Zeiterfassung mit GPS: So gelingt der Einsatz im Unternehmen

Haben Sie in Ihrem Betrieb Mitarbeiter, die bei Kunden, auf Baustellen oder an wechselnden Einsatzorten unterwegs sind? Dann kennen Sie vermutlich die Herausforderung, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter so einfach und genau wie möglich zu erfassen.

1. Wie funktioniert Zeiterfassung mit GPS?

Bei der Zeiterfassung mit GPS starten und stoppen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit direkt am Einsatzort (z. B. auf der Baustelle oder beim Kunden). Im selben Moment wird zusätzlich zur Arbeitszeit der Standort aufgezeichnet.

Das Grundprinzip hinter der GPS-Zeiterfassung ist also: Sie verbindet die Zeitbuchung mit einer punktuellen Standortinformation.

Dabei fallen zwei Arten von Daten an:

• Zeitdaten: Wann wurde die Arbeitszeit gestartet und gestoppt?
• Standortdaten: An welchem Ort wurde die Arbeitszeit gestartet und gestoppt?

1.1. Standortpunkt, Geofence und Dauertracking: Das sind die Unterschiede

Im Zusammenhang mit GPS-Zeiterfassung gibt es verschiedene Ansätze, wie der Standort genutzt werden kann.

Dabei tauchen in der Praxis häufig folgende Ansätze auf:

Ansatz	So funktioniert es
Standortpunkt	Der Standort wird nur beim Starten und Stoppen der Arbeitszeit gespeichert.
Geofence	Zeiten können nur innerhalb eines festgelegten Radius gestartet oder gestoppt werden.
Dauertracking	Der Standort wird dauerhaft erfasst, also auch auf den Wegen zwischen Start und Stopp.

Der entscheidende Unterschied: Beim Standortpunkt und beim Geofence spielt der Standort nur im Moment der Aufzeichnung eine Rolle. Wo sich ein Arbeitnehmer während der Arbeit aufhält, wird nicht erfasst.

Dauertracking hingegen bedeutet eine laufende GPS-Überwachung von Mitarbeitern und ist somit nicht mit einer punktuellen GPS-Erfassung gleichzusetzen.

2. Wann ist Zeiterfassung mit GPS sinnvoll?

Zeiterfassung mit GPS ist vor allem dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter an wechselnden Einsatzorten außerhalb des Betriebs arbeiten (z. B. bei Kunden oder auf Baustellen).

Der Vorteil: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit direkt vor Ort erfassen. Der GPS-Standort dokumentiert dabei, wo die Ein- und Ausstempelung erfolgt ist. Das erleichtert die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Einsatzorten, schafft Transparenz für die Abrechnung und reduziert Rückfragen bei der Überprüfung der erfassten Zeiten.

Je nach Branche und Arbeitsorganisation ergeben sich unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten. Die folgenden zwei Beispiele zeigen, wann GPS-Zeiterfassung besonders hilfreich ist und welchen konkreten Nutzen sie bietet.

2.1. Außendienst und mobile Serviceteams

Mitarbeiter im Außendienst und in mobilen Serviceteams sind bei Kundenterminen an wechselnden Einsatzorten tätig.

Bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst bestätigt eine Standortbuchung, dass eine Zeit tatsächlich beim Kunden gestartet und gestoppt wurde.

Auch die Einsatzplanung kann davon profitieren: Als Arbeitgeber sehen Sie, wo ein Mitarbeiter zuletzt seine Arbeitszeit gestartet oder gestoppt hat. Kommt kurzfristig ein Auftrag in der Nähe rein, lässt er sich so ohne langes Herumtelefonieren zuweisen.

2.2. Handwerk und Baustellen

Im Handwerk sind Mitarbeiter auf Baustellen und an unterschiedlichen Aufträgen im Einsatz.

Werden Zeiten auf den jeweiligen Auftrag gebucht, zeigt der Standort, ob die Erfassung auch an der richtigen Baustelle erfolgt ist.

