Auftragsbearbeitung

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Von der Theorie zur Praxis – so oder so ähnlich lässt sich die Auftragsbearbeitung beschreiben. Die praktische Durchführung eines Projekts ist der Teil, in dem es zur Umsetzung von Konzepten und Strategien kommt. Daher ist die Auftragsbearbeitung ein essenzieller Teil des täglichen Geschäfts, egal, ob bei Dienstleistern oder Produzenten.

Dennoch ist vielen Unternehmen die Bedeutung einer guten Auftragsbearbeitung nicht bekannt. Aus diesem Grund werden viele Projekte nur halbherzig erledigt – sehr zum Leid von Mitarbeitern und Kunden. Dabei bedarf es nicht viel, um ein Projekt erfolgreich zu bearbeiten: Eine gute Vorbereitung legt hier den Grundstein für eine erfolgreiche Bearbeitung.

Was aber macht eine gute Auftragsbearbeitung aus? Und wie definiert man Auftragsbearbeitung eigentlich? Mit diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Gesichtspunkte der Projektbearbeitung und gehen die Vorteile durch, die eine gute Planung für ein Projekt bearbeitet.

1. Was ist die Auftragsbearbeitung?

Die Auftragsbearbeitung beschreibt, grob gesagt, den praktischen Teil der Auftragsabwicklung. In dieser Phase wird der Projektauftrag aktiv bearbeitet und das zuvor erarbeitete Konzept in die Tat umgesetzt. Im Bereich der Projektphasen erfolgt die Auftragsbearbeitung unmittelbar nach der Angebotserstellung.

2. Schritte für eine effiziente Auftragsbearbeitung

Um die Auftragsbearbeitung so effizient wie möglich zu machen, bedarf es ein wenig Planung. Jeder Arbeitsauftrag kommt mit Besonderheiten daher, die beachtet werden müssen. Dennoch ist der Ablauf in der Regel sehr ähnlich;

1. Das Angebot – die Vorstufe

Vor der Bearbeitung des Auftrags muss das Angebot stehen. Als Dienstleister erhält man ein Angebot, das wichtige Kernfragen wie Material, Stundenbedarf und andere Posten auflistet. Durch eine Angebotsanfrage kann genau ermittelt werden, welchen Umfang das Projekt haben soll. Dies dient auch als wichtiger Standpunkt für die Aufwandsschätzung.

2. Auftragserteilung / Auftragsbestätigung

Hat man sich mit dem Kunden auf ein Angebot geeinigt, erteilt dieser den Auftrag. Der Vertrag ist die Grundlage für alle wichtigen Punkte, wie den Umfang des Auftrags oder der zu liefernden Leistung. Auf der anderen Seite bestätigt man den Auftrag und geht in den praktischen Teil, die Auftragsbearbeitung, über.

3. Auftragsbearbeitung

Ab diesem Zeitpunkt wird das Projekt aktiv bearbeitet. Die Projektsteuerung kümmert sich um die organisatorischen Aspekte des Projekts, wie die Aufteilung in passende Arbeitspakete. Der Projektleiter überwacht die Bearbeitung des Auftrags und stellt sicher, dass alle Abteilungen eng und zielführend zusammenarbeiten.

4. Versand / Lieferung der Leistung

Bei physischen Produkten erfolgt an dieser Stelle der Versand. Handelt es sich um eine Dienstleistung, kann dies etwa die Montage (bei Bauprojekten) sein. Je nach der organisatorischen Aufstellung des Unternehmens fällt dieser Schritt mit dem vorangegangenen Punkt zusammen. Dies ist etwa bei SaaS Company der Fall, da der Auftrag und die Implementierung des Produkts oftmals Hand in Hand gehen.

5. Rechnungsstellung

Ist das Projekt abgeschlossen, wird die Rechnung an den Kunden gestellt. Jegliche Materialien, Arbeitsstunden und sonstigen Kostenpunkte werden übermittelt. Für den Dienstleister stellt der Eingang der Zahlung das Ende des Auftrags dar; anschließend wandern alle Dokumente in die Projektdokumentation.

3. Vorteile einer gut organisierten Auftragsbearbeitung

Die Auftragsbearbeitung ist wichtig – wie wichtig sie ist, ist vielen Unternehmen allerdings nicht klar. Daher stellt sich die Frage, welche Vorteile eine gut organisierte Auftragsbearbeitung bietet. Nachfolgend möchten wir auf ein paar Pluspunkte eingehen, die eine gute Projektbearbeitung mit sich bringt.

  • Kosten sparen: Sind alle Arbeitsschritte gut geplant, kann dies böse Überraschungen in der späteren Bearbeitung verhindern. Wenn es plötzlich zu einem höheren Bedarf an bestimmten Materialien kommt, führt dies nicht selten zu unerwarteten Mehrkosten führen. Eine gute Planung baut hier gut vor.
  • Zeiterfassung: Eine akkurate und gut geführte Auftragsbearbeitung erleichtert wichtige organisatorische Komponenten, wie die Projektzeiterfassung. Jegliche geleistete Stunden lassen sich nachvollziehbar darstellen und lassen keine Fragen offen.
  • Kundenzufriedenheit: Viele Kunden wissen vor allem Schnelligkeit und Genauigkeit bei der Bearbeitung eines Auftrags zu schätzen. Indem man das Projekt zufriedenstellend bearbeitet, kann man sich die Gunst der Kunden sichern; als netter Nebeneffekt kann dies auch die Reputation des eigenen Unternehmens verbessern.
  • Fehlerquoten minimieren: Durch eine ordentliche Planung kann man die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduzieren. Wenn jeder Mitarbeiter klar weiß, was von ihm erwartet wird, hilft dies bei der erfolgreichen Durchführung des zuvor erarbeiteten Konzepts.
  • Kanalübergreifend arbeiten: Mit einer guten Auftragsbearbeitung laufen viele Projekte auf Autopilot. Dadurch kann man als Unternehmen mehr Aufträge annehmen und sich so mehr Umsatz sichern. Indem man verschiedene Projekte vernetzt, kann man gar systemübergreifend arbeiten.

4. Zusammenfassung

Die Auftragsbearbeitung ist ein wichtiger Kernaspekt jedes Projekts – ohne die geeignete Planung kommt es sonst zu Unklarheiten und anderen Problemen, die die Bearbeitung beeinträchtigen können. Daher ist es wichtig, mit einer gut strukturierten Herangehensweise zu arbeiten. So lassen sich unter anderem Fehler meiden, Kosten senken und Arbeitsabläufe optimieren.