Wie Sie die richtige Zeiterfassung auswählen [inkl. Checkliste]
Moderne digitale Zeiterfassungstools bieten einige Vorteile. So sorgen diese nicht nur für eine genaue Erfassung und effiziente Verwaltung von Arbeitszeiten. Sie unterstützen auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Bei der Vielzahl an verfügbaren Softwarelösungen für Zeiterfassung am Markt, kann die Auswahl des richtigen Systems aber eine Herausforderung darstellen.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen in 6 Schritten, wie Sie die richtige Zeiterfassung für Ihr Unternehmen auswählen. Zusätzlich dazu haben wir für Sie eine Checkliste erstellt, mit der Sie Ihre Ziele und Anforderungen an das Zeiterfassungssystem genau festlegen können.
Unsere 6 Schritte zur Auswahl einer Zeiterfassung – ein Überblick
- Analysieren Sie den Ist-Zustand Ihrer bestehenden Zeiterfassung
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Möglichkeiten einer digitalen Zeiterfassung
- Definieren Sie die Ziele und Anforderungen an Ihr neues System
- Führen Sie eine Recherche zu Anbietern durch
- Treffen Sie eine Vorauswahl Ihrer bevorzugten Anbieter
- Entscheiden Sie sich für ein System zur Zeiterfassung
Schritt 1: Analysieren Sie den Ist-Zustand Ihrer bestehenden Zeiterfassung
Um das passende Zeiterfassungssystem auszuwählen, müssen Sie den Ist-Zustand verstehen.
Beginnen Sie damit, Ihr bestehendes System genau unter die Lupe zu nehmen und zu überprüfen, wo es Optimierungspotenzial gibt.
Diese Fragen können Ihnen dabei helfen:
- Welche Herausforderungen gibt es bei der aktuellen Zeiterfassung?
– z.B. hoher administrativer Aufwand
– manuelle Prozesse und Fehleranfälligkeit
– Zettelwirtschaft
– Fehlender Überblick über alle Arbeitszeiten, Urlaube usw.
– Fehlende oder manuelle Auswertungen
– Habe ich für verschiedene Abteilungen andere Anforderungen? - Wie beeinträchtigen diese Herausforderungen die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Zeiterfassung?
- Können Sie mit dem bestehenden System überhaupt alle rechtlichen Anforderungen zur Zeiterfassungspflicht erfüllen?
- Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter mit dem bestehenden System?
Schritt 2: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Möglichkeiten einer digitalen Zeiterfassung
Moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine Vielzahl von Eigenschaften und Möglichkeiten. Machen Sie sich nun mit den verschiedenen Funktionen der Lösungen vertraut. Wenn Sie bereits wissen, welchen Funktionsumfang digitale Zeiterfassungsprogramme bieten, können Sie direkt zum nächsten Schritt übergehen.
EXPERTENTIPP!
Bei einer Online- Recherche zu den Möglichkeiten und Funktionen einer digitaler Zeiterfassung werden Sie bereits auf verschiedene Anbieter von Zeiterfassungslösungen stoßen.
Sie können diese Gelegenheit nutzen und erste Anbieter notieren, um diese später bei der konkreten Recherche nach passenden Anbietern gleich zur Hand zu haben.
Wir geben Ihnen hier einen Überblick über die 10 wichtigsten Eigenschaften, die Sie bei der Auswahl einer digitalen Zeiterfassung berücksichtigen sollten:
1. Gesetzeskonformität
In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung.
Ein digitales Zeiterfassungssystem muss diesen Anforderungen entsprechen.
Das bedeutet: Arbeitszeiten müssen korrekt, transparent und vollständig dokumentiert werden und alle vorgeschriebenen Angaben auf dem Stundenzettel müssen enthalten sein. Ebenso muss das System den Datenschutz gewährleisten, eine gesetzeskonforme Nutzer-Berechtigungsstruktur anbieten und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterstützen.
Die Rechtsgrundlage für die Arbeitszeiterfassung im DACH-Raum bilden die Arbeitszeitgesetze und dazugehörige Verordnungen. Sie sind verbindlich einzuhalten und regeln u.a. Arbeitszeiten, Pausen, Höchstarbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten sowie die Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten und den Inhalt von Stundenzetteln.
Nähere Informationen zu Arbeitszeitgesetzen im DACH-Raum finden Sie in folgenden Beiträgen:
2. Zeiterfassung für alle Endgeräte und Arbeitsorte
Eine Zeiterfassungslösung, die webbasiert ist und auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphones, Tablets und PCs nutzbar ist, ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten flexibel zu erfassen – unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs sind.
