Projektsteuerung
Inhaltsverzeichnis
In deutschen, österreichischen und Schweizer Büros schwirren die unterschiedlichsten Begriffe umher.
Manche Leute verwenden das Wort „Projektcontrolling“. Andere sprechen von „Projektleitung“ und „Projektmanagement“. Wiederum andere bevorzugen den Begriff „Projektsteuerung“.
Diese Begriffe bezeichnen verschiedene Aufgabenbereiche mit jeweils genauen Definitionen. Trotzdem werden sie umgangssprachlich synonym gebraucht, weshalb wir Sie in unserem Magazin über die Unterschiede aufklären.
Heute fokussieren wir uns auf die Projektsteuerung. Was bedeutet der Begriff? Was beinhaltet die Projektsteuerung? Und wie grenzt sie sich von anderen Tätigkeitsfeldern ab?
Definition des Begriffs „Projektsteuerung“
Im Grunde genommen stehen bei der Projektsteuerung Zahlen und Werte im Vordergrund.
Denn zu Beginn einer Projektarbeit werden im Projektplan Termine, Kosten und Ergebnisse festgehalten. Aber da die Realität nicht immer nach Projektplan verläuft, weicht der tatsächliche Projektablauf des Öfteren von den geplanten Zahlen und Werten ab.
Aus diesem Grund braucht es die Funktion des Projektsteuerers. Diese Person sorgt dafür, dass der Projektplan eingehalten wird und der Projektablauf mit dem Projektauftrag übereinstimmt. Anders ausgedrückt:
Die Projektsteuerung überwacht und lenkt Prozesse, sodass die Ist-Werte den Planwerten entsprechen und die Ergebnisse des Projektziels erreicht werden.
Der Begriff stammt ursprünglich aus der Bauwirtschaft, weshalb er vor allem in diesem Zusammenhang verwendet wird. Doch auch andere Branchen haben die Vorteile professioneller Steuerung für den Projektablauf erkannt.
Die Schiffsmetapher: Projektsteuerung am Beispiel einer Schifffahrt
Wir können die Projektarbeit mit einer Fahrt auf hoher See vergleichen.
Mit dem Projekt Kick Off läuft das Schiff aus dem Hafen aus. Projektauftrag und Projektablauf sind genauso wie der Projektplan auf der Brücke schriftlich hinterlegt. Dort hält der Kapitän außerdem sämtliche Geschehnisse in seinem Logbuch beziehungsweise Projektbericht fest. Und an Deck arbeiten Projektbeteiligte daran, nach dem Erreichen des Projektziels wieder sicher in den Hafen einzulaufen.
Mit welcher Aufgabe ist die Funktion des Projektsteuerers vergleichbar?
Die Namensähnlichkeit nimmt die Antwort vorweg: Der Projektsteuerer ist der Steuermann.
Der Steuermann kennt den Kurs und hält das Ruder. Seine Aufgaben sind jedoch komplexer als das. Er lenkt nämlich nicht nur, sondern überwacht stetig den Wind und die Wellen und falls das Schiff abgetrieben wird, informiert er den Kapitän und leitet die notwendigen Maßnahmen ein.
Der Kapitän hat als Projektleiter die Weisungsbefugnis, die dem Steuermann fehlt. Und gemeinsam gehören die beiden zum Projektmanagement. Aber mehr zu diesem Thema weiter unten.
Methoden der Projektsteuerung
Die Projektsteuerung veranlasst, kontrolliert und gewährleistet die geplanten Abläufe eines Projekts. Dabei bedient sie sich vieler Methoden – unter anderem aus dem Projektcontrolling.
„Projektcontrolling und Projektsteuerung haben ähnliche Methoden.“
Der Fokus des Projektcontrollings liegt laut DIN 69901 auf der „Sicherung des Erreichens des Projektziels“. Weil dessen Methoden außerdem in der Projektsteuerung Anwendung finden, ist das Projektcontrolling schwer von der Projektsteuerung abzugrenzen.
Der Projektplan sowie der Vergleich von Soll- und Ist-Zuständen sind Beispiele für solche Methoden.
Beispielmethode I: Projektplan
In einem Projektplan wird unter anderem die Zeit festgehalten, die Projektbeteiligte für eine gewisse Tätigkeit benötigen. Der Projektplan ist daher für die Projektzeiterfassung und den Gesamtüberblick entscheidend.
Das Projektmanagement kann mit einem Projektplan den Status quo prüfen und Projektbeteiligte im komplexen Projektablauf genauestens verorten (Projektzeiterfassung).
Auf diese Weise kann das Projektmanagement die jeweilige Projektarbeit nachvollziehen und weiß, wer gerade mit welchem Arbeitsschritt beschäftigt ist.
Im Projektplan sind sämtliche Schritte grafisch dargestellt. Daher ist der Projektplan für die Controller wichtig. Denn durch einen guten Projektplan sparen sie enorm viel Zeit.
Beispielmethode II: Soll Ist Vergleich
Wie der Name schon sagt, vergleichen Controller mit dem Soll Ist Vergleich zwei Zustände miteinander: den Soll-Zustand und den Ist-Zustand.
