Die Auftragszeit ist ein wichtiger Faktor bei der Projektbearbeitung. Sie umfasst alle zeitlichen Abläufe, die für die Ausführung eines Projekts benötigt werden. Damit ist sie ein wichtiger Kennwert, sowohl für das Projektmanagement als auch für den oder die Auftraggeber. Mit diesem Artikel erklären wir, was die Auftragszeit ist, warum sie für Unternehmen relevant ist und wie Sie die Auftragszeit korrekt erfassen können.

1. Was ist Auftragszeit?

1.1 Definition der Auftragszeit

Die Auftragszeit ist der zeitliche Rahmen, den die Ausführung eines Auftrags in Anspruch nimmt. Damit sind alle Stunden, Minuten und Sekunden gemeint, die bei Auftragsbearbeitung anfallen. Diese Daten werden gesammelt und fließen in die Projektzeiterfassung ein.

1.2 Berechnung der Auftragszeit

Zur Berechnung und Erfassung der Arbeitszeit stehen verschiedene Möglichkeiten und Tools zur Verfügung. Welches das passende für Ihr Unternehmen ist, hängt dabei von Ihrer Branche und weiteren Faktoren ab. Für Handwerker gibt es heute beispielsweise zahlreiche Apps, die die Arbeitszeit auch unterwegs tracken können.

Grundsätzlich sind Tools zur Zeiterfassung der beste Weg, um die geleistete Auftragszeit zu erfassen. Auf Knopfdruck wird jede geleistete Stunde, Minute und Sekunde gezählt.

1.3 Die Auftragszeit nach REFA

Bei der Berechnung der Arbeitszeit stößt man immer wieder auf den Begriff Auftragszeit nach REFA. Dahinter steckt ein weit verbreitetes Modell zur Berechnung der Auftragszeit. Die REFA ist der Verband für Arbeitsstudien und Betriebsorganisation.

Im REFA-Modell setzt sich die Auftragszeit aus zwei Metriken zusammen: Der Rüstzeit (tr) und der Ausführungszeit (ta). Unter die Rüstzeit fallen alle Prozesse, die zur Ausführung des Auftrags benötigt werden. Die Rüstzeit fällt einmal pro Auftrag an und ist eine fixe Einheit. Ist die Rüstzeit für das jeweilige Projekt abgeschlossen, wird sie im Laufe der Berechnung der Arbeitszeit nicht mehr angewandt. Ab dann zählt nur noch die Ausführungszeit. Die Ausführungszeit beschreibt die tatsächliche Ausführung der Arbeit. Sie hängt von zwei weiteren Faktoren ab: Der Auftragsgröße (m) und der Stückzeit (te), die auch als Zeit je Einheit bezeichnet wird.

Neben den bereits genannten Variablen gibt es noch einige weitere Punkte, die bei der Auftragszeit nach REFA beachtet werden müssen. Dazu gehören beispielsweise die Erholungszeit (Pausen für MitarbeiterInnen) oder die Verteilzeit, die alle zusätzlich anfallenden Zeiten umfasst. Dazu gehören die sachliche Verteilzeit (z.B. Störungen an einer Maschine) sowie persönliche Verteilzeit (Ausfall von Arbeitspersonal durch Krankheit, Erschöpfung o.Ä.).

2. Warum ist die Auftragszeit wichtig?

Bei der Bearbeitung von Projekten gibt es mehrere Kennzahlen, die eine große Rolle spielen. Auch die Auftragszeit gehört zu den KPIs, die im Rahmen der Auftragsbearbeitung relevant sind. Sie dient nicht nur dazu, die geleistete Arbeit von MitarbeiterInnen genau erfassen zu können; sie liefert auch wichtige Erkenntnisse bezüglich der Effektivität. Damit ist die Auftragszeit weit mehr als ein Stundenzettel, der für die Lohnabrechnung der MitarbeiterInnen genutzt wird.

3. Vorteile einer digitalen Erfassung der Auftragszeit

Wie viele andere Aspekte des Businessalltags, ist auch die Projektzeiterfassung in den letzten Jahren schrittweise digitalisiert worden. Dieser Schritt brachte mehrere Vorteile mit sich; zum einen wurde der Bedarf an Papier, Akten und anderen physischen Materialien deutlich reduziert. Zum anderen sind die Dokumente so immer griffbereit – vorausgesetzt, der Nutzer befindet sich im Netzwerk des Unternehmens.

