Projektbudgets sind für jede Projektplanung nötig

Kunigunde Leitner
12. Mai 2023


Ein durchdachtes Budget unterstützt Sie während des gesamten Projektzyklus, von der Planung über die Genehmigung bis hin zur Umsetzung. Durch die Verwaltung Ihres Budgets können Sie sicherstellen, dass Ihr Projektteam über alle Ressourcen verfügt, die es benötigt, um Ihre wichtigen Ziele zu erreichen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.

Darüber hinaus können Sie durch die ständige Überwachung Ihrer Ausgaben schnell auf unerwartete Ausgaben reagieren, das Vertrauen der Budget-Genehmiger gewinnen und Ihr Projekt zum Erfolg führen.

Definition von Projektbudget

Das Projektbudget umfasst alle Kosten, die dem Projekt direkt oder indirekt entstehen. Das Projektbudget muss vom Kunden oder Managementteam genehmigt werden.

Die Einhaltung des Projektbudgets ist ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg. Zur Bestimmung des Projektbudgets berechnet der Projektleiter, wie viele Ressourcen er benötigt, um die Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen. Dazu gehören finanzielle und personelle Ressourcen ebenso wie ein finanzieller Puffer und Sonderposten. Sonderposten sind das Change-Management- oder Risikomanagement-Budget.

Das Projektbudget wird im Projektauftrag aufgeführt und beim Auftraggeber veröffentlicht. Als Projektbudget kann mit dem Auftraggeber ein Festpreis vereinbart oder das Projektbudget je nach Kostenaufwand regelmäßig neu verhandelt werden. In beiden Fällen rechtfertigen die während der Durchführung des Projekts auftretenden Änderungen eine folgende Änderung des ursprünglich geplanten Budgets.

Das Projektbudget kann während des Projekts anhand des Projektfortschritts und der damit verbundenen Projektkosten überwacht werden.
Projektbudgets lassen sich in Ressourcenbudgets und Finanzbudgets unterteilen. Ein Teil des Budgets kann auch bestimmten Projektphasen oder Arbeitspaketen zugeordnet werden.
Projektbudgets definition

Projektbudget und Schätzungsgrundlagen

Die Einhaltung von Budget und Kostenmanagement ist für den Projekterfolg unerlässlich. Das Budget ist in der Regel der entscheidende Faktor. Budgets sind oft der Grund, warum wir Konflikte zwischen Agenturen und Kunden lösen müssen.

Es gibt auch viel Druck durch den Kunden. Der Prozess der Kostenschätzung kann stressig und einschüchternd für den Projektmanager sein. Es ist immer mit Vermutungen verbunden und wenn Sie das Projektbudget falsch verstehen, sind Sie als Projektmanager draußen.

Das Verwalten von Projektbudgets ist nicht einfach. Aber wenn Sie die Richtlinien befolgen, um den richtigen Kostenvoranschlag zu erhalten, und ihn mit einer gut geschriebenen Leistungsbeschreibung kombinieren, können Sie sicher sein, dass Ihr Projektbudget Sie nicht enttäuschen wird.

Warum das Projektbudget wichtig ist

Das Projektbudget hilft dem Projektmanager, den maximalen Geldbetrag und andere Ressourcen zu bestimmen, die für die Umsetzung des Projekts benötigt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projektteam immer über alle notwendigen Ressourcen verfügt, um qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu erbringen.

Gleichzeitig ist das Projektbudget die Grundlage eines effektiven Projektmanagements. So werden zum Beispiel die Earned Value Analyse oder die Earned Value Methode des Projektmanagements direkt in das Budget eingebaut, um den Projektfortschritt und die daraus resultierenden Projektkosten zu verfolgen.

Daher ist es optimal, wenn das Projektbudget so aufgestellt wird, dass Finanzmittel und Ressourcen auf Teilziele aufgeteilt werden. Die notwendigen Ressourcen werden bestimmten Arbeitspaketen zugeordnet.

Der Projektstrukturplan und das Projektbudget sind somit direkt verknüpft, was eine genaue Kostenplanung unterstützt. Gleichzeitig ist es darauf aufbauend möglich, bisherige Vorgaben während des Projekts zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern.

Ein solches Vorgehen entspricht auch der agilen Vorgehensweise, die heute in vielen Projekten Standard ist.

Bei der Präsentation des Projekts vor wichtigen Beteiligten ist auch das Projektbudget wichtig. Dies können Kunden oder interne Entscheidungsträger sein. Mit Hilfe des Projektbudgets werden auch der Preis und das Angebot an den Kunden vorbereitet.



Wie berechnet man ein Projektbudget?

Das Projektbudget umfasst alle Projektkosten. Gleichzeitig kann ein gegebenes Budget niemals eine genaue Prognose sein.

Im Laufe eines Projekts kommt es immer wieder zu Änderungen, Verzögerungen sowie Kostenerhöhungen oder kostenmindernden Änderungen. Daher sollte das Projektbudget so genau wie möglich geplant werden – im Wissen, dass sich später jederzeit etwas ändern kann.

Arten der Projektbudgetplanung

Hauptsächlich werden folgende zwei Arten der Planung verwendet.
Arten der Projektbudgetplanung

Top Down Projektbudgetierung

Mit dieser Budgetplanung erhält der Projektleiter klare Anweisungen vom Management. Das Management legt die Ziele für Ihren Plan fest und gibt die Mittel frei. Beispielsweise hat der Kunde bei der Budgetplanung Entwicklungsarbeiten in Auftrag gegeben, um ein bestimmtes Produkt zu verbessern. Dafür ist das Budget des Unternehmens vorgegeben.

