Die 10 besten Apps fürs mobile Büro

Sie erledigen Ihre Arbeit nicht jeden Tag im Büro, sondern von dort wo es Ihnen gerade gefällt? Wir bei timr sind zumindest sehr oft unterwegs. Damit die Arbeit aber auch so reibungslos funktioniert wie von der Firma aus, brauchen wir auch ein paar wichtige Tools. Wir haben für Sie eine Liste der für uns 10 hilfreichsten Apps fürs mobile Büro zusammengestellt.

Sie erledigen Ihre Arbeit nicht jeden Tag im Büro, sondern von dort wo es Ihnen gerade gefällt? Wir bei timr sind zumindest sehr oft unterwegs. Damit die Arbeit aber auch so reibungslos funktioniert wie von der Firma aus, brauchen wir auch ein paar wichtige Tools. Wir haben für Sie eine Liste der für uns 10 hilfreichsten Apps fürs mobile Büro zusammengestellt.

 

slack

Slack

Ob groß oder klein, Kommunikation ist das Um und Auf in jedem Unternehmen. Wirklich zu empfehlen dafür ist Slack. Damit legen Sie so viele Chat-Kanäle an wie Sie brauchen, zum Austausch mit einzelnen Kollegen oder auch mit ganzen Teams. Calls sind natürlich ebenfalls möglich. Mit Slack ist es also beinahe so, als ob Sie und Ihr Team sich direkt gegenüber stehen.

Was uns besonders gefällt: Sie erhalten nicht ständig Notifications am Smartphone. Diese kommen nämlich verzögert und nur, wenn Sie Ihre Nachrichten nicht am PC checken.

 

evernote

Evernote

Für eine Zettelwirtschaft ist im mobilen Büro kein Platz. Notizen zu Projekten, eine Checkliste aller Aufgaben, die zu erledigen sind und andere wichtige Dinge werden Sie daher am Laptop oder am Smartphone erstellen. Eines der besten Tools dafür ist Evernote. Damit sind Ihre Notizen schnell und einfach in einem Dokument festgehalten. Alles ist voll indiziert und über die Suche abrufbar. Das gilt übrigens für die gesamte Wissensdatenbank Ihrer Firma, ohne dass Sie alles am Mobilgerät abgespeichert haben müssen.

Was uns besonders gefällt: Auch wenn Sie von unterwegs zum Beispiel einen Zeitungsartikel einscannen, ist dieser vollindiziert und über die Suche abrufbar.

 

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Google Drive/Dropbox

Büroarbeit ist mit einer großen Menge an Dateiarbeit verbunden. Um auch von unterwegs Zugriff auf alle wichtigen Dateien zu haben, eignen sich Apps wie Google Drive oder Dropbox besonders gut. Damit ist das Bearbeiten und Verwalten von Dateien so einfach wie vom Büro aus.

Was uns besonders gefällt: Bei Google Drive können Sie festlegen, welche Verzeichnisse und Dokumente auch lokal synchronisiert werden. Somit können Sie auch im Offline Modus darauf zugreifen. Änderungen werden gespeichert und synchronisiert sobald Sie wieder online sind.

 

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timr

Fürs mobile Büro darf ein Zeiterfassungstool natürlich nicht fehlen. Mit timr erfassen Sie Arbeits- und Projektzeit einfach mittels App am Smartphone, online und offline. On the go müssen Sie nur Starten und Stoppen. Die Verwaltung der Daten übernimmt dann die Personalabteilung in der Firma oder auch Sie selbst bequem am PC im Büro.

Was uns besonders gefällt: Mit timr lassen sich nicht nur Arbeitszeit und Projektzeit in einem Tool erfassen, sondern auch Urlaub, Zeitausgleich oder Krankenstand.