3. Flexibilität
Die Flexibilität des Systems ist sehr wichtig, um den unterschiedlichen betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden. Dabei umfasst Flexibilität folgende wesentlichen Aspekte:
- Systemaufbau (All-in-one-Lösung oder modularer Systemaufbau)
- Anpassungsfähigkeit der Arbeitszeitregeln (z.B. Überstunden, Pausen etc.) und Arbeitszeitmodelle (z.B. Teilzeit, Gleitzeit etc.)
- Skalierbarkeit (z.B. Unterstützung für wachsende Benutzerzahlen, Erweiterbarkeit um zusätzliche Funktionen)
- Schnittstelle zu anderen Systemen (z.B. durch APIs, Dateiexporte/-importe etc.)
4. Projektzeiterfassung
Für Unternehmen, die projektbasiert oder für Kunden arbeiten, ist neben der Arbeitszeiterfassung eine Projektzeiterfassung unerlässlich. Diese Funktion ermöglicht es, Arbeitszeiten direkt Projekten, Aufgaben oder Kunden zuzuordnen. Dies kann auch für die interne Kostenrechnung genutzt werden.
5. Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
Eine Zeiterfassung mit einer integrierten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung ermöglicht die digitale Beantragung und Genehmigung von Urlaubstagen sowie die elektronische Verwaltung von Krankheitstagen und anderen Abwesenheiten.
6. Stundenzettel, Berichte und Auswertungen
In einem digitalen Zeiterfassungssystem erstellen Sie jederzeit Stundenzettel, Urlaubssalden, Berichte und Auswertungen, z.B. zu Krankenstandstagen, Stundensalden oder Überstunden.
7. Benutzerfreundlichkeit
Ein intuitives Design und eine einfache Navigation ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, schnell und fehlerfrei ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Systeme mit einer klaren Benutzeroberfläche und verständlichen Funktionen reduzieren Schulungsbedarf und erleichtern die Integration in bestehende Abläufe.
8. Genauigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Systems
Ein stabiles und zuverlässiges System zeichnet sich durch eine robuste Infrastruktur und kontinuierliche Updates aus. Dies verhindert Datenverluste und minimiert Ausfallzeiten, wodurch eine genaue Zeiterfassung sichergestellt wird.
9. Support und Zuverlässigkeit des Anbieters
Ein zuverlässiger Anbieter stellt sicher, dass auftretende Probleme schnell behoben werden und bietet Unterstützung bei Einrichtung, Schulung und Wartung des Systems.
Durch einen Kundenservice, der schnell reagiert, wird die Zufriedenheit und Nutzung des Systems verbessert.
10. Software mieten oder kaufen
Ob Sie das System kaufen oder als Software-as-a-Service (SaaS) mieten, hängt von finanziellen Möglichkeiten, der Flexibilität bei der Skalierung, der Datenkontrolle und -sicherheit sowie der langfristigen Strategie des Unternehmens ab.
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Schritt 3: Definieren Sie die Ziele und die Anforderungen an Ihr neues System
Ziele festlegen
Auf Basis der Analyse Ihrer Ausgangssituation und der Funktionen, die für Ihren Betrieb nützlich sind, definieren Sie nun klare Ziele, die Sie mit Ihrem neuen Zeiterfassungssystem erreichen möchten.
Hier sind einige Beispiele:
- Administrativen Aufwand reduzieren und Prozesse vereinfachen
- Genauigkeit und Effizienz verbessern
- Digitales Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Automatische Überprüfung rechtlicher Anforderungen, wie die Einhaltung von Pausen oder Ruhezeiten
- Benutzerfreundlichkeit erhöhen
- Flexibilität erhöhen, was das Abbilden von verschiedenen Arbeitszeitmodellen betrifft
Anforderungskatalog erstellen
Erstellen Sie eine Liste mit allen Anforderungen, die das neue System erfüllen soll. Unterscheiden Sie dabei zwischen Funktionen und Kriterien, die unverzichtbar sind, und solchen, die zwar nützlich, aber nicht unbedingt erforderlich sind:
- Muss-Anforderungen sind eine absolute Notwendigkeit und müssen vom zukünftigen System zwingend erfüllt werden (z.B. Arbeitszeiterfassung webbasiert, Rechtssicherheit, Datensicherheit, korrekte Abbildung verschiedener Arbeitszeitmodelle etc.).
- Kann-Anforderungen sind wünschenswert und bieten zusätzlichen Nutzen, sind aber nicht unbedingt erforderlich (z.B. mobile Zeiterfassung am Smartphone, zusätzliche Projektzeiterfassung etc.).
Unsere Empfehlung
Je detaillierter diese Liste ist, desto genauer können Sie die passende Software auswählen. Sie minimieren dadurch das Risiko einer Fehlentscheidung und stellen damit sicher, dass die zukünftige Software langfristigen Nutzen bringt.
