Gratis Excel Vorlage für Ihre Zeiterfassung

Wie Sie sicher wissen, hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) am 14. Mai 2019 ein für europäische Unternehmen entscheidendes Urteil gefällt. Der EuGH hat entschieden, dass in Zukunft alle Arbeitgeber die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter systematisch und lückenlos zu erfassen haben. Wie die Arbeitsstunden der Mitarbeiter konkret erfasst werden sollen ist jedoch nicht konkret geregelt. Es gibt jedenfalls vielfältige Möglichkeiten dafür, wie zum Beispiel Online Zeiterfassungssysteme, biometrische Systeme, Apps oder auch das Führen von Stundenlisten per Excel. Viele Unternehmen greifen in einem ersten Schritt auf die Zeiterfassung per Excel zurück, entweder weil Sie andere Alternativen nicht kennen oder weil Excel in anderen Unternehmensbereichen schon lange eingesetzt wird.

Wie Sie sicher wissen, hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) am 14. Mai 2019 ein für europäische Unternehmen entscheidendes Urteil gefällt. Der EuGH hat entschieden, dass in Zukunft alle Arbeitgeber die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter systematisch und lückenlos zu erfassen haben. Wie die Arbeitsstunden der Mitarbeiter konkret erfasst werden sollen ist jedoch nicht konkret geregelt. Es gibt jedenfalls vielfältige Möglichkeiten dafür, wie zum Beispiel Online Zeiterfassungssysteme, biometrische Systeme, Apps oder auch das Führen von Stundenlisten per Excel. Viele Unternehmen greifen in einem ersten Schritt auf die Zeiterfassung per Excel zurück, entweder weil Sie andere Alternativen nicht kennen oder weil Excel in anderen Unternehmensbereichen schon lange eingesetzt wird.

Wir haben eine kostenlose Excel-Vorlage für Sie vorbereitet, mit der Sie Ihre Arbeitszeit erfassen können. Die Zeiterfassung per Excel zu führen ist natürlich vollkommen legal und Excel selbst auch „kostenlos“. Allerdings ist das keineswegs die effizienteste oder die wirtschaftlichste Methode um die Arbeitsstunden der Mitarbeiter festzuhalten.


1. Excel Vorlage vs Elektronische Zeiterfassung

Zeiterfassung per Excel Vorlage ist meist dann ein Thema, wenn Excel im Unternehmen bereits in anderen Bereichen eingesetzt wird und sich dort vielleicht bewährt hat. Aufgrund unserer Erfahrung mit mehr als 1500 Kunden weltweit können wir aber sagen, dass ein Online Zeiterfassungssystem im Endeffekt die weitaus besser Wahl im Vergleich zur Excel Tabelle ist. Sehen wir uns an warum.

1.1 Online Zeiterfassung oder Excel, was ist günstiger?

Ein entscheidender Faktor bei der Wahl der Zeiterfassung sind die Kosten. Als erfolgreicher Unternehmer möchte man selbstverständlich eine möglichst kostengünstige Lösung finden. Auf den ersten Blick kann Excel hier natürlich punkten, eine Excel Tabelle kann kostenlos genutzt werden. Allerdings ist neben den Kosten für das Tool selbst immer auch der Ressourcenaufwand zu berücksichtigen, der für die Administration anfällt. Dann sieht die Sache nämlich schon wieder ganz anders aus.

Alleine der Zeitaufwand für jeden Mitarbeiter, der seine Zeiten manuell in die Excel Tabelle eintragen muss, ist enorm. Ganz zu schweigen von den vielen Stunden, die jemand dann noch investieren muss, um die Excel Datei aktuell zu halten, alles zu kontrollieren, Salden manuell auszurechnen und ins nächste Monat zu übertragen. Von der Fehleranfälligkeit dieser Methode wollen wir gar nicht erst anfangen zu reden.

Insgesamt ist eine Online Zeiterfassung deutlich günstiger als das händische Eintragen von Arbeitszeiten in eine Excel Tabelle – vor allem weil es sehr viel Zeit und damit letztlich Geld spart. Einige unsere Kunden haben mit der Online Zeiterfassung 80% Zeitersparnis bei der Administration. Zeit, die in die Kernaufgaben des Unternehmens investiert werden kann und dadurch Gewinne bringt.