Das unterstützt Plausibilitätsprüfungen und hilft, Fehleingaben zu reduzieren – etwa, wenn eine Zeit versehentlich auf den falschen Auftrag gebucht wurde.

3. Ist Zeiterfassung mit GPS erlaubt?

Ja, Zeiterfassung mit GPS ist in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt.

Standortdaten zählen zu den personenbezogenen Daten. Für ihre Verarbeitung gilt deshalb die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Nach deren Grundsätzen dürfen Sie nur jene Daten erfassen, die für die Zeiterfassung unbedingt notwendig sind. Die Aufzeichnung von Standortdaten kann deshalb in der Regel nur in Ausnahmefällen gerechtfertigt werden.

Ein solcher Fall liegt etwa vor, wenn es zur Erfüllung des Arbeitsvertrags nötig ist oder die Sicherheit von Arbeitnehmern bei gefährlichen Einsätzen schützt.

Möchten Sie eine Zeiterfassung mit GPS im Unternehmen einsetzen, müssen Sie außerdem die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter einholen und eine klare Datenschutzerklärung bereitstellen.

3.1. Datenschutz und Mitarbeiterinformation

Beim Einsatz von GPS ist Transparenz gegenüber den Mitarbeitern besonders wichtig.

Die DSGVO verpflichtet Arbeitgeber, ihre Beschäftigten in einer verständlich darüber zu informieren, welche Daten sie zu welchem Zweck erfassen.

Halten Sie diese Informationen am besten in einer Datenschutzerklärung für Ihre Mitarbeiter fest. Sie sollte vor allem folgende Punkte enthalten:

• Rechtsgrundlage: Auf welcher Grundlage erfassen Sie die Daten?
• Zweck: Wofür nutzen Sie die Standortdaten?
• Umfang und Zeitpunkt: Welche Standortdaten zeichnen Sie auf und wann? (z. B. nur beim Starten und Stoppen der Arbeitszeit)
• Zugriff: Wer kann die Daten einsehen?
• Speicherdauer und Löschung: Wie lange werden die Daten gespeichert und wann werden sie gelöscht?

3.2. Welche Rolle spielt der Betriebsrat?

Wenn Sie eine Zeiterfassung mit GPS einführen möchten und es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht.

Das heißt: Sie müssen den Betriebsrat einbeziehen und eine Betriebsvereinbarung treffen. Die Vorgaben der DSGVO sind dabei einzuhalten.

4. Worauf sollten Sie bei einer GPS-Zeiterfassung achten?

Für eine effektive Kosten-Nutzen-Analyse sollten Sie deshalb prüfen, 

• welche Funktionen die App bietet,
• ob sie offline funktioniert,
• welche Datenschutz-Einstellungen möglich sind
• und mit welchen Kosten sowie welchem organisatorischen Aufwand Sie rechnen müssen.

Worauf es bei diesen Kriterien jeweils ankommt, zeigen die nächsten Abschnitte.

4.1. Die wichtigsten Funktionen einer GPS-Zeiterfassungs-App

Zu den wichtigsten Funktionen einer GPS-Zeiterfassungs-App gehören:

• GPS-Positionserfassung: Der Standort wird beim Starten und Stoppen der Arbeitszeit gespeichert.
• Mobile Zeiterfassung: Mitarbeiter stempeln per App direkt am Einsatzort ein und aus.
• Auftrags- und Projektbezug: Zeiten lassen sich direkt auf Kunden, Aufträge und Projekte buchen (Projektzeiterfassung).
• Projektcontrolling: Sind Projektbudgets und Stundensätze hinterlegt, behalten Sie den aktuellen Projektstand im Blick.
• Abwesenheiten: Neben der Anwesenheit lassen sich auch Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Freizeitausgleich erfassen.
• Erinnerungen: Beschäftigte werden automatisch erinnert, wenn sie vergessen haben, ihre Arbeitszeit zu starten oder zu stoppen.