Ferner bietet eine digitale Erfassung der Auftragszeit weitere Vorteile, auf die wir etwas genauer eingehen möchten.

3.1 Kosteneinsparung

Wie eingangs erwähnt, ist die Digitalisierung von Personalakten & Co. mit einer Kosteneinsparung verbunden. Während früher jeder Stundenzettel ausgedruckt und ausgefüllt werden musste, erfolgt die Auftragszeiterfassung heute fast überall digital. Natürlich ist auch die Speicherung von Daten mit Kosten verbunden, etwa, wenn Server benötigt werden. Oftmals sind diese Kosten aber deutlich geringer als das, was bei einer Erfassung der Daten in Papierform anfallen würde. Ganz zu schweigen vom bürokratischen Aufwand und den langen Wegen, die viele MitarbeiterInnen vom Ausfüllen bis zum Einreichen der Stundenzettel zurücklegen müssen.

3.2 Optimierung der Abläufe

Die digitale Erfassung von geleisteten Stunden liefert wertvolle Daten. Wie lange hat Mitarbeiter XYZ für die Bearbeitung des Projekts benötigt? Wo kam es zu Verzögerungen, und was waren die Gründe dafür? Während diese Daten früher mühsam per Handarbeit in ein System eingepflegt werden mussten, schafft die digitale Projektzeiterfassung heute Abhilfe: Wichtige Zahlen können schnell und mit wenig Aufwand in ein Programm wie Excel gezogen werden. Anschließend stehen den Bearbeitern viele verschiedene Optionen zur Verfügung, um die Daten zu veranschaulichen. Diagramme, Statistiken – die Möglichkeiten sind ohne Frage da.

Manager und andere Entscheidungsträger können anschließend ihre Lehren aus den Daten ziehen. Werte wie Effizienz und Leerlaufzeiten werden plötzlich greifbar. Als Teil der Projektdokumentation können diese Erkenntnisse genutzt werden, um Abläufe in der Zukunft zu optimieren.

3.3 Leitungsnachweis gegenüber dem Auftraggeber

Gerade bei Aufträgen, die durch externe Parteien erteilt werden, ist ein Leistungsnachweis Gold wert. Er dient nicht nur als finales Dokument über die erbrachte Leistung, sondern kann auch bei Fragen bezüglich der entstandenen Kosten für Klarheit sorgen. Eine genau aufgeschlüsselte Auflistung der geleisteten Arbeitsstunden und der verbrauchten Materialien lässt in der Regel keine Fragen offen. Grundlage für den Leistungsnachweis ist aber eben auch eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit.

3.4 Besseres Controlling

Eine genaue Dokumentation des Projekts ist nicht nur aus Gründen der Zeiterfassung oder einem Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden relevant – sie spielt auch für das eigene Unternehmen eine wichtige Rolle. Durch eine präzise Erfassung der Auftragszeit lassen sich Abweichungen vom Projektbudget schnell lokalisieren, etwa, wenn ein Mitarbeiter länger als geplant für die Bearbeitung seiner Aufgabe benötigt.

Anschließend kann das Projektmanagement direkt gegensteuern und Korrekturmaßnahmen einleiten. So kann dafür gesorgt werden, dass die Projektziele und -kosten auch wirklich eingehalten werden. Gerade bei Projekten, die auf ein fixes Budget setzen, kann geleistete Mehrarbeit schnell den Rahmen sprengen und den Erfolg des Projekts gefährden – ein schnelles Eingreifen hilft somit allen Seiten.

3.5 Effiziente Nachkalkulation

Nicht immer ist es möglich, das Projektbudget einzuhalten. Unvorhergesehene Störungen an Arbeitsmaterialien oder ein Ausfall von MitarbeiterInnen können schließlich jederzeit auftreten – trotz ausreichender Vorsorge. Für eine saubere und korrekte Nachkalkulation ist daher eine akkurat erfasste Auftragszeit zwingend notwendig. Denn nur so lässt sich die geleistete Mehrarbeit genau nachvollziehen.

So kann man auch gegenüber dem Auftraggeber rechtfertigen, warum das Projekt am Ende das vorher geplante Budget überstiegen hat. Das wird zwar nicht immer nur für Freude bei den Auftraggebern sorgen, sichert Ihr Unternehmen aber vor möglichen Nachfragen ab – und Sie können mit der Gewissheit weiterarbeiten, dass Sie alles korrekt erfasst haben.