6 Methoden, die garantiert dafür sorgen, dass alle pünktlich beim Projektmeeting sind

Kennen Sie das? Ein wichtiges Projekt geht in die Endphase, eine letzte Besprechung steht an, aber zum angesetzten Projektmeeting Termin sind wieder mal nicht alle Teammitglieder pünktlich erschienen. Ein paar Kollegen trudeln erst im Laufe der nächsten 15 Minuten ein und so dauert das Meeting länger als geplant, was Ihren Terminkalender ordentlich durcheinander bringt. Manchmal hat ein Zuspätkommen natürlich triftige Gründe, ist jedoch der Schlendrian die Ursache, dann ist so etwas einfach nur ärgerlich. Vor allem, da durch Unpünktlichkeit oft wertvolle Zeit verloren geht. Wir haben deshalb 6 Methoden zusammengestellt, die dafür sorgen, dass garantiert alle pünktlich sind.

Kennen Sie das? Ein wichtiges Projekt geht in die Endphase, eine letzte Besprechung steht an, aber zum angesetzten Projektmeeting Termin sind wieder mal nicht alle Teammitglieder pünktlich erschienen. Ein paar Kollegen trudeln erst im Laufe der nächsten 15 Minuten ein und so dauert das Meeting länger als geplant, was Ihren Terminkalender ordentlich durcheinander bringt. Manchmal hat ein Zuspätkommen natürlich triftige Gründe, ist jedoch der Schlendrian die Ursache, dann ist so etwas einfach nur ärgerlich. Vor allem, da durch Unpünktlichkeit oft wertvolle Zeit verloren geht. Wir haben deshalb 6 Methoden zusammengestellt, die dafür sorgen, dass garantiert alle pünktlich sind.

 

Einen “wasserdichten” Termin für das Projektmeeting festlegen

Wenn Sie einen Termin für ein Meeting festlegen, empfiehlt es sich alle Teilnehmer in die Terminfindung miteinzubeziehen. Wird vorher abgeklärt, ob alle Teilnehmer Zeit haben, kann so Unpünktlichkeit leichter vermieden werden.

 

Erinnerung im Kalender einrichten

Wird ein Projektmeeting weit im voraus angesetzt, kann es sein, dass Teilnehmer ganz einfach darauf vergessen. Wenn ein Projektmeeting angesetzt wird, sollte der Projektleiter daher die Erinnerungsfunktion eines Online Kalenders nutzen. So können alle Teilnehmer des Meetings zum Beispiel 15 Minuten vorher nochmals auf den anstehenden Termin aufmerksam gemacht werden. Einfach, aber effektiv.

 

Konsequent sein

Als Projektleiter sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen die selbst angesetzten Meetings pünktlich zu beginnen – egal wer da ist, oder wer noch fehlt. Allein diese Konsequenz kann dafür sorgen, dass alle Teilnehmer pünktlich sind. Wenn alle wissen, dass sowieso zugewartet wird bis alle da sind, wird Unpünktlichkeit vielleicht zum Dauerbrenner. Müssen unpünktliche Kollegen aber in ein laufendes Meeting platzen, wird das auf Dauer sicher zu mehr Pünktlichkeit führen, da man diese unangenehme Situation in Zukunft vermeiden möchte.

 

Aufmerksamkeit auf Unpünktlichkeit lenken

Wird Unpünktlichkeit toleriert und ohne ein Wort hingenommen, besteht kein Anlass daran etwas zu ändern. Machen Sie deshalb darauf aufmerksam. Schließen Sie zum Beispiel die Tür des Besprechungsraums und befestigen Sie daran einen Zettel mit der ausgeschriebenen Uhrzeit. Alle die zu spät kommen, werden sofort subtil aber effektiv darauf aufmerksam gemacht, dass Sie unpünktlich sind und werden so angehalten, das in Zukunft zu vermeiden.

 

“Zuckerbrot und Peitsche”

Um dafür zu sorgen, dass alle pünktlich sind, können Sie auch einmal etwas kreativ werden. Lassen Sie beispielsweise jeden, der nach Beginn des Meetings eintrifft, 1 EUR in eine Gemeinschaftskasse zahlen. Für alle Teilnehmer gibt es dann daraus einmal Kaffee und Kuchen.

 

“The hard way”

Wenn Sie auf eine etwas humorvollere Art und Weise sicherstellen wollen, dass keiner unpünktlich ist, gibt es ebenfalls effektive Möglichkeiten. Sie könnten zum Beispiel festlegen, dass der Teilnehmer, der als letztes zum Meeting kommt, für alle wartenden Kollegen ein kleines Liedchen singen muss. Ist der Betroffene nicht gerade ein versteckter Pavarotti, wird das garantiert für mehr Pünktlichkeit sorgen.

 

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