Arbeitszeiterfassung im Außendienst: Was gilt in Deutschland?
Die Arbeitszeiterfassung in Deutschland ist nicht nur Pflicht, sondern dient auch dem Schutz der Arbeitnehmer.
Gerade im Außendienst hilft eine genaue und lückenlose Dokumentation dabei, die gesetzliche Höchstarbeitszeit einzuhalten und Überstunden zu vermeiden.
Doch was genau zählt im Außendienst eigentlich zur Arbeitszeit? Und wie lassen sich die Arbeitsstunden am besten erfassen?
In diesem Artikel erfahren Sie, was bei der Arbeitszeit im Außendienst in Deutschland gilt, wie mobile Zeiterfassung funktioniert und was dabei zu beachten ist.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist Außendienst?
Außendienst ist eine Form der Arbeitsorganisation, bei der Mitarbeiter ihre Arbeitsleistung vorwiegend außerhalb des örtlichen Betriebs erbringen.
Ihre Hauptaufgaben umfassen zum Beispiel:
- Akquise neuer Kunden
- Betreuung von Bestandskunden
- Verkaufsgespräche
- Beratung zu angebotenen Produkten oder Dienstleistungen
Von den Außendienstmitarbeitern sind die Handelsvertreter abzugrenzen.
Beide sind zwar im Außendienst tätig, unterscheiden sich aber arbeitsrechtlich voneinander:
- Außendienstmitarbeiter sind fest in einem Unternehmen angestellt und unterliegen den Weisungen ihres Vorgesetzten in Bezug auf Arbeitszeit, Reiseroute und Tätigkeiten.
- Handelsvertreter hingegen sind als selbstständig Gewerbetreibende tätig und können ihre Arbeitszeiten sowie Tätigkeiten frei bestimmen. Für sie gilt das Handelsgesetzbuch.
2. Was gilt als Arbeitszeit im Außendienst?
Grundsätzlich zählen kundenbezogene Fahrzeiten im Außendienst zur Arbeitszeit.
Denn: Außendienstmitarbeiter können ihre Tätigkeit ohne Fahrten nicht erbringen.
Außerdem kann der Arbeitnehmer während den Fahrten seine Zeit nicht frei nutzen und unterliegt den Weisungen des Arbeitgebers. Dieser kann zum Beispiel die Reihenfolge der Kundenbesuche ändern oder neue Termine hinzufügen.
Aus diesen Gründen gelten diese Wegezeiten im Außendienst in der Regel als Arbeitszeit.
Achtung
Wenn Außendienstmitarbeiter mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind und keine konkreten Aufgaben auf Anweisung des Arbeitgebers erledigen, gelten diese Fahrten in der Regel nicht als Arbeitszeit.
Der Grund dafür: Die Fahrten können für private Zwecke genutzt werden, wie zum Lesen oder Schlafen.
2.1. Wegezeiten zwischen Wohnort und Kunde
Bei Homeoffice:
Wenn Außendienstmitarbeiter im Homeoffice arbeiten und von dort zu Kundenterminen fahren, zählen diese Fahrten zur Arbeitszeit.
Dies gilt auch für die Rückfahrt vom letzten Kundenbesuch zum Homeoffice.
Bei einem betrieblichen Arbeitsplatz:
Wenn der Arbeitgeber eine Direktfahrt vom Wohnort zum Kunden bei Außendienstmitarbeitern mit einem betrieblichen Arbeitsplatz anordnet, zählt dies ebenfalls zur Arbeitszeit.
Ohne eine solche ausdrückliche Weisung hingegen ist die Beurteilung nicht so einfach – hier fehlt bislang eine klare Rechtsprechung.
2.2. Fahrzeiten zwischen Unternehmen und Kunde
Die Fahrten vom Unternehmen zum Kunden oder umgekehrt zählen als Arbeitszeit.
2.3. Wegezeiten zwischen Wohnort und Unternehmen
Die Wegezeiten zwischen dem Wohnort des Mitarbeiters und dem Unternehmen gehören nicht zur Arbeitszeit.
Sie zählen als Privatsache und somit zur Ruhezeit.
In diesem Fall beginnt die Arbeitszeit erst mit der Aufnahme der Arbeit im Betrieb.
2.4. Fahrzeiten zwischen einzelnen Kunden
Die Fahrten von Kunde zu Kunde gelten als Arbeitszeit.
Gut zu wissen
Ob Fahrzeiten zur Arbeitszeit zählen, hängt auch davon ab, wie die Einsatzroute festgelegt wird (z. B. bei Servicetechnikern).
- Gibt der Arbeitgeber die Route inkl. des ersten und letzten Termins am Tag vor, zählt die Fahrt dorthin als Arbeitszeit.
- Wenn der Mitarbeiter hingegen seine Route eigenständig plant, gilt die Fahrt zum ersten Termin hin und vom letzten Termin nach Hause in der Regel nicht als Arbeitszeit.
In der Praxis finden sich zudem Regelungen in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen, was die Vergütung betrifft. Hier gibt es etwa bezahlte Pauschalen für An- und Abfahrten (z. B. 30 Minuten). Diese Zeiten gelten zwar als vergütet, sind aber dann nicht als Arbeitszeit anzusehen.
3. Müssen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit im Außendienst erfassen?
Auch im Außendienst müssen Arbeitnehmer in Deutschland ihre Arbeitszeiten erfassen.
