Soll-Ist-Vergleich
Durch den Soll-Ist-Vergleich lernen Sie Ihr Unternehmen und die Zusammenhänge von Markt und Kunden besser kennen. Mit etwas Übung und den richtigen Tools wird aus unliebsamen Zahlen eine spannende Reise durch Ihre Unternehmenskennzahlen.
Inhalt
1. Was ist ein Soll-Ist-Vergleich
Eine Gegenüberstellung von geplanten zu realen Zahlen für einen bestimmten Zeitraum wird als Soll-Ist-Vergleich bezeichnet. Durch den Vergleich dieser Werte können Abweichungen ermittelt und mögliche Ursachen dafür analysiert werden.
Ein Soll-Ist Vergleich wird im Unternehmenscontrolling in unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt, beispielsweise um Projektkosten zu überwachen oder die Auswirkungen von Marketingmaßnahmen zu bewerten.
Mit Hilfe des Soll-Ist-Vergleichs sind Status und Projektfortschritt meßbar, zusätzlich können durch die Analyse der Daten rechtzeitig Maßnahmen gesetzt werden, um geplante Ziele zu erreichen. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen in zukünftige Planungsprozesse ein und dienen als Grundlage für Korrekturmaßnahmen.
2. Wie erstellen Sie einen Soll-Ist-Vergleich
Ob Sie ein Unternehmen neu starten und Unternehmenszahlen für Ihren Businessplan benötigen, oder ein Projekt durchkalkulieren, Sie werden in jedem Fall mit den Planzahlen starten. Die für Ihr Unternehmen relevanten Kennzahlen werden zunächst mit den zu erwarteten Werten befüllt. Es macht auch Sinn, diese Kalkulation anhand unterschiedlicher Szenarien oder Trendanalysen durchzuspielen. Wie wirkt sich beispielsweise Ressourcenknappheit, das Wetter oder die Eröffnung eines Einkaufszentrums auf Ihre Zahlen aus.
Im Zuge der Projektumsetzung werden die Istzahlen ergänzt und mit den Sollzahlen verglichen. Sie sehen nun, ob angestrebte Ziele erreicht wurden, ob Maßnahmen dafür gesetzt werden müssen, oder ob das Projektziel angepasst werden muss.
Die Aufgaben des Controllings:
- Festlegen der Kennzahlen für die Struktur des Soll-Ist-Vergleiches
- Ermitteln der Planzahlen
- Einfließen lassen der Istzahlen
- Vergleich von Plan-Ist, Abweichungen feststellen
- Analysieren der Ursachen der Abweichungen
- Vorschläge und Bewertung von Korrekturmaßnahmen
- Umsetzung der Korrekturmaßnahmen
- Prüfung der Auswirkungen von Korrekturmaßnahmen
3. Der Soll-Ist-Vergleich in der Praxis
Der Einsatzbereich von Soll-Ist-Vergleichen ist sehr weit. Sie können Zahlen für das gesamte Unternehmen genauso auswerten wie einzelne Kostenstellen, Leistungen, Projekte oder Produkte.
Ein praktisches Beispiel:
Als IT-Dienstleister planen Sie ein Projekt. Die Arbeitsstunden werden auf Ihre Spezialisten für Projektleitung, Programmierung, Grafik und Design aufgeteilt.
Mit dem Zeiterfassungstool timr können Sie das geplante Stundenbudget je Mitarbeiter hinterlegen. Da Ihre Mitarbeiter direkt auf das Projekt buchen, können Sie in Echtzeit überprüfen, ob geplante und reale Stunden übereinstimmen (Soll-Ist-Vergleich). Zusätzlich sehen Ihre Mitarbeiter bei der Projektzeiterfassung, ob ihr zugewiesenes Stundenkontingent bereits ausgeschöpft ist oder nicht. Als Projektleiter erhalten Sie Budget Warnungen, wenn definierte Grenzen erreicht wurden.
Erfasste Zeiten können exportiert und für das Projektcontrolling weiter ausgewertet werden. Sie können Abweichungsanalysen erstellen und Korrekturmaßnahmen bewerten bzw. umsetzen.
Mit timr vergleichen Sie einfach die Soll-Ist-Daten Ihrer Projekte. Projektzeiten und Budgetübersicht sind auf Knopfdruck jederzeit einsehbar!
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Im Beispielprojekt erhöhte sich der Programmieraufwand durch ein unvorhergesehenes Problem. Da im Gegenzug der Zeitaufwand für Grafik und Design geringer war, wurden die Stunden dafür gekürzt und stattdessen das Kontingent für Programmierung erhöht. Diese Änderungen wurden im Stundenbudget in timr angepasst.
Nach Projektabschluss findet ein Lessons Learned Workshop statt. Hier werden die Ergebnisse der Abweichungsanalyse und Korrekturmaßnahmen nochmals bewertet und entschieden, welche Erkenntnisse für zukünftige Projekte relevant sind.
4. Praktische Tipps
- Betrachten Sie Abweichungen von Soll und Ist sowohl in absoluten als auch relativen Zahlen. Sie erhalten so ein besseres Bild vom Gesamtkontext.
- Erhöhen Sie den Betrachtungszeitraum. Durch den Vergleich mit Vorjahreswerten können Sie schneller Trends erkennen.
- Der Einsatz der richtigen Tools wie z.B. timr für die Projektzeiterfassung, reduziert den Aufwand und ermöglicht tagesaktuelle Auswertungen.
- Bei Abweichungen der Ist-Zahlen stellen Sie sich folgenden Fragen:
- Ist das Projektziel noch erreichbar?
- Gibt es eine Alternative wenn das Projektziel nicht erreicht wird?
- Welche Maßnahmen müssen Sie setzen um das gewünschte Ergebnis zu erreichen?
- Welche Mittel benötigen Sie dafür?
- Wer kann Sie unterstützen?