Überstunden erfassen: Pflicht, Berechnung & Beispiele

1. Was sind Überstunden? Das gilt in Deutschland

Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Definition von Überstunden im deutschen Arbeitsrecht. 

Vom Grundgedanken her sind Überstunden Arbeitsstunden, die das vereinbarte Arbeitsausmaß (Normalarbeitszeit bzw. Sollzeit) dauerhaft überschreiten.

Demnach gilt (vgl. § 3 ArbZG):

• Arbeitnehmer dürfen maximal 8 Stunden pro Tag arbeiten.
• Die tägliche Höchstarbeitszeit kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden. Voraussetzung dafür ist, dass innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen eine durchschnittliche tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden erreicht wird.

Genauere Regelungen zu Überstunden können sich zusätzlich in Tarifverträgen finden.

2. Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit?

Das deutsche Arbeitsrecht kennt sowohl für Überstunden als auch für Mehrarbeit keine verbindliche Definition.

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden sie jedoch meist so unterschieden:

• Überstunden liegen vor, wenn Mitarbeiter ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit (dauerhaft) überschreiten.
• Mehrarbeit ist jene Arbeitszeit, die über die gesetzliche tägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinausgeht.

3. Müssen Überstunden erfasst werden?

Arbeitgeber in Deutschland müssen die Überstunden ihrer Mitarbeiter erfassen (vgl. § 16 ArbZG).

Mit dem BAG-Urteil vom September 2022 (1 ABR 22/21) wurde dies auf eine generelle Arbeitszeiterfassungspflicht ausgeweitet: Arbeitgeber müssen seitdem die gesamte tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch und lückenlos dokumentieren.

Konkret sind folgende Angaben zu dokumentieren:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Überstunden

3.1. Wer ist für die Erfassung der Überstunden verantwortlich?

Die Verantwortung für eine korrekte Erfassung liegt bei Ihnen als Arbeitgeber. Sie können die Aufzeichnung jedoch an die Mitarbeiter selbst oder an Dritte delegieren (z. B. Personalabteilung oder Abteilungsleiter).

In diesem Fall müssen Sie die Aufzeichnungen zumindest stichprobenartig kontrollieren. Denn Sie bleiben weiterhin dafür verantwortlich, dass die Aufzeichnungen vollständig sowie richtig sind und die arbeitsrechtlichen Vorgaben wie Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

3.2. Wie lange müssen die Überstundenaufzeichnungen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Überstundenaufzeichnungen beträgt mindestens zwei Jahre (vgl. § 16 Abs. 2 ArbZG). Verstöße gegen diese Pflicht können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro bestraft werden (vgl. § 22 ArbZG).

4. Überstunden mit Software erfassen: So funktioniert digitale Zeiterfassung in der Praxis

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Überstunden zu erfassen:

• Stundenzettel mit Stift und Papier
• Excel-Tabelle
• Digitale Zeiterfassungssoftware

Handschriftliche Stundenzettel und Excel-Tabellen können in kleinen Betrieben zwar funktionieren, sind aber gerade bei der Überstundenerfassung sehr fehleranfällig, intransparent und zeitaufwendig für alle Beteiligten.

4.1. Vorteile der digitalen Zeiterfassung von Überstunden

• Automatische Erkennung: Die Software erkennt automatisch und korrekt Überstunden und im besten Fall auch Zuschläge und Sie haben die Wahl, auf welches Konto diese Zeiten gebucht werden.
• Flexibel für jedes Arbeitszeitmodell: Moderne Zeiterfassungssoftware bietet die Möglichkeit, Überstundenregeln für verschiedene Arbeitszeitmodelle zu hinterlegen, damit auch hier die automatische Erfassung unkompliziert klappt.
• Korrekte Vergütung: Genau erfasste Überstunden sind die Grundlage für genaue Lohnabrechnungen. Mitarbeiter können darauf vertrauen, dass ihre geleisteten Stunden korrekt bezahlt werden und Sie sparen sich erheblichen Aufwand in der Schnittstelle zur Personalverrechnung.
• Transparenz für beide Seiten: Arbeitgeber und Arbeitnehmer sehen in Echtzeit den aktuellen Überstundensaldo.
• Rechtssichere Dokumentation: Alle Aufzeichnungen werden revisionssicher gespeichert und erfüllen die Anforderungen aus § 16 ArbZG sowie dem BAG-Urteil 2022.

