Arbeitszeiterfassung in Deutschland: gesetzliche Anforderungen, Mehrwert und Methoden
1. Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?
Arbeitszeiterfassung bezeichnet das Verfahren, mit dem die tägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmern in einem Unternehmen systematisch erfasst und dokumentiert wird.
Auch Pausen, Ruhezeiten, Überstunden und spezielle Arbeitszeitregelungen müssen dabei entsprechend festgehalten werden. Die Arbeitszeiterfassung ist somit ein essenzieller Bestandteil der Personaladministration.
Inhaltsverzeichnis
1.1. Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?
In Deutschland besteht schon jetzt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Neben der Pflichterfüllung liefert eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit aber noch viele weitere wichtige Funktionen:
- Sie liefert einen Überblick über alle geleisteten Arbeitszeiten und hilft bei der Planung und Organisation von betrieblichen Abläufen und der Budgeterstellung.
- Sie dient zur Kontrolle der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, wie zB gesetzliche Pausen, Höchstarbeitszeitgrenzen oder Ruhezeiten.
- Auf Basis des Stundennachweises wird das Entgelt der Mitarbeiter berechnet und ausbezahlt.
- Mit einer Arbeitsfassung wird sichergestellt, dass Überstunden korrekt aufgezeichnet und abgerechnet werden.
2. Besteht 2024 eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Ja, spätestens seit dem BAG Urteil aus 2022 ist in Deutschland klar: nicht nur Arbeitgeber aus bestimmten Branchen, die dem Schwarzarbeitsmarktbekämpfungsgesetz unterliegen oder die Minijobber beschäftigen, sondern alle Unternehmen müssen die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter täglich mit Beginn, Ende und Dauer erfassen.
Zusätzlich sind Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen, wie schon seit 1994 im Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben, ebenfalls verpflichtend aufzuzeichnen. Demnächst soll zudem eine Neuerung verpflichtend eingeführt werden: die elektronische Zeiterfassung.
2.1. Die aktuelle Gesetzeslage im Überblick
Im folgenden geben wir Ihnen einen Überblick zur Gesetzeslage der Arbeitszeiterfassungspflicht:
2.1.1. Bis 2019: Pflicht zur Aufzeichnung von Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen
Daneben bestand eine Aufzeichnungspflicht für die gesamte Arbeitszeit (Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen) lediglich für bestimmte Wirtschaftszweige, die unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz fielen (z.B. Baugewerbe) oder für Arbeitnehmer in Minijobs, für die der §17 Mindestlohngesetz Anwendung fand.
2.1.2. 2019: EuGH-Urteil schreibt verpflichtende Arbeitszeiterfassung für alle vor
Das EuGH-Urteil in einem Satz:
Am 14. Mai 2019 hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) entschieden, dass Arbeitgeber EU-weit verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch und lückenlos mit einem verlässlichen, objektiven und für Mitarbeiter zugänglichen Arbeitszeiterfassungssystem zu erfassen.
Somit wurde die Arbeitszeiterfassung für alle EU-Mitgliedstaaten zur Pflicht. Gemäß diesem Urteil müssen die einzelnen Mitgliedsstaaten folglich entsprechende nationale Gesetze erlassen, um dieser Verpflichtung nachzukommen.
Einige Länder, wie zum Beispiel Österreich, haben bereits lange vor diesem EuGH Urteil entsprechende nationale Gesetze verabschiedet und erfüllen somit schon lange die Anforderungen der EU.
In Deutschland war das jedoch nicht der Fall.
2.1.3. 2022: Urteil des Bundesarbeitsgericht (BAG) – Pflicht zur Zeiterfassung für deutsche Arbeitgeber eindeutig festgestellt
Drei Jahre nach dem EuGH Urteil ist das BAG im September 2022 schließlich der EU-Gesetzgebung gefolgt. Somit sind alle deutschen Arbeitgeber unmissverständlich zur umfassenden Arbeitszeiterfassung mit Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit verpflichtet. Das BAG-Urteil lieferte jedoch keine konkreten Details zur Ausgestaltung.
