Lessons Learned
1. Definition – Was versteht man unter “Lessons Learned”
Aus Erfahrung klug zu werden hat System. Lessons Learned geht einen Schritt weiter. Erkenntnisse aus gemachten Erfahrungen werden in festgelegten Prozessen analysiert und die Learnings daraus dokumentiert. Diese Ergebnisse sollen in nachfolgenden Projekten helfen Fehler zu vermeiden und Standards in der Projektarbeit weiter zu entwickeln. Das dabei erworbene Wissen wird so abstrahiert, dass es auf andere Prozesse übertragen werden kann.
Das Ziel von Lessons Learned soll sein, wertvolles Wissen im Unternehmen für alle Projektbeteiligten nutzbar zu machen. Im Grunde sind der Lessons Learned-Philosophie aber keine Grenzen gesetzt.
2. Phasen bei Lessons Learned
Lessons Learned wird für Unternehmen, Projektteams oder Abteilungen angewandt und kann für sämtliche unternehmensrelevante Projekte, Aufgaben oder Prozesse eingesetzt werden. Also immer dann, wenn langfristig Wissensaufbau und Weiterentwicklung gewünscht wird.
Die 3 Phasen von Lessons Learned
Phase 1: Lesson Identified – identifizieren des Lernthemas
Phase 2: Lesson Analyzed – analysieren und das Problem verstehen
Phase 3: Lesson Learned – Conclusio, was lernen wir daraus
Phase 1: Lesson identified – die Identifikation von Lernthemen.
Im Zuge einer Rückschau werden Themen gesammelt, die für zukünftige Projekte relevant sind. Es können positive Erfahrungen genauso einfließen wie Problemfälle oder Verbesserungsvorschläge.
Phase 2: Lesson analyzed – das Lernthema wird analysiert.
Hier geht es darum, das Problem oder den Prozess zu verstehen. Was genau hat unter welchen Rahmenbedingungen gut oder nicht gut funktioniert. Welche Auswirkungen hatte das Problem.
Phase 3: Lesson Learned. Im letzten Schritt wird zusammengefasst und dokumentiert,
was wir konkret daraus lernen können. Es werden Korrekturmaßnahmen formuliert, wie zukünftig mit dieser Thematik effizient umgegangen und Fehler vermieden werden können.
3. Beispiele für Lessons Learned
Themen für Lessons Learned werden in der Retrospektive gesammelt, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist. Dabei werden Inputs des Teams berücksichtigt, es können dafür aber auch Projektstatusberichte herangezogen werden. Da diese Berichte projektbegleitend erstellt wurden, wird so sichergestellt, dass auf keine verbesserungswürdigen Punkte vergessen wird.
Ein Beispiel:
Lesson identified:
Projektleiter haben während der Projektabwicklung keine aktuellen Budgetzahlen zur Verfügung, weil Mitarbeiter die Arbeitszeiten oft erst nachträglich erfassen. In Besprechungen muss der Projektfortschritt daher geschätzt werden. Eine Überprüfung der Projektziele ist nicht tagesaktuell möglich.
Lesson analyzed:
Im Zuge der Analyse wird festgestellt, dass die Zeiterfassung ein Flaschenhals im Unternehmen ist. Projektbeteiligte Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten in Excel, teilweise wird sogar noch mit Stift und Papier gearbeitet. Die Zeiterfassung erfolgt oft doppelt und erst im Nachhinein.
Für Projektmanager stehen somit keine aktuellen Zahlen zur Verfügung. Eine Projektauswertung ist nur ungenau und verspätet möglich. Jeder Projektmanager muss sich aus der Projektzeiterfassung seinen eigenen Projektbericht ziehen, was zusätzliche Ressourcen erfordert.
Lesson learned:
Aus der Bedarfserhebung ergibt sich, dass aus Mitarbeitersicht die Zeiterfassung möglichst einfach über Start/Stopp, wahlweise per mobiler App oder am Computer, möglich sein soll. Eine nachträgliche Zeiterfassung ist damit nicht mehr notwendig.
Das Projektmanagement soll Projektdaten in Echtzeit einsehen können. Stunden- und Budgetberichte sollen jederzeit aktuell und auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Zusätzlich sollen Berichte auch exportierbar sein, damit auch externe Projekt-Auswertungstools zur weiteren Verarbeitung nutzbar sind.
4. Vorbereitung des Lessons Learned Workshops oder Meetings
Holen Sie alle Beteiligten ins Boot, indem Sie die relevanten Themen sammeln. Nehmen Sie sich Zeit und Raum für diesen Termin. Strukturieren Sie das Meeting. Kommunizieren Sie klar, welches Ziel erreicht werden soll. Lassen Sie den Lessons Learned Workshop wenn möglich extern moderieren. Bringen Sie Dynamik rein und testen Sie unterschiedliche Fragestellungen und Techniken. Z.B. Starfish, Innovationstechniken ….
5. Herausforderungen bei Lessons Learned
Der Zeitfaktor
Ist ein Projekt abgeschlossen, wartet meist schon das nächste dringende Projekt. Sich hier noch einmal zu sammeln und auf Lessons Learned einzulassen, erfordert einen hohen Energieaufwand. Informieren Sie daher Ihre Mitarbeiter rechtzeitig darüber, dass ein Workshop stattfindet, und planen Sie die Zeit ein.
Der Schmerzfaktor
Projekte, die nicht sonderlich gut gelaufen sind, wären an sich die besten Lessons Learned. Leider schlagen sich Fehler oft im Budget und im Ego nieder. Es bedarf also einer konstruktiven Auseinandersetzung mit Fehlern. Halten Sie sich vor Augen: niemand macht gerne Fehler. Achten Sie darauf, wie Ihr Team in Konfliktzeiten miteinander umgeht.
Bleiben Mitarbeiter in Schuldzuweisungen hängen statt an Lösungsansätzen zu arbeiten, ist möglicherweise ein Workshop zu den Themen Fehlerkultur oder Innovationspotenzial von Fehlern angebracht. Nehmen Sie auch das Team und die Teamstruktur genauer unter die Lupe.
Der Ressourcenfaktor
Wir eilen also von Projekt zu Projekt. Hat man sich die Zeit für den Lessons Learned Workshop nach Projektabschluss genommen, sollen diese Erkenntnisse auch in das neue Projekt einfließen. Wichtig ist daher Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um Lessons Learned in die Projektplanung zu integrieren. Dazu gehört auch die Zeit, Ergebnisse aus diesen Workshops in ihre Arbeit aufzunehmen. Machen Sie Ihrem Projektteam bewusst, dass ein Projekt und die Learnings aus dem Workshop Teamarbeit sind, und jeder davon profitieren kann.
Der Anpassungsfaktor
Muster machen Arbeit effizient. Sie machen Mitarbeiter aber auch starr. Es ist daher damit zu rechnen, dass Neuerungen nach einem Lessons Learned Workshop von Mitarbeitern abgelehnt werden. Einen ausgetretenen Pfad zu verlassen, erfordert Mut. Unterstützen Sie Mitarbeiter in diesem Prozess indem Sie vor allem zu Beginn immer wieder reflektieren, was sich durch Lesson Learned verbessert hat.
Abschließend kann gesagt werden, dass ein etablierter Lessons Learned Prozess im Unternehmen einen großen Nutzen für alle Projektbeteiligten bringt. Flexiblere Mitarbeiter, ein besseres Miteinander durch die etablierte Fehlerkultur, das Nutzen von (Fach)Wissen und Vermeiden von Fehlerwiederholung macht Lessons Learned zu einem langfristigen Erfolgsfaktor für Organisationen.