Mobile Zeiterfassung mit GPS – Alle Infos für einen erfolgreichen Einsatz in Ihrer Firma
Haben Sie einen Betrieb mit mobilen Mitarbeitern, die draußen bei den Kunden unterwegs sind? Dann stehen Sie sicher ebenfalls vor der Herausforderung die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter so einfach und genau wie möglich zu erfassen.
Zeiterfassung per GPS ist dafür eine perfekte Lösung. In Kombination mit einer genauen Positionsbestimmung kann die geleistete Arbeitszeit dem Standort des Kunden zugeordnet und in Folge ein transparenter Leistungsnachweis erbracht werden. Eine mobile GPS Zeiterfassung mit den richtigen Funktionen bietet Ihnen daher viele Vorteile.
Inhaltsverzeichnis
1. Wichtige Funktionen einer GPS Zeiterfassung
Eine Zeiterfassung mit GPS ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn Ihre Mitarbeiter damit alle für Ihr Unternehmen relevanten Daten erfassen können. Für eine effektive Kosten-Nutzen-Analyse sollten Sie daher abklären, ob folgende Funktionen zur Verfügung stehen.
1.1. Auftragszeiterfassung für die Leistungsverrechnung
Eine wichtige Funktion ist die Dokumentation erbrachter Leistungen für den Kunden. Dabei ist es wichtig Zeiten in Echtzeit und digital direkt auf Kunden, Aufträge und Projekte buchen zu können. So ersparen Sie sich das mühsame Übertragen von handschriftlichen Stundenzetteln. Erfasste Zeiten können jederzeit ausgewertet und abgerechnet werden – und das minutengenau.
1.2. Positionserfassung für mehr Transparenz und bessere Disposition
Ein entscheidender Vorteil ist es, wenn die Zeiterfassung per App vor Ort beim Kunden mit einer Positionserfassung beim Starten und Stoppen kombiniert werden kann. Damit können Sie einerseits besser disponieren und Mitarbeitern Aufträge ohne langes Herumtelefonieren zuweisen, andererseits haben Sie dadurch auch einen Nachweis dem Kunden gegenüber. Generell haben Sie dadurch mehr Transparenz, womit Missbrauch und Manipulation ausgeschlossen wird.
Standorterfassung für die Mitarbeiter im Außendienst
1.3. Anwesenheit und Urlaubserfassung
Neben der Leistungserfassung für den Kunden ist das Buchen von Anwesenheit und Abwesenheiten wie Urlaub, Krankenstand oder Zeitausgleich für die firmenintere Lohnverrechnung wichtig. Eine gute GPS Zeiterfassung per App ermöglicht den Mitarbeitern einfach und ressourcensparend ein- und auszustempeln. Kein Papierkram, kein lästiges Nachtragen – einfach Starten und Stoppen. Als Vorgesetzer haben Sie alle relevanten Stunden so gleich digital am PC zur Verfügung und können den Stundenzettel der Mitarbeiter per Knopfdruck erstellen.
1.4. Offline Erfassung für den Außendienst in Gegenden mit schlechtem Empfang
Gerade Mitarbeiter, die im Außendienst vor Ort bei den Kunden unterwegs sind, haben oft schlechten oder auch gar keinen Empfang. Eine gute mobile Zeiterfassungslösung bietet dafür offlinefähige Apps an. Damit erfassen die Mitarbeiter auch ohne Empfang Ihre Zeiten vor Ort. Sobald wieder Empfang vorhanden oder WLAN verfügbar ist, werden die erfassten Zeiten automatisch übertragen.
1.5. Automatische Erinnerung der Mitarbeiter
Ein Zeiterfassungssystem mit Mehrwert erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag und nimmt Ihnen Aufgaben ab. So werden Mitarbeiter zum Beispiel automatisch erinnert, wenn Sie vergessen haben Ihre Arbeitszeit zu starten oder zu stoppen.
1.6. Projektbudgets hinterlegen und überwachen
Im besten Fall unterstützt Ihre Online Zeiterfassung Sie auch beim Projektcontrolling. Wenn Sie Projektbudgets und Mitarbeiter Stundensätze hinterlegen können, haben Sie jederzeit Einblick in den aktuellen Projektstand. Damit haben Projektleiter die Möglichkeit bei Bedarf noch während des laufenden Projekts korrigierend einzugreifen um einen positiven Abschluss zu erzielen. Andererseits sind auch die Mitarbeiter so in der Lage Mikroentscheidungen zu treffen und können leichter abschätzen, wie viel Zeit zum Beispiel noch für abschließende Detailarbeiten bleibt.
