtes und leeres Postfach zu haben. Dafür wird jede Mail beim Eintreffen direkt in eine von sechs Kategorien eingeteilt. Beantworten, delegieren, erledigen, archivieren, löschen oder aufschieben. Somit ist das Postfach jeden Tag eine Inbox Zero.
Tipps mit denen Sie das Zeitmanagement verbessern
Unser Tipp – Handy weg!
Ja, es klingt banal, aber es ist dennoch einer der wertvollsten Tipps, die man im Zeitmanagement geben kann. Liegt das Handy auf dem Schreibtisch, kommen Whatsapp Benachrichtigungen rein oder E-Mails und ständig ist man abgelenkt. Außerdem ist man auch schnell versucht, mal den Feed bei Instagram zu checken. Für eine effiziente Arbeitsweise sollten Sie das Handy also bestenfalls in einen anderen Raum legen, oder zumindest den Flugmodus einstellen.
Nein sagen
Viele Aufgaben können delegiert werden, allerdings wissen das häufig auch die Mitarbeiter. Und nicht selten versuchen diese Ihnen Ihre Aufgaben aufzuhalsen. Hier ist es enorm wichtig, dass Sie in der Lage sind auch einfach mal nein zu sagen. Schließlich haben Sie selbst eine wichtige Aufgabe an ihrem Arbeitstag zu erledigen.
Für den nächsten Tag planen
Planen Sie direkt am Ende Ihres Tages bereits, welche Ziele und Prioritäten Sie am nächsten Tag bearbeiten möchten. Dadurch wissen Sie jeden Morgen bereits, was heute ansteht, wodurch Sie deutlcih gezielter und entspannter arbeiten können.
To Do Liste führen
Die To dos aufzuschreiben ist natürlich eine absolute Grundlage. Dennoch wird sie viel zu häufig vernachlässigt, wodurch einfach der Überblick im Zeitmanagement fehlt. Sollten Sie also noch keine Liste führen ist Ihr wichtigstes To do ab sofort eine To do Liste zu führen.
Genaue Zeiterfassung
Jede Methode zur Zeiteinteilung ist natürlich unwirksam, wenn man die Arbeitszeit nicht auch genau erfasst. Hierbei ist es bei Projekten sehr wichtig, ein verlässliches und qualitativ hochwertiges Zeiterfassungstool zu verwenden.
Fazit zum Zeitmanagement
Eine gelungene Zeitplanung hilft Ihnen dabei, den Kopf freizubekommen, Stress zu reduzieren und effizienter an Projekten zu arbeiten. Außerdem bringen Sie damit Ordnung in Ihren Alltag. Dabei ist es ganz egal, wie Sie Ihre Zeit managen. Ob Pomodoro Technik, Alpen Methode oder eine der anderen zahlreichen Zeitmanagement Methoden. Wichtig ist eine konsequente Umsetzung und dass Sie für alle Dinge, Prioritäten und Aufgaben ein passendes Zeitfenster finden.
Wem Zeitmanagement bis heute also kein Begriff ist, der sollte das mit geeigneten Maßnahmen schleunigst ändern. Sie werden überrascht sein, wie stark sich die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen steigert. Mit einem guten Zeitmanagement können Sie Ihr Leben entspannter und Ihr Unternehmen profitabler gestalten. Es ist definitiv einen Versuch wert!
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was versteht man unter Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist ein Überbegriff für verschiedene Methoden zur Zeitplanung. Im Grund geht es darum, Prioritäten zu setzen und diese entsprechend ihrer Wichtigkeit abzuarbeiten. Dadurch werden Arbeitsprozesse deutlich effizienter.
Was gehört alles zum Zeitmanagement?
Methoden für ein gutes Zeitmanagement gibt es viele. Wichtig ist es, sich vorher in dem ein oder anderen Blog zu informieren, welche Methode zu einem selbst passt. Außerdem ist es wichtig, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit einzuteilen. In unserem Blog finden Sie zahlreiche Artikel über die verschiedenen Methoden wie zum Beispiel dem Eisenhower Prinzip.
Wie bekomme ich ein besseres Zeitmanagement?
Am wichtigsten ist, dass Sie sich erst einmal informieren wie sich ein effektives Zeitmanagement in Ihren Alltag integrieren lässt. Anschließend sollten Sie nicht lange zögern und sich direkt an die Umsetzung machen.
Wie bekomme ich ein besseres Zeitmanagement?
Indem Sie sich einen Überblick über Ihren Arbeitstag und alle zu erledigenden Aufgaben verschaffen. Anschließend sortieren Sie diese dann in einem Zeitplan nach ihrer Dringlichkeit.
Welche Hauptaufgaben gehören zum Zeitmanagement?
Prioritäten setzen, Arbeit delegieren und To do Listen führen sind essenziell. Außerdem ist eine strukturierte Arbeitsweise und ein Zeitplan wichtig.
Wie heißt die Grundregel des Zeitmanagements?
Wie bei vielen anderen Dingen im Leben auch: Disziplin. Sie müssen in der Lage sein, Ihren Tag zu strukturieren und eine für Sie geeignete Methode finden. Hilfreich kann es auch sein sich fixe Regenrationszeiten in der Arbeit einzubauen, wie zum Beispiel alle 25 Minuten eine Pause zu machen. Tipps dafür finden Sie in unserem Blog.
Was ist Inbox Zero und was bedeutet es?
Diese Strategie zielt darauf ab, dass man jeden Tag das Postfach seiner E-Mail-Adresse leert und aufräumt. Dabei wird jede Mail nach ihrer Dringlichkeit in eine von 6 Kategorien eingeteilt. Tipps für ein leeres Postfach finden Sie auch in unserem Blog.