Leistungserfassung – Digitale Dokumentation der Leistungen von Arbeitnehmern
Die Leistungserfassung der Mitarbeiter des Unternehmens bietet unter anderem einen Überblick über das Projekt, die Abrechnung mit dem Kunden und eine faire Vergütung zugunsten der Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, Fehler bei der Leistungserfassung zu vermeiden und alle relevanten Informationen übersichtlich und einfach zu erfassen. Dabei bietet die digitale Dokumentation eine enorme Erleichterung.
Die Definition der Leistungserfassung
Der Begriff Leistungserfassung beschreibt die Erfassung der von einem Mitarbeiter erbrachten betrieblichen Leistungen über einen bestimmten Zeitraum. Diese Dienstleistungen können als Projekt- oder Kundenleistung betrachtet werden.
Auf diese Weise können Sie sich einen Überblick über die für das Projekt erforderlichen Arbeitsstunden verschaffen und eine genaue und kundenspezifische Abrechnung durchführen. Auch gegenüber dem Arbeitgeber können Leistungsnachweise erbracht werden. Dies gibt ihm die Möglichkeit, die Arbeitsabläufe seines Unternehmens besser zu steuern und administrative Rechte gründlicher auszuüben.
Welche Ziele verfolgt die Leistungserfassung?
Aus der Leistungserfassung muss eindeutig hervorgehen, in welchem Zeitraum der Mitarbeiter bei welchem Kunden oder Projekt gearbeitet hat. Es ist wichtig, die Start- und Endzeit jeder Aktivität zu notieren. Außerdem müssen die entsprechende Dienstleistung und das zugehörige Projekt bzw. der zugehörige Auftraggeber klar definiert sein.
Diese Informationen können verwendet werden, um eine ordnungsgemäße Leistungsbilanz zu erstellen. Besonders sinnvoll ist auch der Einsatz einer digitalen Zeiterfassungssoftware, da diese automatisch alle relevanten Informationen erfasst und die Möglichkeit von Fehlern und Irrtümern reduziert. Auf diese Weise können Sie eine zeitaufwändige handgefertigte Liste eliminieren, was für alle Parteien eine Win-win-Situation ist. Nicht zuletzt ist es für Kunden bequemer, statt Arbeitspapieren eine übersichtliche Rechnung zu erhalten.
Auf welche Arten werden Leistungen erfasst?
Traditionell wurde die Leistungserfassung manuell durchgeführt. So wurden beispielsweise Stundenpläne verwendet, die durch Tätigkeitsnachweise ergänzt wurden. Allerdings gilt diese Methode als veraltet, denn die Auswertung der Daten, geschweige denn die Digitalisierung, ist sehr schwierig und zeitaufwändig. Auch die handschriftliche Leistungserfassung gilt als fehleranfällig und ungenau. Aus diesen Gründen wird meist die digitale Methode gewählt.
Das Erstellen von Tätigkeitsberichten kann durch den Einsatz einer professionellen Zeiterfassungs- und Projektzeiterfassungssoftware vereinfacht und noch effizienter gestaltet werden. Die manuelle Leistungserfassung der persönlichen Arbeitszeit ist nicht nur sehr ungenau und fehleranfällig, sondern schafft auch Probleme bei der Auswertung.
Mithilfe der elektronischen Personalzeiterfassung können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten exakt und automatisch in Systemen erfassen. Das verschafft Arbeitgebern einen deutlich besseren Überblick über ihre Ressourcen und spart Mitarbeitern viel Zeit und Mühe bei der manuellen Erfassung der Daten.
Mobile Leistungserfassung für Mitarbeiter und Kunden
Die mobile Erfassung von Arbeitsergebnissen spielt häufig in Arbeitsumgebungen eine Rolle, in denen Arbeitnehmer keinen festen Arbeitsplatz haben und ihre Arbeitsergebnisse und Arbeitszeiten gegenüber dem Arbeitgeber nachweisen müssen. Dies geschieht zum Beispiel bei Fahrern oder mobilen Pflegekräften. Dienstleister oder Handwerker im Industrie- und Dienstleistungsbereich werden häufig nach Arbeitsstunden bezahlt und müssen daher ihre Leistungen anmelden.
In diesem Zusammenhang haben Aufzeichnungsdienste mit professioneller Software viele Vorteile. Manuelle Arbeitszeitnachweise sind zeitaufwändig und eventuell steuerrechtlich problematisch. Mithilfe eines geeigneten Systems können Sie Arbeitsstunden ganz einfach von jedem mobilen Endgerät aus erfassen. Dies erfordert so gut wie kein technisches Wissen und geht ohne viel Aufwand.
Durch die optimierte Erfassung der Projektzeit in digitalen Anwendungen lassen sich alle Leistungen einfach mit dem laufenden Projekt verknüpfen, was für eine übersichtliche Auswertung der Daten und eine geringe Fehlerquote sorgt. Zudem lässt sich die zu erbringende Leistung einfach einem konkreten Kundenauftrag zuordnen, was die spätere Rechnungsstellung stark vereinfacht.
Automatisierte Auswertung von Leistungen
Die Auswertung kann wie die Registrierung des Dienstes selbst manuell oder digital erfolgen. Software-Projektauswertungen zeichnen sich dadurch aus, dass Projektberichte oder Kundenberichte per Knopfdruck ausgewertet werden können.
Es ist in der Regel möglich, den Bericht zu individualisieren, nur die interessanten Informationen auswählen und auswerten. Dies kann beispielsweise die Gesamtarbeitszeit und die mitarbeiterspezifische Arbeitszeit aufgeschlüsselt nach Projekt, Auftraggeber oder Aufgabentyp sein.
So kann die Wirtschaftlichkeit des Projekts beurteilt und Verbesserungsmöglichkeiten gefunden werden. Zusätzlich werden dem Kunden genaue Servicezeiten in Rechnung gestellt.
Die Vorteile der digitalen Leistungserfassung
Der größte der Vorteile der digitalen Leistungserfassungs-Lösungen ist, dass Ihre Mitarbeiter an jedem Ort und jederzeit auf die Software zur Leistungserfassung zugreifen können.
Mit timr können Sie Projekte planen, Servicekosten fixieren, wiederkehrende Aufgaben genau abbilden und alle Zeiten exakt erfassen. Alle Leistungen werden direkt und transparent dokumentiert. Abrechenbare Leistungen werden nicht mehr vergessen und an den Kunden weitergegeben.
timr beinhaltet alle wesentlichen Möglichkeiten der Leistungserfassung, unabhängig von Unternehmensgröße und Branche.
Mit neuester Technologie entwickelt, transparent dokumentiert und regelmäßige Updates bieten immer den neuesten Stand. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche ist keine Einschulung notwendig, was sowohl Mitarbeitern als auch Managern Zeit und Mühe spart und für Zustimmung in den Unternehmen sorgt.