Qualifizierte Projektmitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg jedes Projekts
Sie gelten als ausführende Kraft in der Projektarbeit und haben einen wichtigen Beitrag zum Projekterfolg: die Projektmitarbeiter. Die Berufsbezeichnung ist eher als interne Aufgabe zu verstehen, damit sind alle am Projekt beteiligten Personen gemeint.
Mitglieder eines Projektteams
Projektmitarbeiter sind Teil einer Projektgruppe im Projektmanagement. Sie berichten an einen Projektleiter, der die Aufgaben der Mitarbeiter des Projektteams koordiniert. Dazu gehören verwandte Fachkräfte, wie beispielsweise eine Projektassistentin oder ein Projektassistent.
Die Aufgaben eines Projektmitarbeiters sind nicht mit den Aufgaben eines Project Management Offices zu verwechseln. Dieses ist für die Ausführung und die Optimierung der Prozesse im Projektmanagement verantwortlich.
Struktur im Projektteam
Wir trennen das Projektkernteam, das den Projektleiter und die Projektgruppe umfasst, die für die Umsetzung des Projekts verantwortlich sind. Ein Projektteam besteht aus einem Kernteam und weiteren Personen. Diese sind nur damit beauftragt, bestimmte Aufgaben oder Phasen des Projekts abzuschließen.
Die erste Art sind die Festangestellten, die ständig am Projekt arbeiten und Teil des Projektteams sind. Die anderen sind Zeitarbeitskräfte, die als Experten gelten und nicht am Gesamtprojekt beteiligt sind. Mitglieder des Kernteams können auch entscheiden, wer der Sprecher des Projektleiters ist.
Personalbeschaffung
Die Rekrutierung, also Mitarbeiter einer Projektgruppe zuzuweisen, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In den meisten Fällen muss der Vorgesetzte einen Antrag an den Vorgesetzten oder die Poolleitung stellen.
Aus dem Kreis der Projektmitarbeiter und Bewerbungen werden auch einzelne Projektmitglieder des Teams rekrutiert. Diese sind dabei jeweils für eine Führungskraft verantwortlich. So sind Projektmitarbeiter oft gleichzeitig Mitglieder der Projektgruppe und gehören oft zum Kernteam der Projekte.
Was sind die Aufgaben von Projektmitarbeitern?
Je nach Rolle im Projektteam gibt es unterschiedliche Jobs, die jeder Projektmitarbeiter erfüllen muss. Größtenteils ist jeder Mitarbeiter einem bestimmten Fachbereich zugeteilt und bringt sein Wissen in die Projektarbeit mit ein.
Er bekommt Teilaufgaben des Projekts zugeteilt und berichtet an den Projektleiter. Trotz der fachlichen Unterteilung besteht überwiegend ein Austausch von Informationen zwischen den Projektmitgliedern.
Projektleitung und Key User
In Ihrem Projektteam müssen Sie zwei Schlüsselrollen besetzen: Zum einen brauchen Sie einen Kandidaten, der für das Projektmanagement verantwortlich ist.
Das müssen je nach Unternehmensgröße ein bis zwei Personen sein, die dem Projekt als Key User Unterstützung bieten. Auch an den Projektleiter werden hohe Anforderungen gestellt.
Der Projektleiter koordiniert die Team- und Arbeitsabläufe zwischen den Abteilungen. Er ist verantwortlich für eine vorausschauende Planung. Außerdem kümmert er sich um die Einhaltung von Budget und Zeitplan und für die reibungslose Realisierung des Projekts.
Idealerweise verfügt Ihr Wunschkandidat über administrative und fachliche Fähigkeiten sowie Routine und Berufserfahrung im Projektmanagement-Bereich.
Zudem sollte eine Person für das Projektteam ausgewählt werden, die eine direkte Beziehung zum Tagesgeschäft und den Geschäftsprozessen hat. Denn dieses kompetente Teammitglied analysiert sie während der Realisierung und trifft professionelle und souveräne Entscheidungen.
Vermeiden Sie es in diesem Sinne, einen inneren Kreis mit hohem Gehalt an einseitiger Sichtweise zu wählen. Beispielsweise wird sich ein Fachinformatiker eher auf den IT-Bereich als Anwender konzentrieren. Spezielle Fragestellungen und Prozesse werden vernachlässigt, Fehlerquellen können sich leichter einschleichen. Management ist eine potenziell naheliegende Wahl für diese Position. Allerdings ist es nicht immer die beste Wahl, denn der Abstand zum Alltäglichen ist oft zu groß.
Business Analyst
Ein Business Analyst ist wichtig in IT-Projekten. Es bildet die Schnittstelle zwischen den Nutzern und dem Betreiber. Er macht Übersetzungsarbeiten und steht mit einem Bein in der Technikwelt und mit dem anderen in der Berufswelt.
Er definiert unter anderem die Geschäftsprozesse, erhebt vollständige Anforderungen an das System und stellt die Beteiligung von Nutzervertretern, Experten und Verantwortliche für den Geschäftsprozess sicher.
Externe Berater
Bei der Zusammenstellung eines Projekts stellt sich oft die Frage, ob es sinnvoll ist, einen externen Berater hinzuzuziehen. Die Belegschaft vertraut eher einem Kollegen im selben Boot als einem unbekannten. Es geht auch ums Budget. Allerdings ist es für externe Berater einfacher, die Gruppe professionell zu führen.
Das führt oft schneller zu guten Lösungen, denen alle zustimmen. Auf diese Weise können Sie Arbeitsgespräche reduzieren oder verhindern. Beide Seiten haben ihre Vor- und Nachteile. Ob es sich lohnt, sich an einen externen Berater zu wenden, ist eine persönliche Entscheidung.
Wie stellt man ein gutes Projektteam zusammen?
Bei der Zusammenstellung des Projektteams empfiehlt es sich, vollständig geplant und strukturiert vorzugehen. Als Erstes müssen Sie eine Person benennen, die das Projekt leitet. Dies soll sich dann auf die Zusammensetzung vom restlichen Team auswirken. Schließlich arbeitet der Projektmanager eng mit dem Team zusammen, leitet und motiviert es.
Was man bei der Zusammenstellung einer Projektgruppe beachten muss
Der Gehalt an Wissen und die Fähigkeiten der einzelnen Projektmitarbeiter beeinflussen maßgeblich den Projektfortschritt. Das Management und das Projektteam müssen daher im Vorfeld überlegen, welche Kapazitäten zusätzlich zum laufenden Management für das Projekt frei werden. Lassen Sie nach Möglichkeit keine anderen großen Projekte gleichzeitig laufen.
Es versteht sich von selbst, dass für ein erfolgreiches Projekt alle Beteiligten gut zusammenarbeiten müssen. Was sind die Voraussetzungen für Teamarbeit? Um eine gute Projektgruppe zusammenzustellen, müssen Sie zunächst wissen, was ein gutes Team ist.
Welche Bedingungen sollten gegeben sein?
Merkmale eines erfolgreichen Projektteams
Eine erfolgreiche Projektgruppe hat in der Regel folgende Merkmale:
- Ein gemeinsames Projektziel
- Klare Rollen- und Aufgabenverteilung, die alle akzeptieren
- Ausgewogene Teamzusammensetzung und -struktur (fachliche und soziale Kompetenz sollten ausgewogen sein)
- Gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse
- Starker Teamgeist und hoher Gehalt an Zusammenhalt
- Ziel- und ergebnisorientiertes Arbeiten
- Engagiertes Arbeiten und Motivation
- Konflikte werden offen besprochen und gelöst
- Führung und Mitarbeiter unterstützen und anerkennen für die Projektorganisation