Projektbeteiligte verfassen den Soll Ist Vergleich typischerweise als Bericht. In diesem Bericht werden die Zustände oft mit Ampelfarben kenntlich gemacht.
Wenden Projektbeteiligte zum Beispiel mehr Arbeitsstunden auf als im Projektplan veranschlagt, verwenden Controller eine rote Farbe. Liegen die Arbeitsstunden im Rahmen, kommt Grün zum Einsatz.
Der Soll Ist Vergleich ist für das Projektmanagement genauso wertvoll wie der Projektplan. Liegt er als Bericht vor, können Abweichungen schnell erkannt werden, woraufhin die Projektsteuerung entgegenwirken kann.
Häufigste Fragen zu Projektsteuerung
Was ist der Unterschied zwischen Projektsteuerung und Projektleitung?
Die Projektleitung trägt die Verantwortung für das Erreichen des Projektziels. Aus diesem Grund darf die Projektleitung Entscheidungen treffen und Weisungen erteilen. Außerdem ist sie mit einer Durchsetzungsbefugnis ausgestattet.
Im Gegensatz dazu wird die Projektsteuerung mit der Aufgabe betraut, die Prozesse in Einklang mit dem Projektplan zu bringen. Ein Projektsteuerer ist also nicht direkt verantwortlich für einen positiven Projektablauf.
Sowohl Projektleitung als auch Projektsteuerung gehören zum Projektmanagement.
Das Projektmanagement besteht noch aus anderen Teilen wie dem Controlling. Aus welchen Teilen das Projektmanagement sich genau zusammensetzt, ist für unsere Belange jedoch nicht relevant.
Die Projektsteuerung überwacht und lenkt Prozesse, sodass die Ist-Werte den Planwerten entsprechen und die Ergebnisse des Projektziels erreicht werden.
Interessanterweise ist in englischsprachigen Ländern derselbe Projektbeteiligte für Projektsteuerung als auch Controlling verantwortlich. Auch in deutschsprachigen Ländern kann das Controlling vom Projektsteuerer übernommen werden.
Was macht der Projektsteuerer?
Der Projektsteuerer überwacht, analysiert und kommuniziert den Projektablauf. Er organisiert die Projektarbeit so, dass der Projektplan eingehalten wird und alle Projektbeteiligte an einem Strang ziehen.
Der Projektsteuerer ist für das Erreichen des Projektziels wesentlich, aber nicht verantwortlich. Damit der Projektauftrag erfüllt wird, braucht man die Funktion des Projektsteuerers.
Was beinhaltet Projektsteuerung?
Organisation, Überwachung, Analyse, Kommunikation & Gegensteuerung sind Tätigkeiten der Projektsteuerung. Die Steuerung kümmert sich darum, dass der Projektplan befolgt wird und alle Projektbeteiligte gemeinsam am Erreichen des Projektziels arbeiten.
Von Projekt Kick Off bis Projektabschluss beinhaltet die Steuerung vor allem zwei Dinge: das Sammeln und Auswerten von Daten sowie die Weitergabe dieser Informationen an die richtige Stelle.
Zu diesem Zweck hat das Projektmanagement Methoden & Tools wie die Projektzeiterfassung zur Verfügung.
Aufgaben in der Projektsteuerung
Die konkreten Aufgaben der Projektsteuerung werden bei jeder Projektarbeit vom Projektmanagement festgelegt. Es handelt sich also um keine fixen Aufgaben, sondern um einen Aufgabenpool, aus dem das Projektmanagement die besten Optionen wählt.
Normalerweise sind die Aufgaben controlling- und datenbasiert.
Denn Projektbeteiligte, die mit der Steuerung betraut sind, sollen den Überblick über die Arbeitspakete haben. Welche sind erledigt? Welche sind noch offen? Ein Projektsteuerer muss auf diese Fragen rasche Antworten parat haben.
Aufgaben eines Projektsteuerers
Der Projektsteuerer überwacht, analysiert und kommuniziert den Projektablauf. Er organisiert die Projektarbeit so, dass der Projektplan eingehalten wird und alle Projektbeteiligten an einem Strang ziehen.
Die Verantwortung für das Erreichen des Projektziels liegt nicht beim Projektsteuerer, aber er ist für den Erfolg eines Projektauftrags natürlich wesentlich.
Der Projektsteuerer kann folgende konkrete Aufgaben übernehmen:
- Mitarbeiterführung
- Initialisierung und Abschluss von Arbeitspaketen
- Erarbeitung und Bereitstellung von Alternativplänen
- Kennzahlüberwachung
- Planänderungen in Hinblick auf das Erreichen des Projektziels
- Anpassung der Aufgabenverteilung und Aufgabenstellungen
- Finanzmittel- und Ressourcenanforderung
- Feststellung des Projektziels (und Subzielen)
- Kommunikation mit den Auftraggebenden
- Implementierung neuer Anforderungen
- Beantragung einer Statusveränderung (z. B. Abbruch)
Es gibt noch weitere Aufgaben im Bereich der Steuerung. Die Liste präsentiert jedoch die wichtigsten und häufigsten Steuerungsaufgaben.