2.1.4. 2023: Referentenentwurf des Bundesarbeitsministers – Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung
Im April 2023 wurde der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vorgestellt, der die konkreten Details dazu enthält, wie das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst werden soll.
Der Entwurf beinhaltet eine drastische Änderung für Arbeitgeber: die tägliche und elektronische Erfassung der gesamten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Übergangsfristen und wenige Ausnahmen sind zwar vorgesehen, viele Fragen bleiben jedoch noch offen.
Ursprünglich wurde erwartet, dass sich die Bundesregierung zügig einigt und das entsprechende Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht noch im Jahr 2023 in Kraft treten würde. Diese Erwartung wurde jedoch nicht erfüllt.
2.1.5. 2024: Entscheidung über Referentenentwurf frühestens im 2. Quartal
Mit Spannung erwarten Experten nun frühestens im zweiten Quartal 2024 konkrete Ergebnisse. Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung scheint jedoch fix zu sein.
3. Diese Methoden stehen Ihnen für die Arbeitszeiterfassung zur Verfügung
Für die Zeiterfassung stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung – vom handgeschriebenen Papierzettel bis hin zu fortschrittlichen Softwarelösungen, die eine Automatisierung und Integration in andere Geschäftsprozesse ermöglichen.
Machen Sie sich selbst ein Bild darüber, welche Methode am besten zu Ihren Anforderungen passt – wir haben folgend eine Übersicht über die gängigsten Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit zusammengestellt.
3.1. Stundenzettel per Papier
Der klassische Stundenzettel ist eine analoge Liste aller Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers, die handschriftlich am Papier geführt wird. Aktuell erfüllen Sie so noch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Mit der elektronischen Aufzeichnungspflicht wird diese Methode jedoch für viele Unternehmen bald der Vergangenheit angehören.
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3.2. Excel-Tabelle
Vor allem kleinere Unternehmen nutzen gerne noch zur Arbeitszeiterfassung Excel Tabellen oder andere elektronisch geführte Listen.
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3.3. Stempeluhr bzw. Stechuhr
Traditionelle Stechuhren mit Papierkarten erfüllen zwar ihren Zweck, gelten aber als überholt. Klassische, analoge Stempeluhren werden aufgrund der bevorstehenden elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht auch bald Geschichte sein.
3.4. Stationäres Terminal
Eine weitere Möglichkeit stellen eine mobile, elektronische Stempeluhr oder ein Zeiterfassungsterminal dar. Diese sind quasi die Weiterentwicklung der klassischen Stechuhr. Ein fester Terminal kann zur Authentifizierung etwa mit Kennwort, Pin-Code, Chip, Barcode oder auch biometrischem Scan wie Fingerprint verwendet werden.
3.5. Digitale Zeiterfassung
Bei der digitalen Zeiterfassung nutzen Sie eine Software für Arbeitszeiterfassung auf elektronischen Geräten. Damit reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand enorm.Folgende Lösungen für digitale Zeiterfassungen werden unterschieden:
3.5.1. Online am Desktop
Mit einem webbasierten System werden Arbeitszeiten am PC online erfasst. Dadurch ist die Arbeitszeiterfassung über das Internet von überall aus möglich.
3.5.2. Mobile Apps am Handy
Noch einfacher wird die Arbeitszeiterfassung mit Apps, welche die Mitarbeitenden auf ihrem Smartphone nutzen können. So haben die Beschäftigten das Zeiterfassungssystem immer zur Hand.
4. Welche Vorteile Sie durch eine digitale Zeiterfassung wie timr haben
Die Verwendung einer guten Zeiterfassungssoftware, wie timr, bietet Ihnen unschätzbare Vorteile.
Diese Vorteile machen die Verwendung eines elektronischen Zeiterfassungsprogramms zu einer effektiven Lösung für Unternehmen, um die Verwaltung von Arbeitszeiten zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
4.1. Flexibilität
Elektronische Zeiterfassungsprogramme können an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Sie ermöglichen die Erfassung verschiedener Arbeitszeitmodelle, wie beispielsweise flexible Arbeitszeiten oder Schichtarbeit.