4.2. Offline-Nutzung

Gerade für mobile Teams ist die Offline-Fähigkeit ein wichtiges Kriterium. Denn im Außendienst haben Mitarbeiter oft schlechten oder auch gar keinen Empfang.

Mit einer offlinefähigen App erfassen Beschäftigte ihre Zeiten so trotzdem. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die erfassten Zeiten automatisch übertragen.

4.3. Datenschutz und technische Einstellungen

Damit GPS nur so eingesetzt wird, wie es Ihr Zweck erfordert, sollte die App passende Einstellungsmöglichkeiten bieten.

Prüfen Sie daher folgende Punkte:

• Lässt sich die Standorterfassung gezielt einschalten? Also nur dort, wo sie für Ihren Zweck nötig ist?
• Wird der Standort nur beim Starten und Stoppen der Arbeitszeit aufgezeichnet und nicht dauerhaft?
• Lässt sich Geofence einrichten, sodass Zeiten nur innerhalb eines definierten Radius gestartet oder gestoppt werden können?
• Ist klar geregelt, wer die Standortdaten einsehen kann? (z. B. nur Administratoren und Teamleitungen)

4.4. Kosten und organisatorischer Aufwand

Die Kosten einer digitalen Zeiterfassung sind vor allem für kleinere Betriebe ein entscheidender Faktor.

Dabei gibt es große Unterschiede: Komplexe Systeme mit umfangreichen Funktionen sind meist teurer. Daneben gibt es jedoch auch einfachere Lösungen, die für kleinere Unternehmen erschwinglich sind.

Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass Zeiterfassungs-Apps meistens eine kostengünstige Variante darstellen. Gegenüber Lösungen mit zusätzlicher Hardware haben sie mehrere Vorteile:

• Die App wird auf einem vorhandenen Smartphone installiert. Es sind keine extra Geräte und Hardware nötig.
• Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung übernimmt in der Regel der Anbieter. Die Kosten dafür sind auch im Preis enthalten.
• Üblich ist ein Abo-Modell, sodass keine große Summe auf einmal anfällt.

Neben den Kosten sollten Sie auch den organisatorischen Aufwand realistisch einschätzen. Klären Sie dafür vorab:

• Nutzerzahl: Wie viele Mitarbeiter sollen die App nutzen?
• Smartphones: Haben die Beschäftigten bereits Handys oder müssen Geräte angeschafft werden?
• Einrichtung: Welche Daten müssen angelegt werden? (z. B. Kunden, Aufträge oder Projekte)
• Schulung: Wie viel Einarbeitung brauchen Mitarbeiter und Vorgesetzte?
• Administration: Wer betreut die App im laufenden Betrieb?

5. GPS-Zeiterfassung erfolgreich im Unternehmen einführen

In der Praxis bewährt sich folgender Ablauf, um eine GPS-Zeiterfassung im Unternehmen erfolgreich einzuführen:

1. Klären Sie, wofür Sie GPS nutzen möchten und welcher Ansatz dazu passt, also z. B. eine punktuelle Standortbestimmung oder zusätzlich Geofence.
2. Prüfen Sie, ob der Einsatz von GPS für Ihren Zweck gerechtfertigt ist. Gibt es einen Betriebsrat in Ihrem Unternehmen, beziehen Sie ihn frühzeitig ein und treffen Sie eine Betriebsvereinbarung.
3. Legen Sie fest, wer Zugriff auf die Standortdaten hat und wann diese gelöscht werden.
4. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, stellen Sie eine Datenschutzerklärung bereit und holen Sie die Einwilligung Ihrer Beschäftigten ein.
5. Testen Sie die App zunächst im kleineren Rahmen, bevor Sie diese im ganzen Unternehmen einsetzen.
6. Holen Sie nach dem Testlauf Feedback von Ihren Mitarbeitern ein und passen Sie Einstellungen oder Abläufe bei Bedarf an.
7. Führen Sie die GPS-Zeiterfassung anschließend im gesamten Unternehmen ein.