 

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LastPass

Wird ein mobiles Gerät unterwegs für die Arbeit genutzt, müssen die geschäftlichen Daten darauf natürlich auch gesichert werden. Die einfachste Methode ist den Zugang mit Passwörtern zu sichern. Damit Hacker kein leichtes Spiel haben mit Passwörtern, die aus Geburtsdaten und Adresszahlen bestehen, verwendet man am besten eine App wie LastPass. Mit LastPass kreieren Sie für jeden Service ein eigenes sicheres Passwort. Sie müssen sich somit nur mehr ein einziges Passwort für den Zugang zu LastPass selbst merken.

Was uns besonders gefällt: Besonders praktisch ist auch, dass Sie Passwörter teilen können. Wenn Ihre gesamte Marketingabteilung nur einen Zugang benutzen will, ist das auch ohne weiteres möglich.

Ein Tipp für Ihr LastPass Passwort: Denken Sie sich zum Beispiel einen Satz aus und verwenden Sie die Anfangsbuchstaben der einzelnen Wörter abwechselnd in Groß- und Kleinschreibung. Zum Beispiel: „Ab heute verwende ich nur mehr Passwörter von LastPass zum Sichern meiner Service Zugänge“ wird zu „AhvinmPvLPzSmSZ“. Nehmen Sie auch Zahlen in Ihr Passwort mit auf. Gehen Sie dabei nach einem System vor, tauschen Sie beispielsweise alle „i“ durch eine „1“ aus.


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Gmail

Bei der Arbeit vom mobilen Büro aus darf der Zugang zu den geschäftlichen E-Mails natürlich nicht fehlen. Eine MailApp ist daher ein absolutes Muss. So können auch am Smartphone zum Beispiel Anfragen von Kunden oder Geschäftspartnern gelesen und beantwortet werden. Gmail ist dafür genau richtig.

Was uns besonders gefällt: Bei Gmail lassen sich dynamisch zusätzliche Mailadressen kreieren. Nachrichten erhalten Sie trotzdem zentral in einem Postfach. Sie können so zum Beispiel „max.mustermann+dienstname@gmail.com“ erstellen und können Nachrichten auf diese Adresse speziell filtern.

 

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Scannable

Wer schnell mal was einscannen muss, der ist bei der Evernote App Scannable gut aufgehoben. Mit nur wenigen Klicks scannen Sie Formulare, Notizen etc. Scannable passt Größe und Format automatisch an und schon ist jedes Dokument bereit zum Versenden.

Was uns besonders gefällt: Sie können auch mehrere eingescannte Dokumente zusammenfügen und 1 einziges pdf File daraus machen.

 

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Tour

Wer viel für die Arbeit unterwegs ist, braucht auch ein Fahrtenbuch. Die automatische Fahrtenbuch App Tour nimmt Ihnen die Arbeit praktisch ab. Montag morgens starten Sie einfach die App, den Rest erledigt Tour von alleine. Am Freitag Abend brauchen Sie nur noch auf Stopp zu drücken und die gesamten Fahrten der Woche sind automatisch erfasst. Wann und wohin Sie fahren – Tour hält alles fest.

Was uns besonders gefällt: Fahrtenbuch führen nervt wirklich. Mit Tour geht das aber vollautomatisch, ohne dass eine teure Hardware im Auto verbaut werden muss.

 

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Google Maps

Auch ein Navigationstool darf im mobilen Büro nicht fehlen. Dazu braucht es keine teure Ausrüstung, die vielleicht noch mit viel Aufwand im Auto eingebaut werden muss. Mit dem Smartphone nutzt man einfach Apps wie Google Maps. Ausgangs- und Zielpunkt eingegeben und los geht’s.

 

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HRS

Wer länger unterwegs ist und für die Arbeit auch mal ein paar Hotelbetten testen darf, der sollte eine App wie HRS am Smartphone haben. Mit HRS finden Sie schnell und einfach eine passende Bleibe. Dank der Möglichkeit nach verschiedenen Kriterien zu filtern, findet man bestimmt etwas.

Was uns besonders gefällt: Stornieren ist zumeist noch bis zum Abend des selben Tages möglich, man ist also richtig flexibel. Die Bezahlung erfolgt übrigens direkt bei der Unterkunft, die Abrechnung über Dritte fällt somit auch weg.

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