Meilenstein

Was versteht man unter einem Meilenstein?

Im Allgemeinen kann es Ereignisse geben, bei denen etwas endet, etwas begonnen wird oder eine Entscheidung getroffen wird, wie es weitergehen soll. Meilensteine werden in der Regel am Ende von Projektphasen festgelegt.

Es kann auch etappenweise zusätzliche Checkpoints geben. Meilensteine dauern nie über einen längeren Zeitraum. Denn es sind nur Entscheidungspunkte.

Woher kommt der Begriff Meilenstein?

Der Begriff „Meilenstein“ kann je nach Kontext unterschiedlich verwendet werden. Beispielsweise wurden neben Straßen Meilensteine errichtet, um die Entfernungen zwischen Orten besser anzuzeigen, der Begriff ist dabei bis heute gleichgeblieben.

Im Projektmanagement haben Meilensteine im weiteren Sinne eine ähnliche Bedeutung: Hier markieren Meilensteine im Kontext eines größeren Projekts wichtige Zwischenziele oder besondere Ereignisse und unterteilen dadurch das gesamte Projekt in kleinere Schritte.

Der Begriff wird häufig durch Synonyme wie Milestone aus der englischen Sprache ersetzt. Im weiteren Sinne wird auch der Begriff „Entscheidungspunkt“ verwendet.

Was sind Synonyme für Meilensteine?

Je nach Bedeutung, für die man den Begriff Meilenstein einsetzt, gibt es diverse Synonyme, die sich daraus ableiten lassen.
Die beliebtesten Synonyme für „Meilenstein“ sind:

• Fortschritt
• Kilometerstein
• Meisterleistung
• Wendepunkt
• Veränderung

Warum sind Meilensteine in einem Projekt wichtig?

Bei der Planung eines Projekts wird jeder wichtige Schritt identifiziert. Dazu gehören auch individuelle oder projektbezogene Meilensteine. So wissen Sie sofort, wann etwas getan werden muss und wann und was als Nächstes zu tun ist.

Meilensteine weisen nach und nach den Weg zum Ziel und dienen gerade in komplexen oder langfristigen Projekten als unverzichtbarer Kontrollpunkt: Projektleiter, Teams und Kunden können überprüfen, ob alle geplanten Aktivitäten in den verschiedenen Phasen des Projekts durchgeführt wurden.

Achten Sie stets auf die Qualität der Ergebnisse und respektieren Sie den Zeit- und Budgetrahmen.

Vorteile von Meilensteinen in der Projektplanung

• Sie geben den Projektbeteiligten die zeitliche und inhaltliche Struktur und Richtung vor und ermöglichen es, Projekte miteinander zu synchronisieren.
• Meilensteine sind einfach zu kontrollieren und ermöglichen es Ihnen, Prognosen mit der Reali zu vergleichen.
• Sie bieten wichtige Entscheidungspunkte in kritischen Projektphasen.
• Gefahren für Projekte werden durch Trendanalysen von Meilensteinen identifiziert.
• Sie unterstützen geplante Übergänge zwischen Projektphasen und fördern die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten.
• Im Idealfall wirken sie qualitätssteigernd und motivierend.

Was sind typische Meilensteine?

In den meisten Unternehmen werden Meilensteine für folgenden Ereignisse verwendet:

• die Fertigstellung von Liefergegenständen und/oder Zwischenergebnissen,
• bevorstehende Prüfungen, Zwischenabnahmen und Abnahmen,
• bevorstehende Kunden- oder Lieferantentermine die bereits geplant wurden (Terminmeilensteine)
• Entscheidungen über den weiteren Fortgang des Projekts (als Entscheidungspunkte).

Wie formuliere ich einen Meilenstein?

Es kommt oft vor, dass die Formulierung der Meilensteine nicht ganz richtig gewählt wird. Das ist erstmal auch nicht weiter schlimm, da die Beteiligten meistens wissen, was gemeint ist, wenn das Projekt jedoch eine Vielzahl an Beteiligten aus verschiedenen Teams oder Unternehmen hat, ist eine genaue Definition und Formulierung ein Muss.

Beispiele für die richtige Formulierung von Meilensteinen

Folgende Beispiele solltest du besser nicht nachmachen:

• Marketingkonzept
• Kostenschätzung
• Prototyp

Nehmen wir das erste Beispiel: “Marketingkonzept”. Was soll das bedeuten? Wurde das Konzept geplant, präsentiert, umgesetzt?
Genauso verhält es sich mit den anderen Beispielen, es ist nicht klar definiert, ob die Kostenschätzung angefragt wurde oder bestätigt und ob der Prototyp bereits fertiggestellt oder noch in Planung ist.

So sollte die Formulierung durchgeführt werden:

• Erstellung des Marketingkonzepts laut Anforderungen des Kunden
• Kostenschätzung der Lieferanten einholen
• Vorstellung des Prototyps beim Kunden

Ihr Meilensteinplan: So erstellen Sie einen Zeitplan für Projektmeilensteine

Es ist wichtig, dass man die Projektmeilensteine nicht als Ziele oder Aufgaben, sondern als Abschnitte betrachtet. Dabei ist es wichtig als Erstes einen Blick auf den Projektzeitplan zu werfen und die wichtigsten Zwischenschritte zu identifizieren.

Außerdem muss definiert werden, wer für die einzelnen Meilensteine verantwortlich ist, um eine klare Aufgabenverteilung und einfache Kontrolle zu gewährleisten. Um eine zuverlässige zeitliche Abfolge und Einhaltung der Termine sicherzustellen, müssen der zeitliche Aufwand so wie ein Datum für die Fertigstellung festgelegt werden.

Wie viele Meilensteine sind sinnvoll?

Das kann man nicht generell festlegen, da jedes Projekt anders ist und je nach Länge und Komplexität eine unterschiedliche Anzahl an Meilensteinen sinnvoll sein kann.

Als Grundregel kann man jedoch sagen, dass es zumindest einen Meilenstein mehr als Projektphasen geben sollte. Wenn es praktisch erscheint eine Projektphase nochmals zu unterteilen, kann es für die Ausführung des Projekts durchaus sinnvoll sein.

Wichtig ist nur, dass am Ende der Planung nicht jede einzelne Aufgabe mit einem Meilenstein im Projektplan definiert ist.

Wie berichtet man über Projektmeilensteine?

Meilensteine eignen sich hervorragend als Kommunikationsmittel mit wichtigen Beteiligten, die keine Updates über Aufgaben benötigen oder wünschen.

Sie können sehen, ob das Projekt wie geplant voranschreitet, um zukünftige Meilensteine zu erreichen, und wie nah Sie Ihrem Ziel sind. Wenn Sie dann wissen möchten, welche Arbeitsschritte und verantwortlichen Personen Ihnen geholfen haben, diesen Schritt zu meistern, oder wenn Sie tiefer in die Hindernisse eintauchen müssen, können Sie das Projekt jederzeit detaillierter analysieren.

Die Möglichkeit, Meilensteine in einem wichtigen Plan zu verfolgen, ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und den tatsächlichen Status Ihrer Projekte zu sehen.

Ihr Projektmanagement-Tool sollte Statusaktualisierungen inklusive gesetzter Projektmeilensteine unterstützen. Dadurch können Teamkollegen und andere Beteiligte über den Fortschritt informiert werden und sehen, welche Meilensteine als Nächstes anstehen.