5.1. Der Erfolg steht und fällt mit den Mitarbeitern

Eine Zeiterfassung mit GPS funktioniert nur, wenn die Mitarbeiter sie mittragen und im Arbeitsalltag auch tatsächlich nutzen.

Gerade die Verwendung von GPS-Ortung kann bei manchen Arbeitnehmern Vorbehalte hervorrufen. Mitarbeiter befürchten beispielsweise, dass ihr Arbeitgeber jederzeit nachvollziehen kann, wo sie sich aufhalten, wie lange sie an einem Einsatzort bleiben oder welche Wege sie zurücklegen. Fühlen sich Mitarbeiter überwacht oder kontrolliert, kann das die Akzeptanz der digitalen Zeiterfassung deutlich verringern.

Dem können Sie aber entgegenwirken, indem Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an einbeziehen. Erklären Sie dabei offen, warum Sie GPS einsetzen, was genau erfasst wird und was nicht.

Ein einfacher Vergleich kann helfen, mögliche Bedenken auszuräumen: Wird der GPS-Standort nur beim Ein- und Ausstempeln erfasst, funktioniert das Prinzip ähnlich wie bei einer klassischen Stechuhr im Betrieb. Der Unterschied: Mitarbeiter können sich direkt an ihrem jeweiligen Einsatzort einstempeln, ohne dafür erst zum Firmenstandort fahren zu müssen.

Vorteile	Grenzen
Leistungsnachweis: Gebuchte Zeiten lassen sich dem Kunden zuordnen, bei dem gearbeitet wurde.	Kein Tätigkeitsnachweis: Der Standort zeigt, wo gebucht wurde, aber nicht, was gearbeitet wurde.
Plausibilität: GPS-Daten unterstützen Plausibilitätsprüfungen und reduzieren Fehleingaben.	Keine lückenlose Absicherung: GPS zeigt nur, wo die Arbeitszeit gestartet und gestoppt wurde. Fehlbuchungen lassen sich damit nicht vollständig ausschließen.
Einsatzplanung: Als Arbeitgeber sehen Sie, bei welchem Kunden Ihr Mitarbeiter zuletzt gebucht hat, und können Aufträge gezielter zuweisen.	Akzeptanz: GPS-Ortung kann im Team Skepsis auslösen und erfordert offene Kommunikation.
Nachweis für Mitarbeiter: Arbeitnehmer können ihre erbrachte Leistung gegenüber Arbeitgeber und Kunden belegen.	Vorarbeit: Zweck und Rechtsgrundlage müssen geprüft werden, ein Betriebsrat ist ggf. einzubeziehen. Hinzu kommen Einrichtung und Schulung.

7. Häufige Fragen zur GPS-Zeiterfassung

Startet die Arbeitszeit bei Geofence automatisch?

Nein. Geofence legt nur fest, dass Zeiten innerhalb eines definierten Radius gestartet oder gestoppt werden dürfen. Die Mitarbeiter müssen aber weiterhin ihre Zeiten selbst buchen.

Können Mitarbeiter die Zeiterfassungs-App auf ihrem privaten Smartphone nutzen?

Technisch ist das möglich. Ob und unter welchen Bedingungen Arbeitnehmer dafür ihr privates Gerät jedoch verwenden, sollten Sie vorab klären und in Ihren internen Regeln festlegen.

Ersetzt die Zeiterfassung mit GPS ein Fahrtenbuch?

Nein. Bei einer punktuellen Zeitbuchung werden nur die Standorte beim Starten und Stoppen der Arbeitszeit gespeichert, keine Fahrten oder Strecken. Für die Erfassung von Fahrten ist ein eigenes Fahrtenbuch notwendig.