4.2. Einhaltung der Gesetze und Compliance
Durch die systematische Erfassung der Arbeitszeiten hat der Arbeitgeber folgende Möglichkeiten:
- Leichtere Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeitgrenzen
- Leichtere Kontrolle, ob sich Mitarbeiter an die Vereinbarungen im Arbeitsvertrag halten und ihre Arbeitszeitmodelle einhalten
- Leichtere Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
Dies schützt Arbeitnehmer und Arbeitgeber vor rechtlichen Konsequenzen, die häufig mit hohen Bußgeldern und Nachzahlungen einhergehen.
4.3. Korrekte Überstunden und Lohnabrechnung
Stundennachweise sind die Basis für die Berechnung von Löhnen, Gehältern und Überstunden und gewährleisten, dass Mitarbeiter für ihre geleisteten Arbeitsstunden korrekt bezahlt werden. Die richtige Dokumentation der Arbeitszeit ist unerlässlich für eine exakte Lohnabrechnung.
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4.4. Kosteneinsparung durch Zeitersparnis
Mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung wird die Zeitwirtschaft und Verwaltung von Arbeitszeiten drastisch erleichtert, da vieles automatisch geschieht. Der administrative Aufwand kann somit um ein Vielfaches dauerhaft reduziert werden.
4.5. Transparenz und Fairness
Mit einer Zeiterfassung bekommen Sie und Ihre Mitarbeiter einen transparenten Einblick in alle geleisteten Arbeitsstunden. Moderne Software Lösungen wie timr verfügen zusätzlich über eine papierlose, digitale Urlaubsverwaltung. So haben Ihre Mitarbeiter ihren Zeitsaldo und Urlaubsstand jederzeit selbst im Blick.
4.6. Steigerung der Effizienz und Produktivität
Mit der genauen Aufzeichnung der Arbeitszeit können Sie Engpässe leichter identifizieren, Ressourcen effektiver planen und sicherstellen, dass Mitarbeiter in effizienter Weise arbeiten.
4.7. Berichterstattung und Analyse
Mit elektronischen Zeiterfassungsprogrammen können detaillierte Berichte über Arbeitszeiten und Projektzeiten erstellt werden. Dadurch können Sie Personalkosten viel genauer abschätzen und in Ihre Jahresbudgetplanung mit aufnehmen.
Warum Sie am Besten schon jetzt eine elektronische Zeiterfassung verwenden sollten
Die Experten sind sich einig, dass die elektronische Zeiterfassungspflicht kommt.
Die Frage ist nur, wie lange es noch dauert, bis ein entsprechendes Gesetz auch verabschiedet wird.
Die Bundesregierung hat für das Ende des 2. Quartals 2024 Ergebnisse zur elektronischen Zeiterfassungspflicht für Kleinbetriebe angekündigt.
Somit stellt sich für Sie als Arbeitgeber nicht die Frage, ob sie ein elektronisches Zeiterfassungssystem schaffen sollen, sondern lediglich, wann Sie ein gesetzeskonformes System einführen.
Unser Tipp
Agieren Sie vorausschauend – jetzt haben Sie noch keinen Zeitdruck und können die Zeiterfassungsumstellung in Ruhe planen und in einem für Sie günstigen Zeitfenster umsetzen. Ihre Belegschaft wird es Ihnen danken!
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5. Arbeitszeiterfassung und Datenschutz
Auch bei der Zeiterfassung müssen Unternehmen den Datenschutz berücksichtigen. Mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde der Schutz von personenbezogenen Daten europaweit normiert. Arbeitszeiten zählen zu den personenbezogenen Daten, die somit besonders schutzwürdig sind. Die Ausgestaltung der konkreten Schutzmaßnahmen hängt dabei von der sogenannten “Datenkategorie” ab. Aus dieser ergibt sich, wie “sensibel” die Daten sind, die Sie speichern und verarbeiten. Dabei gilt der Grundsatz: je sensibler die Daten, desto umfassender sind die zu treffenden Schutzmaßnahmen.
