Erfolgreiche Projekte mit der neuen Budget Planung
Mit dem aktuellen timr Update erweitern und optimieren wir die Funktionen für die Budgetplanung von Projekten. Bei der Vergabe von geplanten Stunden und Budgets sind Sie damit flexibler, was die Planung in Zukunft erheblich erleichtert.
Die Highlights
- Für ein Projekt geplante Stunden müssen nicht mehr je Mitarbeiter zugewiesen werden
- Verwendung von Projekt Budgets in Kombination mit „Alle Aufgaben anzeigen“
- Verwendung von Projekt Budgets bei Zuweisung von Teams
- Neue E-Mail Warnung auch bei Überschreitung des geplanten Budgets
- Neue Berechtigung „Projektleiter für alle Aufgaben“
1. Projekt Budgetplanung neu
1.1 Projekt Budget vergeben
Um die Projektplanung zu erleichtern, gibt es jetzt in timr die Möglichkeit geteilte Projekt Budgets zu hinterlegen.
Was heißt das?
Bisher wurden die geplanten Stunden einer Aufgabe automatisch gleichmäßig auf die zugewiesenen Mitarbeiter verteilt oder Sie konnten manuell festlegen, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden zugeteilt bekommt. In jedem Fall war eine Zuweisung des Projekt Budgets an die Mitarbeiter zwingend notwendig.
Jetzt können Sie ein Projekt Budget hinterlegen ohne den Mitarbeitern fixe Stunden zuweisen zu müssen.
Das gesamte geplante Budget bzw. die gesamten geplanten Stunden sind für alle Mitarbeiter verfügbar, die dazu berechtigt sind, auf das Projekt zu buchen.
Mit dem neuen Projekt Budget können Sie jetzt bei Nutzung des Enterprise Plans auch ganz einfach Teams (Organisationen) in die Budgetplanung mit einbinden und auf eine geplante Aufgabe zuweisen.
Bucht ein Teammitglied Zeiten auf die budgetierte Aufgabe, werden die gebuchten Stunden automatisch beim Projekt Budget berücksichtigt.
Jedes Teammitglied hat Einsicht in die geplanten Stunden für die betreffenden Aufgabe und weiß so jederzeit wie viele Stunden noch darauf gebucht werden können.
1.2 E-Mail Warnung bei Überschreitung des geplanten Budgets für Planungsart „Benutzer Stundensatz“
Bereits bisher gab es die Möglichkeit E-Mail Warnungen einzurichten, um bei Erreichen eines Schwellenwertes in Bezug auf die geplanten Stunden benachrichtigt zu werden.
Wenn Sie die Planungsart „Benutzer Stundensatz“ verwenden und E-Mail Warnungen aktiviert haben, werden Sie ab sofort auch benachrichtigt, wenn eine vorab definierte Budgetgrenze erreicht wurde.
Ein Beispiel:
Sie haben ein Projekt mit einem Gesamtbudget von € 1000,- und 20 geplanten Stunden.
Es arbeiten 2 Mitarbeiter an diesem Projekt.
Mitarbeiter A hat einen Stundensatz von € 100,-, Mitarbeiter B hat einen Stundensatz von € 10,-.
Wenn Mitarbeiter A 8 Stunden am Projekt arbeitet, sind bereits 80% des vergebenen finanziellen Budgets ausgeschöpft, obwohl weniger als 80% der geplanten Stunden gearbeitet wurden.
Als Projektleiter oder Admin erhalten Sie in diesem Fall ab sofort eine E-Mail Warnung.
2. Neuerungen im Budget Dashboard für Projektleiter und Admins
2.1 Budget Dashboard Übersicht
Als Projektleiter oder Admin sehen Sie im Budget Dashboard ab sofort welche Art von Budget für ein Projekt oder eine Aufgabe hinterlegt ist.
- Projekt Budget: In diesem Fall ist ein Projekt Budget ohne explizite Zuweisung von Stunden an die Mitarbeiter hinterlegt.
- Mitarbeiter Budget: Die geplanten Stunden für dieses Projekt/diese Aufgabe wurden explizit an Mitarbeiter zugewiesen.
2.2 Hinweis zu fehlendem Benutzer Stundensatz im Budget Dashboard
Wenn Sie ein Projekt Budget auf Basis Benutzer Stundensatz vergeben, ist es notwendig bei den Mitarbeitern einen Stundensatz zu hinterlegen.
Sollten Sie vergessen haben einen Stundensatz zu hinterlegen, erhalten Sie als Projektleiter ab sofort im Budget Dashboard in der Umsatz- und Kostenansicht einen Warnhinweis.
Bei der Budgetplanung in der Aufgabenverwaltung wird ein solcher Hinweis auch bisher bereits angezeigt.
3. Verbesserte Budgetinfos für Mitarbeiter
3.1 Live während der Zeiterfassung
Die Mitarbeiter sehen bei der Zeiterfassung die noch verfügbaren Stunden des Projekt Budgets.
Das ist auch dann der Fall, wenn für die betreffende Aufgabe ein Projekt Budget ohne explizite Stundenzuweisung an die Mitarbeiter hinterlegt ist.
In diesem Fall sehen die Mitarbeiter die gesamte Anzahl der Stunden, die noch auf die Aufgabe gebucht werden können.
3.2 Übersicht im Budget Dashboard
Die Mitarbeiter haben im Budget Dashboard jetzt bei jeder Aufgabe, auf die Zeit gebucht werden darf, einen besseren Überblick über das Budget.
Wenn einem Mitarbeiter keine fixen Stunden zugewiesen wurden, sind folgende Angaben im Budget Dashboard sichtbar:
- Geplant: Gesamte geplante Stunden für die Aufgabe
- Offen: Noch offene (= verfügbare) Stunden für die Aufgabe
- Mein Ist: Eigene bereits auf die Aufgabe gebuchte Stunden
- Verbraucht: Gesamter Verbrauch des Budgets (von allen Benutzern, die auf das Projekt gebucht haben)
Hat ein Mitarbeiter fixe Stunden zugewiesen bekommen, sind im Budget Dashboard nur die geplanten zugewiesenen Stunden sowie die eigenen noch offenen und bereits auf die Aufgabe gebuchten Stunden sichtbar.
4. Neue Berechtigung: Projektleiter für alle Aufgaben
Mit dem dem neuesten timr Update wird für alle Kunden, die „erweiterte Berechtigungen“ in Ihrem timr Plan integriert haben, das Zuweisen von Projektleitern vereinfacht.
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die als Gesamtprojektleiter auf alle Projekte Zugriff haben sollen, können Sie jetzt in der Benutzerverwaltung von timr mit einer Berechtigung festlegen, dass der betreffende timr Benutzer Projektleiter für alle Aufgaben ist.
Damit müssen Sie die Zuweisung als Leiter nicht bei jedem einzelnen Projekt durchführen, was die Projektverwaltung in timr vereinfacht und Zeit spart.