Davon profitieren unsere Kunden

Wir haben 80% Zeitersparnis bei der Erfassung und der Nachkalkulation.
Christian Cizek, EFG Turbinen- und Kraftwerksanlagenbau


1.2 Funktionsvergleich

Die Kosten für eine Zeiterfassungslösung sind nicht der alleinige entscheidende Faktor. Selbstverständlich spielt auch die Funktionalität einer Lösung eine wichtige Rolle. Vergleichen wir also die Funktionen einer kostenlosen Exel-Vorlage mit den Funktionen einer Online Zeiterfassung wie timr.

1.2.1 Personalisierbarkeit und Anpassungsmöglichkeiten

Für das Führen von Arbeitszeitaufzeichnungen sind die Funktionen von Excel in der Tat sehr begrenzt. Es ist jedenfalls möglich damit eine einfach Liste mit Aufzeichnungen zu führen. Was jedoch, wenn es in Ihrem Unternehmen verschiedene Arbeitszeitmodelle gibt?
Eine Anpassung der Excel Tabelle ist in diesem Fall bereits wieder mit erheblichem Aufwand verbunden. Sie müssen entweder selbst Zeit in das Bearbeiten der Excel Datei investieren oder einen Mitarbeiter extra dafür abstellen.

Im Gegensatz dazu lässt sich eine elektronische Zeiterfassung wie timr in wenigen Minuten personalisieren. Verschiedene Arbeitszeitmodelle mit unterschiedlichen Sollstunden, automatische Pausen oder auch Feiertagskalender können in wenigen Minuten konfiguriert und jederzeit angepasst werden. Wenn Sie einmal mit so einem System gearbeitet haben, werden Sie Excel ganz bestimmt nicht vermissen.

Möchten Sie die timr Online Zeiterfassung mit allen Funktionen 30 Tage lang gratis testen?


1.2.2 Urlaubserfassung und Urlaubskonto

Die Urlaubserfassung mit Excel ist ein schwieriges Thema. Natürlich lassen sich Urlaubstage ebenfalls in eine Excelliste eintragen, aber auch hier müssen Sie wieder extra Zeit aufwenden, um den Überblick über das Urlaubskonto der einzelnen Mitarbeiter halbwegs zu bewahren. Eine Ressourcenverschwendung mehr, die nicht notwendig ist und noch dazu da eine unübersichtliche Excelliste ganz sicher regelmäßig zu Frustration führt.

Mit einer Online Zeiterfassung müssen Sie sich über die Administration der Urlaubskonten Ihrer Mitarbeiter keine Gedanken mehr machen. Ist der Urlaubsanspruch einmal hinterlegt und der passende Feiertagskalender zugewiesen, wird das Urlaubskonto automatisch geführt. Wenn Sie oder die Mitarbeiter wissen wollen, wie viel Urlaub bereits verbraucht wurde und wie viel noch übrig ist, müssen Sie sich nicht erst hinsetzten und zu rechnen anfangen. Sie können den aktuellen Stand am Urlaubskonto jederzeit einfach einsehen.

1.2.3 Aktueller Stundensaldo und Stundenstand

Ein großer Nachteil der Zeiterfassung mit Excel ist der große Aufwand, den Sie betreiben müssen, um den Stundensaldo der einzelnen Mitarbeiter aktuell zu halten und die Salden in den nächsten Monat zu übertragen. Verzögerungen beim Monatsabschluss sind da vorprogrammiert. Ein schneller Blick zwischendurch auf den aktuellen Stundenstand ist in Excel sowieso nicht wirklich möglich.

Ein Online Zeiterfassungssystem bietet hier klare Vorteile. Der Stundensaldo wird vom System automatisch geführt. Somit ist jederzeit klar, wie viele Stunden bereits gearbeitet wurden und ob ein Mitarbeiter bereits im Plus oder noch im Minus ist – und zwar ohne lange herumrechnen zu müssen. Sollte ein Mitarbeiter einmal vergessen haben seine Arbeitszeit einzutragen, gibt es einen automatischen Hinweis. Am Ende des Monats ist der Stundenzettel dann per Knopfdruck erstellt und steht gleich als fertiges PDF zur Verfügung.


1.2.4 Apps für die mobile Zeiterfassung von unterwegs

Für Firmen, die Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen, ist Zeiterfassung besonders wichtig, um über alle geleisteten Stunden den Überblick zu behalten. Hier nimmt sich Excel praktisch komplett aus dem Rennen.

