Im Rahmen eines Projektauftrags kann es dazu kommen, dass bestimmte Teile des Projekts aufgeteilt werden müssen. Ob aufgrund von mehr Übersichtlichkeit, einem kollaborativen Projekt zwischen verschiedenen Abteilungen oder einfach, um Aufgaben sinnvoll zu verteilen: Eine Unterteilung in einzelne Arbeitsschritte vereinfacht die Bearbeitung eines Projekts.

In der Fachsprache spricht man dann von einem Arbeitspaket. Das Arbeitspaket ist eine der kleinsten Einheiten, die im Rahmen eines Projekts anstehen. Daher spricht man oftmals auch von einem Mini-Projekt.

Wie aber sieht ein Arbeitspaket aus? Was ist die richtige Größe für ein Arbeitspaket? Und welche Tipps gibt es, um ein Projekt sinnvoll in Arbeitspakete einzuteilen? Wir erklären es mit diesem Artikel.

1. Was ist ein Arbeitspaket?

Das Arbeitspaket ist ein zentraler Aspekt des Projektstrukturplans. Es beinhaltet wichtige Eckdaten, die für die Erfüllung des Auftrags wichtig sind. Dazu gehört unter anderem eine klare Aufteilung, welche Person(en) für die Bearbeitung einer Aufgabe verantwortlich sind. Darüber hinaus regelt das Arbeitspaket genau, bis zu welchem Zeitpunkt die betroffenen Personen aktiv am Projekt beteiligt sind.

Somit dient das Arbeitspaket einerseits als Aufwandsschätzung andererseits auch als Roadmap für das erfolgreiche Bewerkstelligen eines Projekts. Jedes erledigte Arbeitspaket bedeutet einen Schritt in Richtung Projektabschluss.

Nachfolgend möchten wir uns die einzelnen Bestandteile eines Arbeitspakets genauer anschauen.

1.1. Die Bestandteile eines Arbeitspakets

Eins vorweg: Die Einzelteile eines Arbeitspakets können je nach Industrie und der Arbeitsweise des Unternehmens anders aussehen. Dennoch gibt es ein paar Gesichtspunkte, die immer vorhanden sein sollten. Diese Punkte sollten auf jeden Fall im Arbeitspaket auftauchen:

Alle beteiligten Personen, inklusive Name und Zuständigkeit/Rolle im Projekt.
Die Dauer des Arbeitspakets.
Eine möglichst genaue Beschreibung der Aufgabenstellung.

Ferner kann es sinnvoll sein, das genaue Endziel des Arbeitspakets zu definieren. So wissen alle an der Aufgabe beteiligten Personen worauf sie hinarbeiten. Das macht es auch leichter den Fortschritt im Auge zu behalten.

Schauen wir uns nun an, wie umfangreich ein Arbeitspaket sein sollte.

2. Wie groß sollte ein Arbeitspaket sein?

Um das Projektcontrolling möglichst übersichtlich zu gestalten, empfiehlt es sich, ein großes Projekt in mehrere Arbeitspakete zu unterteilen. Dabei sollte man aber auf jeden Fall darauf achten, dass die Arbeitspakete nicht zu groß oder zu klein ausfallen. Während zu viele Pakete dafür sorgen, dass man den Überblick über den Fortschritt des Projekts verliert, ist eine Aufteilung in zu wenige Arbeitspakete ebenfalls nicht empfehlenswert. Denn in so einem Fall kann es schwer sein, die Übersicht über die einzelnen Pakete zu behalten.

Wie also definiert man die richtige Größe für die Arbeitspakete? Hier sollte man von der kleinsten Einheit, also dem Paket selbst, ausgehen und so den Umfang berechnen. Dabei sollte man genauer beleuchten, wie viel Arbeit man den beteiligten Personen innerhalb des Pakets zuweisen möchte. Aus dieser Einschätzung ergibt sich dann auch die Anzahl der Arbeitspakete, die das gesamte Projekt ausmachen.

Da ein Arbeitspaket aber nicht nur den Umfang an Arbeit beschreibt, sondern auch den Zeitraum, kann man auch hier eine gute Basis finden. Indem man regelmäßige Reportingperioden als zeitlichen Maßstab festlegt, ergibt sich die Größe des Arbeitspakets fast von selbst. Findet beispielsweise jede Woche ein Statusmeeting statt, lohnt es sich, die Dauer des Arbeitspakets auf eine Woche festzulegen. So führen viele kleine Schritte schließlich zum gewünschten Endresultat.