Dies schreibt das EuGH-Urteil von 2019 vor, mit dem die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für die EU-Mitgliedsstaaten beschlossen wurde (C-55/18). 2022 wurde dies dann mit dem BAG-Urteil für Unternehmen in Deutschland bestätigt (1 ABR 22/21).
Allerdings sind entsprechende nationale Gesetze mit den konkreten Rahmenbedingungen zur Zeiterfassung noch ausständig (Stand: April 2025).
4. Worauf ist bei der Zeiterfassung im Außendienst zu achten?
4.1. Regelungen aus dem Arbeitszeitgesetz
Vor allem bei Mitarbeitern im Außendienst ist eine genaue Zeiterfassung wichtig.
Denn: Fahrzeiten im Außendienst gelten in vielen Fällen als Arbeitszeit. Dadurch kann die gesetzlich zulässige Höchstarbeitszeit schnell erreicht werden.
Diese ist in Deutschland auf maximal 8 Stunden pro Werktag begrenzt (vgl. § 3 ArbZG).
In Ausnahmefällen kann die tägliche Höchstarbeitszeit auf bis zu 10 Stunden verlängert werden. Allerdings muss dann ein Ausgleich stattfinden. Demnach darf die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit über einen Zeitraum von 6 Monaten nicht mehr als 8 Stunden betragen.
Zusätzlich dazu gelten auch im Außendienst die gesetzlichen Pausenzeiten:
- Arbeitnehmer dürfen nicht länger als 6 Stunden ohne Pause arbeiten. Dabei sind Wegezeiten grundsätzlich einzurechnen (vgl. § 4 ArbZG).
- Zwischen zwei aufeinanderfolgenden Arbeitseinsätzen müssen Mitarbeiter eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden einhalten (vgl. § 5 ArbZG).
4.2. Aktive vs. passive Reisezeit
Bei der Zeiterfassung im Außendienst ist außerdem darauf zu achten, ob es sich um eine aktive oder passive Reisezeit handelt.
Aktive Reisezeit liegt vor, wenn der Mitarbeiter selbst ein Auto lenkt – etwa bei der vom Arbeitgeber angeordneten Fahrt mit dem PKW zu einem Kundentermin.
Diese Zeit zählt in der Regel vollständig als Arbeitszeit, da der Mitarbeiter dabei keine Möglichkeit hat, privaten Interessen nachzugehen.
Passive Reisezeit beschreibt Situationen, in denen der Mitarbeiter mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder als Beifahrer reist und währenddessen keine konkreten Aufgaben vom Arbeitgeber zu erledigen hat.
In solchen Fällen kann die Reisezeit als Ruhezeit gewertet werden.
Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber Aufgaben vorgibt, die der Mitarbeiter während der Reisezeit zu erfüllen hat. Dann gilt auch diese Zeit als Arbeitszeit.
Achtung
Wird die passive Reisezeit als Arbeitszeit gewertet, dann sind auch die Schutzrechte zur Arbeitszeit einzuhalten (Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit).
5. Wie können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit im Außendienst am besten erfassen?
Ausgedruckte Stundenzettel, Excel-Tabellen oder digitale Zeiterfassung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeit im Außendienst erfassen können.
Doch gerade für Arbeitnehmer, die beruflich viel unterwegs sind, bringt eine mobile Zeiterfassung per App auf dem Handy oder Tablet klare Vorteile:
- Flexibel von überall zugänglich
- Start/Stopp-Erfassung der Arbeitszeiten in Echtzeit
- Reduziert manuelle Übertragungsfehler (z. B. von ausgedruckten Stundenzettel in Excel-Tabellen)
- Transparente Abrechnung von Arbeitszeiten
- Zentrale Kontrolle und Auswertung aller Daten
5.1. Für welche Tätigkeiten eignet sich die mobile Zeiterfassung?
Mobile Zeiterfassungssysteme sind besonders für Beschäftigte geeignet, die außerhalb des örtlichen Betriebs arbeiten und an verschiedenen Standorten tätig sind.
Typische Berufsgruppen sind:
- Techniker
- Dienste für Gebäudereinigung
- Vertriebsmitarbeiter
- Handwerker
- Immobilienmakler
- Kundenberater
5.2. Wie funktioniert die mobile Zeiterfassung im Außendienst?
Die mobile Arbeitszeiterfassung erfolgt über eine App auf dem Smartphone oder Tablet. Außendienstmitarbeiter können damit jederzeit und von überall ihre Arbeitszeiten ein- und ausstempeln.
Außerdem bieten solche Systeme oft spezielle Funktionen an, die besonders für mobile Teams hilfreich sind – wie Monteure, Vertriebsleute oder Handwerker auf Baustellen:
- Zeiterfassung mit GPS: Beim Starten und Stoppen der Arbeitszeit wird automatisch der Standort erfasst.
- Geofencing: Hier wird ein begrenzter Buchungsradius hinterlegt, das Ein- und Ausstempeln ist dann nur mehr innerhalb dieses Bereichs möglich.
- Digitales Fahrtenbuch: Dienstfahrten lassen sich automatisch erfassen – etwa mit der App tour.
Mit timr setzen Sie Zeiterfassung einfach, gesetzeskonform und digital um – perfekt für Mitarbeiter im Außendienst und für mobile Teams.
Jetzt timr gratis testen.