5.1. Was schreibt die DSGVO für Arbeitszeiten konkret vor?
Unternehmen müssen lt. DSGVO nachweislich sicherstellen, dass die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter vor unerlaubter Weitergabe und Missbrauch geschützt werden.
Um dies zu gewährleisten, müssen Sie folgende Kontrollprinzipien bei der Auswahl und Nutzung Ihres Zeiterfassungssystem berücksichtigen und implementieren:
- Zugangskontrolle: Die Nutzungs- und Zugriffsrechte für Ihr Zeiterfassungssystem sind auf autorisierte Personen zu beschränken.
- Weitergabekontrolle: Es muss sichergestellt werden, dass während der Nutzung des Systems kein unbefugtes Lesen, Kopieren oder Manipulieren der personenbezogenen Arbeitszeitdaten möglich ist.
- Eingabekontrolle: Jede Änderung an den erfassten Daten muss nachverfolgbar sein (Revisionssicherheit).
- Verfügbarkeitskontrolle: Die erfassten Daten müssen vor Verlust und Beschädigung geschützt werden.
- Die Speicherung und Verarbeitung der Daten zur Arbeitszeiterfassung muss separat von anderen Daten erfolgen. Arbeitszeitdaten dürfen ohne Zustimmung der Mitarbeiter nicht für andere Zwecke genutzt werden.
6. Unser Fazit
Seit dem BAG-Urteil von September 2022 müssen Unternehmen der Arbeitszeiterfassungspflicht umfassender nachkommen und alle Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter täglich mit Beginn, Ende, Dauer, Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen in einem geeigneten System lückenlos erfassen.
Obwohl derzeit noch keine verpflichtende elektronische Zeiterfassung besteht, wird diese bald gesetzlich vorgeschrieben sein. Es ist ratsam, vorausschauend zu handeln und sich bereits jetzt für eine digitale Zeiterfassung wie timr zu entscheiden, die neben den arbeitszeitrechtlichen Anforderungen auch den Datenschutz sicher erfüllt. Die zahlreichen Vorteile einer digitalen Zeiterfassung schaffen dauerhaft einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen!
7. Häufige Fragen – FAQ zur Arbeitszeiterfassung
Müssen Arbeitszeiten nach deutschem Recht erfasst werden?
Ja, seit dem BAG-Urteil aus 2022 sind alle deutschen Arbeitgeber zur systematischen, transparenten und lückenlosen Arbeitszeiterfassung verpflichtet.
Was muss eine digitale Zeiterfassung beinhalten?
Der Referentenentwurf des BMAS sieht vor, dass die Arbeitszeiterfassung zwingend elektronisch erfolgen soll. Die konkreten rechtlichen Vorgaben des Gesetzgebers zur elektronischen Zeiterfassungspflicht sind in vielen Details noch unklar, da bis dato noch kein Gesetz dazu verabschiedet wurde. Einige Punkte, die zukünftig elektronisch erfasst werden sollen, stehen aber schon fest:
- Dauer der täglichen Arbeitszeit mit genauem Beginn und Ende
- Überstunden
- Pausenzeiten
Wer muss Arbeitszeiten erfassen?
Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber von der Pflicht zur Zeiterfassung betroffen. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung der Arbeitszeiten aber auch an Dritte oder direkt an seine Arbeitnehmer delegieren
Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?
Leitende Angestellte sind generell vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Sie müssen somit auch keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Weitere Ausnahmen sind für Beschäftigte möglich, deren Arbeitszeit aufgrund der Besonderheiten der Tätigkeit nicht berechnet und/oder vorgegeben ist, beispielsweise (leitende) Forschungsmitarbeiter.
Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht in allen Branchen?
Ja, seit dem BAG-Urteil 2022 gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht grundsätzlich für alle Arbeitgeber.
Was gilt bei der Arbeitszeiterfassung in Minijobs?
Für Arbeitnehmer in Minijobs, für die der §17 Mindestlohngesetz Anwendung findet, gilt schon lange eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Diese besteht natürlich weiterhin.