Nutzen Sie unsere kostenlose Checkliste für Ihre Anforderungsanalyse!
Um Ihnen die Anforderungsanalyse wesentlich zu erleichtern, haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt. Diese umfasst die wichtigsten Fragen, die Sie bei der Auswahl einer digitalen Zeiterfassung bedenken sollten.
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit zur Beantwortung. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie schon jetzt alle Stakeholder beteiligen. Stakeholder können z.B. der Betriebsrat, die IT-Abteilung, HR, Teamleiter oder die Geschäftsführung sein.
So stellen Sie sicher, dass Sie die unterschiedlichen Blickwinkel und Bedürfnisse zu einer neuen Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen berücksichtigen.
Anforderungen priorisieren und gewichten
Gehen Sie Ihre Liste Punkt für Punkt durch und weisen Sie dabei jeder Anforderung eine Gewichtung zu. Dabei sollten Sie überlegen, wie stark jede Anforderung dazu beiträgt, die Ziele zu erreichen, die Sie mit der Zeiterfassung verfolgen.
Ein Beispiel
Wenn Sie beispielsweise den Aufwand bei der Kontrolle der Arbeitszeiten minimieren wollen, könnte eine Anforderung an das neue System sein, dass dieses die Pausen und Ruhezeiten überprüft. Schätzen Sie nun ein, wie wichtig diese Anforderung ist, um das übergeordnete Ziel zu erreichen.
Anforderung | Gewichtung |
---|---|
Erfüllung der rechtlichen Anforderungen, z.B. – Arbeitszeitmodelle – Arbeitszeitkonto – Automatische Überprüfungen – Datenschutz | 30 % |
Nutzung für jede Tätigkeit und jeden Arbeitsort geeignet – Büro – Außendienst – Produktion – Home Office – PC – Terminal – Smartphone | 20 % |
Benutzerfreundlichkeit – einfache Bedieung – Self-Service für Mitarbeiter – wenig Einschulung erforderlich – Stundenzettel auf Knopfdruck | 15 % |
Kosten | 15 % |
Skalierbarkeit | 10 % |
Kundensupport | 10 % |
Schritt 4: Führen Sie eine Recherche zu Anbietern durch
Beginnen Sie mit einer umfassenden Recherche nach Anbietern, die digitale Zeiterfassungslösungen anbieten.
Nutzen Sie verschiedene Quellen, um eine möglichst breite Auswahl zu erhalten:
- Online-Suche: Verwenden Sie Suchmaschinen, um Anbieter von Zeiterfassungssystemen zu finden. Achten Sie auf Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte.
- Branchenverzeichnisse und Bewertungsportale: Suchen Sie in spezialisierten Verzeichnissen und auf Plattformen wie OMR, Trusted , Trustpilot, Capterra oder G2 nach Bewertungen und Ranglisten.
- Netzwerk und Empfehlungen: Fragen Sie Kollegen, Geschäftspartner oder in beruflichen Netzwerken nach Empfehlungen und Erfahrungen mit bestimmten Anbietern.
- Fachmessen und Konferenzen: Sie können auch Branchenveranstaltungen besuchen, um direkte Einblicke und persönliche Kontakte zu Anbietern zu bekommen.
Schritt 5: Treffen Sie eine Vorauswahl Ihrer bevorzugten Anbieter
Erstellen Sie dafür zunächst eine Liste mit den Anbietern, die für Sie interessant sind.
Nehmen Sie dann eine erste Bewertung der ausgewählten Anbieter vor und berücksichtigen Sie dabei:
- die Erfüllung der Muss- und Kann-Anforderungen
- die Gewichtung der Anforderungen
- die Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen (z.B. Lohnabrechnung, Projektmanagement-Tools)
- die Benutzerfreundlichkeit und mobile Verfügbarkeit
- die Kosten für Miete bzw. Kauf inklusive Support
Nachdem Sie Ihre Auswahl auf maximal 3 Anbieter eingegrenzt haben, nehmen Sie mit diesen Kontakt auf.
- Vereinbaren Sie Termine für Produktvorführungen (Demos) und Präsentationen.
- Stellen Sie darin spezifische Fragen zu Ihren Anforderungen und lassen Sie sich die Funktionen im Detail zeigen.
- Falls möglich, sprechen Sie mit Referenzkunden der Anbieter, um praktische Einblicke und Erfahrungen zu gewinnen.
- Starten Sie dann eine ausgiebige Testphase.