4.2. So geht die Zeiterfassung von Überstunden mit timr

In der digitalen Zeiterfassungssoftware von timr legen Sie individuelle Regeln fest, ab wann Überstunden und Zuschläge anfallen: An welchen Tagen, zu welcher Uhrzeit oder nach wie vielen Stunden (täglich oder wöchentlich).

Auf dieser Basis erkennt das System automatisch, welche Art von Arbeitszeit vorliegt, und ordnet die Stunden dem richtigen Konto zu:

• Plusstunden aus flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit werden auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben.
• Überstunden landen auf dem Überstundenkonto.
• Zuschläge werden auf einem separaten Konto in Zeit ausgewiesen.

Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter sehen jederzeit, welche Stunden wie erfasst und vergütet werden. Sie sparen sich manuelle Nachbearbeitung und sorgen für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Zusätzlich erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter in Echtzeit eine genaue Übersicht über alle Konten und können die Überstunden.

5. Wie berechnen Sie Überstunden?

Um die Vergütung für Überstunden überschlagsmäßig zu berechnen, ermitteln Sie zunächst den Stundenlohn. Dafür brauchen Sie die gültigen Monatsstunden bzw. den gültigen Teiler für Überstunden aus dem entsprechenden Tarifvertrag.

Anschließend multiplizieren Sie den Stundenlohn mit den geleisteten Überstunden und erhalten so die Vergütung.

5.1. Beispiele: Berechnung anhand von Monatsstunden

Beispiel 1: Überstundenvergütung ohne Zuschlag

Beispiel 2: Überstundenvergütung mit Zuschlag

• Sabine ist Maschinenbautechnikerin in München. Für sie gilt der Manteltarifvertrag der IG Metall Bayern.
• Sie arbeitet 35 Stunden pro Woche und verdient 3.800 € brutto im Monat.
• In der vergangenen Woche hat Sabine 6 Überstunden gemacht.
• Laut Manteltarifvertrag gelten folgende Überstundenzuschläge: 25 % Zuschlag für die ersten 6 Überstunden in der Woche; 50 % Zuschlag ab der 7. Überstunde.
• Monatsstunden: 35 × 4,33 = 151,55 Stunden pro Monat
• Stundenlohn: 3.800 ÷ 151,55 = 25,07 € pro Stunde
• Überstundenvergütung (ohne Zuschlag): 25,07 × 6 = 150,42 €
•  Zuschlag (25 %): 150,42 × 0,25 = 37,61 €
• Gesamte Überstundenvergütung: 150,42 + 37,61 = 188,03 €

6. Die wichtigsten Fragen zur Arbeitszeiterfassung von Überstunden

Wie können Mitarbeiter mit einer App ihre Überstunden erfassen?

Mit einer Zeiterfassungs-App stempeln Mitarbeiter Arbeitsbeginn und -ende auf ihrem Smartphone oder Tablet. Die App vergleicht die geleistete Arbeitszeit automatisch mit der hinterlegten Soll-Arbeitszeit bzw. den individuellen Überstundenregeln und bucht Überstunden auf das Überstundenkonto.

Wie müssen Überstunden korrekt dokumentiert werden?

Überstunden müssen als Teil der gesamten täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden, also mit Beginn, Ende und Dauer. Laut BAG-Urteil 2022 muss das verwendete System objektiv, verlässlich und für alle Arbeitnehmer einsehbar sein. Eine elektronische Zeiterfassung ist aktuell nicht gesetzlich vorgeschrieben, soll aber laut dem Koalitionsvertrag 2025 verpflichtend werden (Stand: April 2026).

Müssen auch Teilzeit- oder Minijob-Beschäftigte Überstunden erfassen?

Ja, die Aufzeichnungspflicht gilt für alle Arbeitnehmer, unabhängig vom Beschäftigungsausmaß. Bei Minijobs schreibt zusätzlich das Mindestlohngesetz (MiLoG) die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vor (vgl. § 17 MiLoG).

Was passiert, wenn Überstunden nicht erfasst werden?

Werden Überstunden nicht erfasst, drohen Arbeitgebern bei Kontrollen oder rechtlichen Verfahren Bußgelder von bis zu 30.000 Euro (vgl. § 22 ArbZG).