3. Schritte zur Beschreibung eines Arbeitspakets

Wie vermittelt man das Arbeitspaket nun effektiv an die verantwortlichen Mitarbeiter*innen? Schauen wir uns 3 Schritte an, mit denen man den Umfang und das Ziel eines Arbeitspakets kommunizieren kann.

3.1. Verantwortlichkeiten aus dem Projektstrukturplan ableiten

Die Verwaltung eines Arbeitspakets sollte immer einer einzelnen Person zugeordnet werden. Dabei geht es um das Management des Pakets sowie eine Koordination der beteiligten Mitarbeiter*innen. Die Beteiligten wissen genau, an wen sie sich bei Fragen wenden müssen und an welcher Stelle das Reporting erfolgt. Die Arbeitspaket-Verantwortlichen wiederum wissen genau, wer in ihrem “Team” für welche Aufgaben zuständig ist.

3.2. Ziele und Inhalte des Arbeitspakets beschreiben

Neben einer genauen Beschreibung der jeweiligen Aufgaben ist auch das Definieren des gewünschten Endresultats sinnvoll. So wissen alle mit dem Projekt beschäftigten Personen, was in den eigenen Aufgabenbereich fällt. Das Überschneiden von Kompetenzen lässt sich damit vermeiden und man kann mehr Struktur in den Ablauf des Arbeitspakets bringen.

3.3. Abstimmung der Beschreibungen

Im Rahmen eines Meetings (z.B. dem Projekt Kick-off) werden die Arbeitspaketbeschreibungen erläutert. Dabei werden die verschiedenen Aufgaben inhaltlich abgestimmt. Am Ende findet eine kleine Review-Runde statt, in der alle Mitarbeiter*innen ihre Rolle in dem Projekt noch einmal kurz zusammenfassen. So lassen sich übriggebliebene Unklarheiten aus dem Weg schaffen.

4. Tipps für ein erfolgreiches Arbeitspaket

Wie also kann man ein möglichst effizientes Arbeitspaket erstellen, dass alle Bedürfnisse abdeckt? Nachfolgend wollen wir noch einmal alle Punkte aufzählen, die ein gutes Arbeitspaket ausmachen.

Transparenz: Die Beschreibung eines Arbeitspakets sollte immer so detailliert wie möglich sein. So ist direkt ersichtlich, was die Aufgabe des Arbeitspakets ist.
KPIs im Auge behalten: Um den Fortschritt nachvollziehen zu können, ist eine saubere Beschreibung des Arbeitspakets elementar. So fällt das Controlling und Reporting deutlich leichter.
Klare Rollenverteilung: Nicht nur die Rollen innerhalb des Arbeitspakets müssen klar definiert und vergeben sein. Auch die Verantwortung über das Arbeitspaket muss ersichtlich sein. Hierfür lässt sich ein Arbeitspaket-Manager bestimmen, der die Aufsicht über das jeweilige Paket übernimmt.
Keine Scheu vor Details: Je detaillierter die Beschreibung für ein Projekt ist, umso leichter fällt auch die Planung des Projekts. Gerade bei komplexen Projekten können so eventuelle Fragen schnell und einfach geklärt werden. Aber Achtung! Hier muss eine Balance zwischen Aufwand und Nutzen gefunden werden.

Zusammenfassung

Klar definierte Rollen, ein präziser Zeitplan und eine Übersicht über Verantwortung und Zuständigkeit: Das Arbeitspaket ist ein effektives Mittel, um Aufgaben sinnvoll einzuteilen. Die richtige Balance aus Arbeitspaketgröße und der Anzahl der Pakete ist dabei die Basis für eine effektive Verteilung von Kompetenzen.

Mit ein wenig Vorbereitung ist es aber kein Hexenwerk ein Projekt optimal in Arbeitspakete einzuteilen. Ein durchdachter Plan und ein ausführliches Briefing sollte allen Beteiligten klarmachen, was das Projekt (und die einzelnen Pakete) umfasst. So kann zu jeder Zeit der Überblick behalten werden und alle Mitarbeiter*innen wissen, was von ihnen erwartet wird.