So erkennen Sie seriöse Anbieter
Bei vielen Anbietern können Sie alle Funktionen für gewisse Zeiträume kostenlos testen. Ein seriöser Anbieter wird Ihnen nach Absprache auch einen individuell vereinbarten Testzeitraum anbieten. Führen Sie intensive Testphasen oder Pilotprojekte durch, um die Lösungen in Ihrem eigenen Umfeld genau zu evaluieren.
Zudem sind bei vertrauenswürdigen Anbietern alle zu erwartenden Kosten und Support-Leistungen transparent und nachvollziehbar aufgeschlüsselt.
Schritt 6: Entscheiden Sie sich für ein System zur Zeiterfassung
Nach erfolgter Testung und Kontakt mit dem Anbieter sollten Sie einen umfassenden Überblick über die getesteten Systeme haben. Sie sollten nun darüber Bescheid wissen, welchen Funktionsumfang Sie erwarten können, welche Stärken und Schwächen die Systeme im Hinblick auf Ihre Anforderungen aufweisen und wie benutzerfreundlich diese sind.
Nun steht die Entscheidung an – aber wie treffen Sie diese am besten? Ein sinnvoller Ansatz ist, alle Anbieter anhand eines objektiven Bewertungsschemas zu vergleichen. Dieses soll auch die zuvor getroffene Gewichtung der Anforderungen umfassen.
So gehen Sie dabei vor:
- Nutzen Sie dazu den von Ihnen erstellten Anforderungskatalog und bewerten Sie, inwieweit jedes System Ihre Anforderungen erfüllt
- Entwickeln Sie eine Bewertungsskala und vergeben Sie Punktwerte für jede Ihrer Anforderungen
Beispiel: Sie können eine Skala von 1 bis 5 verwenden.
1 bedeutet „erfüllt die Anforderung nicht“ und 5 steht für „erfüllt die Anforderung vollständig“.
- Multiplizieren Sie danach die vergebenen Punktwerte mit ihrem Gewicht
- Summieren Sie die Ergebnisse, um eine Gesamtpunktzahl zu erhalten
Analysieren Sie anschließend die Gesamtpunktzahlen und vergleichen Sie die Bewertungen der verschiedenen Anbieter.
Entscheiden Sie sich für die Lösung, die die höchste Punktzahl erreicht hat und somit am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt.
Lassen Sie in Ihre Entscheidung aber auch Ihr Bauchgefühl einfließen und Faktoren wie den Eindruck aus den Demos oder die Qualität des bisherigen Supports.
Beispiel
- Bewertungsskala von 1 bis 5
- 1 „erfüllt die Anforderung nicht“
- 5 „erfüllt die Anforderung vollständig“
Anforderungskatalog | Gewichtung | Anbieter 1 | Anbieter 2 | Anbieter 3 |
---|---|---|---|---|
Erfüllung der rechtlichen Anforderungen, zB – Arbeitszeitmodelle – Arbeitszeitkonto – Automatische Überprüfungen – Datenschutz | 30 % | 2 (60) | 3 (90) | 5 (150) |
Nutzung für jede Tätigkeit und jeden Arbeitsort geeignet – Büro – Außendienst – Produktion – Home Office – PC – Terminal – Smartphone | 20 % | 5 (100) | 4 (80) | 5 (100) |
Benutzerfreundlichkeit – infache Bedienung – Self-Service für Mitarbeiter – wenig Einschulung erforderlich – Stundenzettel auf Knopfdruck | 15 % | 3 (45) | 5 (75) | 4 (60) |
Kosten | 15 % | 5 (75) | 3 (45) | 3 (45) |
Skalierbarkeit | 10 % | 4 (40) | 5 (50) | 5 (50) |
Kundensupport | 10 % | 3 (30) | 4 (40) | 5 (50) |
Gesamtpunktzahl | 100 % | 350 | 380 | 455 |
In unserem Beispiel zeigt die Bewertung, dass Anbieter 3 die höchste Gesamtpunktzahl erreicht hat und somit die bevorzugte Wahl sein könnte. Voraussetzung ist jedoch immer, dass alle Muss-Anforderungen erfüllt werden.
Zeiterfassung ausgewählt? So gelingt nun die erfolgreiche Einführung
Nachdem Sie eine Entscheidung getroffen haben, treten Sie in Vertragsverhandlungen mit dem bevorzugten Anbieter. Klären Sie alle vertraglichen Details, einschließlich Kosten, Supportleistungen, Zeitpläne zur Implementierung und zukünftige Updates.
Haben Sie die Auswahl getroffen und den Vertrag mit dem Anbieter geschlossen, können Sie nun mit der sorgfältigen Projektplanung zur Einführung der digitalen Zeiterfassung beginnen.
Auch hierfür haben wir für Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung erstellt, damit nicht nur die Auswahl, sondern auch die Einführung einer digitalen Zeiterfassung reibungslos klappt.