Tools & Hilfsmittel in der Projektsteuerung
Je komplexer das Projekt, desto wichtiger werden Tools wie zum Beispiel Projektmanagement Software.
Software erleichtert die Arbeit, weil Projektbeteiligte dadurch wertvolle Zeit sparen. Denn anstelle von hunderten Zetteln und Excel-Tabellen funktioniert die digitale Projektzeiterfassung über eine einzige Plattform, auf der alle Stränge zusammenlaufen.
Mit einer Software wie timr reduzieren Sie den Aufwand der Projektzeiterfassung auf ein Minimum.
Sämtliche Projektbeteiligte zeichnen auf timr ihre Projektzeiten mit maximaler Genauigkeit auf. Auf diese Weise bietet timr einen Überblick über die Arbeitsstunden, die Mitarbeiter und das Budget.
Welche Zeiten sind verrechenbar? Welche nicht? Wie viel Urlaub haben sämtliche Projektbeteiligte? Welcher Projektbeteiligte ist gerade im Krankenstand?
Diese und viele weitere Fragen beantwortet Ihnen timr auf Knopfdruck.
Die Projektzeiterfassung ist für das Projektmanagement aus mehreren Gründen wichtig. Erstens kann die Projektsteuerung jederzeit den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand vergleichen. Das hilft zweitens dabei, den Projektbericht zu schreiben. Drittens kann dadurch der Projektablauf protokolliert und kommuniziert werden.
Anfänge der Projektsteuerung: AHO & HOAI
Der Begriff „Projektsteuerung“ tauchte 1977 im Zusammenhang mit der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure – kurz HOAI – erstmals auf. Man wollte damals die verschiedenen Leistungen im Projektmanagement klar voneinander unterscheiden.
Im August 2009 wurde der Begriff aus der HOAI entfernt.
Zuvor war es aufgrund der unklaren Definition zu heftigen Debatten gekommen, was schließlich zur Entscheidung im August 2009 führte. Trotzdem sehen wir uns weiter unten die Leistungsphasen der HOAI genauer an. Sie haben immer noch Gültigkeit.
Der Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung – kurz AHO – schuf 1996 ein weitaus klareres Berufsbild. Laut dem AHO unterstützt die Projektsteuerung die Auftraggeber dabei, das Projekt zu steuern.
Die Leistung der Projektsteuerung wird dabei in fünf Handlungsbereiche und fünf Projektstufen gegliedert.
Die Handlungsbereiche der Steuerung nach AHO
Laut dem Ausschuss AHO ist die Projektsteuerung in den folgenden fünf Bereichen tätig:
- Organisation, Koordination, Information & Dokumentation
- Quantitäten & Qualitäten
- Finanzierung & Kosten
- Termine, Logistik & Kapazitäten
- Versicherungen und Verträge
Das Berufsbild eines Projektsteuerers ist also ziemlich komplex. Kommunikation ist dabei wesentlich, wie Sie anhand der fünf Handlungsbereiche sehen können.
Die Projektstufen nach AHO – Von der Planung bis zur Inbetriebnahme
1- Projektvorbereitung (26 % der Steuerung)
Der Projektauftrag wird vergeben und die Projektarbeit beginnt, indem Projektbeteiligte die Grundlagen ermitteln. Dazu gehört das Schreiben von Konzepten. Außerdem werden Bedarfsanalysen und Machbarkeitsstudien durchgeführt.
2- Planung (21 % der Steuerung)
Nach dem Projekt Kick Off erstellen Projektbeteiligte einen Projektplan mit einem Projektablauf. Die Projektarbeit hat Fahrt aufgenommen und der Projektauftrag wird konkreter.
3- Ausführungsvorbereitung (19 % der Steuerung)
An dieser Stelle wird ein Bauauftrag vergeben.
4- Ausführung (26 % der Steuerung)
Auf der Baustelle rollen die ersten Bagger an. Für das Erreichen des Projektziels ist eine genaue Projektzeiterfassung jetzt besonders wichtig.
5- Projektabschluss (8 % der Steuerung)
Für die abschließende Dokumentation macht sich eine solide Projektzeiterfassung in einem genauen Projektbericht bezahlt. Der Projektabschluss umfasst unter anderem Reinigungskonzepte und Wartungspläne.
Leistungsphasen nach HOAI
Die Projektsteuerung ist in allen neun Leistungsphasen nach HOAI tätig. Bis 2009 wurde nach dieser Strukturierung vergütet:
- Grundlagenermittlung
- Vorplanung
- Entwurfsplanung
- Termine, Logistik & Kapazitäten
- Genehmigungsplanung
- Ausführungsplanung
- Vorbereitung der Vergabe
- Mitwirkung bei der Vergabe
- Objektüberwachung – Bauüberwachung und Dokumentation
- Objektbetreuung
Wie schon gesagt: Seit August 2009 hat die HOAI den Begriff „Projektsteuerung“ ersatzlos gestrichen. Aber die neun Phasen helfen uns trotzdem dabei, ein Gefühl für den Aufgabenbereich zu bekommen.