Stellen Sie sich einen Elektriker vor, der seine Arbeitszeit abends am PC in seine Exceltabelle einträgt. Wie genau wird er sich wohl noch daran erinnern können, wann er wo gearbeitet hat und vor allem woran? Ein gewissenhafter Mitarbeiter wird deshalb vielleicht seine Arbeitszeiten unterwegs händisch auf einen Zettel notieren. Die daraus resultierende Zettelwirtschaft ist aber umso schlimmer – für den Mitarbeiter selbst und auch für Sie als Chef.

Moderne Zeiterfassungssystem bieten daher Apps für die mobile Zeiterfassung von unterwegs an. Damit haben die Mitarbeiter im Prinzip Ihre Stechuhr in der Hosentasche dabei. Wenn sie zu arbeiten beginnen, drücken sie einmal kurz Start. Mit dem Ende der Arbeit wird kurz gestoppt. Alle erfassten Zeiten werden automatisch mit dem dazugehörigen Webserver synchronisiert und fertig.

Apps zur Zeiterfassung >

timr zeiterfassung apps

1.2.5 Projektzeit und Auftragszeiten

Wenn Sie als Unternehmer Kundenaufträge oder Projekte betreuen, dann ist die Frage wie viel Zeit Sie in diese einzelnen Aufträge investieren für Sie bestimmt besonders wichtig. In dieser Hinsicht entfalten digitale Zeiterfassungssysteme wie timr erst so richtig ihr Potenzial. Mit timr können Sie nicht nur den Zeitaufwand je Kunde, Auftrag oder Projekt erfassten. Sie haben auch die Möglichkeit Stundensätze und Projektbudgets zu definieren und können sich Budgetwarnungen einrichten. Darüber hinaus erstellen Sie Berichte für einzelne Kunden oder Aufträge mit nur einem Klick. Für den Nachweis beim Kunden gibt es sogar die Option einer GPS Positionserfassung. Möglichkeiten, die Excel nicht bieten kann.


Eine Zeiterfasssungssoftware reduziert den Verwaltungsaufwand um ein Vielfaches und bietet zudem bessere und vielfältigere Funktionen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern!


2. Kostenlose Excel Vorlage für die Zeiterfassung

Sollten Sie trotz aller Nachteile Excel für Ihre Zeiterfassung verwenden wollen, haben wir eine kostenlose Vorlage für Sie vorbereitet.

Die Vorlage ist einfach zu verwenden, allerdings müssen Sie Zeit dafür aufbringen, die Vorlage für jeden Monat anzupassen und zu verwalten. Die Mitarbeiter tragen grundsätzlich Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit einschließlich aller Pausen händisch in die Exceltabelle ein. Es ist außerdem möglich die Art der Arbeit festzuhalten und eine Beschreibung, zum Beispiel für Urlaub oder sonstige Abwesenheiten.

Excel Vorlage Tagesansicht

Am Monatsende müssen Sie alle Arbeitsstunden, Urlaubstage und Überstunden summieren und bei Bedarf noch Zeiten nachtragen oder ergänzen. Danach können Sie die Excelliste ausdrucken und dem Mitarbeiter zur Unterschrift vorlegen.

Vergessen Sie nicht die Stundenzettel der Mitarbeiter entsprechend der gesetzlichen Fristen aufzubewahren.


Excel Vorlage Zusammenfassung

Kostenlose Excel Vorlage für die Zeiterfassung herunterladen

3. Was, wenn das Arbeitsinspektorat kommt?

Im Falle einer Inspektion ist es ratsam die Stundenzettel der Mitarbeiter schnell bei der Hand zu haben und eine übersichtliche sowie lückenlose Dokumentation vorweisen zu können.

Ein Online Zeiterfassungssystem ist hier natürlich ein Qualitätsmerkmal und schafft von vornherein Vertrauen, da digitale Systeme nicht so leicht manipuliert werden können wie zum Beispiel eine Excelliste.

Bei Verwendung einer digitalen Zeiterfassung können Sie außerdem auch sicher sein, dass alle Unterlagen auf dem aktuellsten Stand sind. Mit timr haben Sie sogar die Zeiten des aktuellen Tages zur Hand und können diese vorweisen.

Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten können streng geahndet werden!

Möchten Sie die timr Online Zeiterfassung mit allen Funktionen 30 Tage lang gratis testen?

Was ist Ihre Meinung dazu?

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihre Kommentardaten verarbeitet werden .