Bottom Up Projektbudgetierung

Bei diesem Format wird zunächst der Budgetbedarf in den jeweiligen Fachabteilungen definiert und dann auf die nächsthöhere Ebene übertragen. Danach wird der Gesamtbudget-Bedarf berechnet und auf Verwaltungsebene genehmigt.

Wie strukturiert man ein Projektbudget?


Projektbudget Struktur

Das Projektbudget wird nach den erforderlichen Ressourcen des Projekts und dem Zeitpunkt der einzelnen Projektphasen strukturiert, die jeweils in finanzielle Kennzahlen umgerechnet werden müssen. In der Praxis fließen meist Informationen aus vorangegangenen Projekten in die Kostenrechnung und damit auch in die Budgetstruktur ein.

Besonders wichtig bei der Budgetplanung ist das richtige Timing aller Arbeitsphasen vorangegangener Projekte und des aktuellen Projekts. Sie liefert wichtige Informationen für die Kalkulation des Projekts und später auch für die Überwachung des Budgets im Rahmen der Projektdurchführung.

Dabei sind neben dem Gesamtprojekt auch einzelne Phasen der Projektdurchführung von Bedeutung. Eine Projektmanagement-Software kann viel dazu beitragen, die Budgetierung und Planung von Projekten zu vereinfachen.

Grundlage an Daten für die Projektbudgetierung

Um frühere Projektkosten und Daten zum Vergleich zu verwenden, müssen Sie Ihr Projekt zunächst sorgfältig dokumentieren. So lässt sich erkennen, ob die damals betrachteten Projektbudgets ausreichend oder zu groß waren. Sie können vergleichen, ob Projekte ähnliche Aufgaben und Ressourcen haben oder völlig unterschiedlich im Umfang sind.

Für solche Auswertungen ist die Erfassung der Projektzeit besonders sinnvoll. Tools wie timr sparen Ihren Mitarbeitern Arbeitszeit und zeichnen gleichzeitig nach Projekten geordnete Tätigkeiten auf. Mit den Buchungen können Sie Berichte über die gesamten Arbeitszeiten und Arbeitskosten des Unternehmens erstellen.

Neben der Ansicht, wer wie lange arbeitet, können Sie auch analysieren, wie lange jede einzelne Aufgabe im Projekt gedauert hat. Dank kontinuierlicher Aufzeichnung haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihr Budget in Echtzeit-Analysen zu überprüfen und anzupassen.

Wann sollte die Projektbudgetplanung stattfinden?

Die Projektbudgetplanung sollte in der Regel so früh wie möglich im Projektplanungsprozess stattfinden. Die Budgetplanung sollte idealerweise Teil des Projektinitiierungs-Prozesses sein, bei dem das Projekt in seinen Anforderungen und Zielen definiert wird.

In diesem Stadium können Sie die erwarteten Projektkosten identifizieren und eine Vorstellung davon bekommen, wie viel Geld benötigt wird, um das Projekt durchzuführen. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie das Budget effektiv planen und die notwendigen Ressourcen identifizieren.

Je früher Sie mit der Projektbudgetplanung beginnen, desto mehr Zeit haben Sie, um alternative Optionen zu berücksichtigen und das Budget entsprechend anzupassen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das Budget realistisch und angemessen ist, um das Projekt erfolgreich durchzuführen.

Es ist auch wichtig, das Budget während des gesamten Projektzyklus zu überwachen und regelmäßig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass es auf dem neuesten Stand ist und den tatsächlichen Projektkosten entspricht.


Zu vermeidende Fehler der Projektbudgetplanung


Bei dem umfangreichen Prozess der Projektbudgetplanung können zahlreiche Fehler entstehen. Wir möchten nun auf die 3 wichtigsten Fehler eingehen, die Sie unbedingt vermeiden sollten.

Ungenaue Definition des Umfangs

Der Umfang des Projekts muss im Voraus klar definiert werden, da es sonst in späteren Phasen des Projekts zu Budgetproblemen aufgrund hoher Kosten im Zusammenhang mit Korrekturmaßnahmen kommen kann.

Eine unvollständige Festlegung des Umfangs kann dazu führen, dass Kostenschätzungen aus dem Projektbudget gestrichen werden, was ernsthafte Zweifel an der Zuverlässigkeit und Genauigkeit des Budgets aufkommen lässt.

Unterschätzung der Kosten

Obwohl Optimismus willkommen ist, kann er dazu führen, dass die Kosten unterschätzt und unrealistische Schätzungen vorgenommen werden. Das ist oft dann der Fall, wenn das Projektbudget innerhalb bestimmter Grenzen gehalten werden soll.

Das kann problematisch sein, denn bei einer Überschreitung des ursprünglich geschätzten Budgets, müssen Sie später im Projekt um zusätzliches Geld kämpfen, um die Lücken zu füllen, die Sie ursprünglich geschaffen haben.


Projektbudget Plan

Verfügbarkeit überschätzt

Bei der Planung des Projektbudgets kann es vorkommen, dass Sie vergessen, die Abwesenheit von Teammitgliedern im Projekt zu berücksichtigen. Im Idealfall wird erwartet, dass das gesamte Team zu 100 Prozent der benötigten Zeit zur Verfügung steht und entsprechend budgetiert ist.

100% Verfügbarkeit klingt gut, ist aber in der Realität kaum möglich. Sie sollten sowohl erwartete als auch unerwartete Teamabwesenheiten berücksichtigen und in Ihr Projektbudget einbeziehen.