2. Mobile Zeiterfassung mit GPS – welche Vorteile habe ich?
Viele mobile Zeiterfassungssysteme bieten heute bereits die Möglichkeit der GPS Positionserfassung. Dabei wird bei Beginn und Ende der Tätigkeit die Position mit gespeichert. Das bietet natürlich einige Vorteile – für den Arbeitgeber aber auch für den Mitarbeiter.
2.1. Optimierung der Abläufe
Gerade für Betriebe, die Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen, ist es eine Herausforderung die Arbeit für verschiedene Projekte und Kunden an den unterschiedlichsten Standorten bestmöglich zu koordinieren.
Wenn die Mitarbeiter über ein mobiles Zeiterfassungssystem mit Erfassung der GPS-Standortdaten verfügen, kann der Unternehmer Abläufe optimieren, da er immer den Überblick darüber hat, wo welcher Mitarbeiter gerade unterwegs ist. Das ist vor allem für Handwerksunternehmen und im Kundendienst wichtig. Stellen Sie sich beispielsweise vor der Lift bleibt in einem Gebäude stecken und die zuständige Montagefirma muss die eingeschlossenen Personen so schnell wie möglich befreien. In so einem Fall kann der Unternehmer, ohne erst lange herumtelefonieren zu müssen, sofort den nächstgelegenen Mitarbeiter hinschicken.
Die timr Zeiterfassung ist ein modernes Zeiterfassungssystem, mit zentraler Verwaltung sowie Live-Überblick und entspricht damit besonders gut den Anforderungen an eine Zeiterfassungslösung, die auch im Außendienst eingesetzt wird. Testen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern und Monteuren im Außendienst und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen einer Zeiterfassung mit GPS-Standorterfassung.
2.2. Nachweis erbrachter Leistungen gegenüber dem Kunden
Zeiterfassung mit GPS Positionserfassung ermöglicht es Ihnen auch jede erbrachte Leistung einwandfrei nachweisen und dem Kunden alle Arbeitszeiten auch vorlegen zu können. Wann und wo welche Arbeit geleistet wurde, ist eindeutig erfasst und kann auf der Rechnung für den Kunden detailliert aufgelistet werden.
2.3. Nachweis erbrachter Leistungen der Mitarbeiter gegenüber dem Arbeitgeber
Der Mitarbeiter selbst kann mittels GPS Positionserfassung unumstößlich seine erbrachten Leistungen nachweisen. Wie bei einer physischen Stechuhr wird damit auch unterwegs der Ort zu Arbeitsbeginn und Arbeitsende festgehalten. Das Aufzeichnen der Arbeitszeiten per mobiler Zeiterfassung mit GPS hat außerdem den Vorteil, dass diese Standort-Information des Mitarbeiters auch für andere Themen wie die Einsatzplanung verwendet werden kann. Zeiterfassung mit GPS bringt damit Vorteile für den Unternehmer wie auch den Mitarbeiter.
2.4. Besseres Controlling
Eine genaue Leistungsdokumentation unterstützt Sie beim firmeninternen Projektcontrolling. Aktuelle Daten erlauben eine tägliche Kontrolle. Sie haben jederzeit Einblick in den aktuellen Stand des Projekts und können so proaktiv handeln. Wenn zusätzlich mit Projektbugets und Stundensätzen gearbeitet wird, ist es besonders leicht Abweichungen im Projektverlauf festzustellen, Korrekturmaßnahmen zu treffen und so Projektziele und -kosten einzuhalten.
2.5. Schnelle und effiziente Nachkalkulation
Um kosteneffizient arbeiten zu können ist eine genaue Nachkalkulation bei Projekten wichtig. Bei Verwendung einer mobilen Zeiterfassung vor Ort beim Kunden sind alle Zeiten sofort erfasst, direkt im System gespeichert und können sofort nach Projektende abgerufen werden. Sie müssen die Stunden Ihrer Mitarbeiter also nicht extra digitalisieren und sind in der Lage auf Knopfdruck alle notwendigen Daten für die Nachkalkulation abzurufen.
3. Zeiterfassung mit GPS – Potenzielle Hürden digitaler Zeiterfassung
Veränderungen und Umstellungen im laufenden Betrieb sind auf den ersten Blick eine Herausforderung. Viele vermeintliche Hürden lassen sich jedoch leicht entkräften. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetung ist Information und Kommunikation.
3.1. Akzeptanz der Mitarbeiter
Ein wichtiger Faktor bei der Verwendung von mobiler Zeiterfassung mit GPS sind die Mitarbeiter. Nur wenn diese eine solche Lösung mittragen und auch tatsächlich im Arbeitsalltag verwenden, ist eine erfolgreiche Umsetzung möglich. In der Regel ruft vor allem die Verwendung von GPS Ortung bei manchen Mitarbeitern Skepsis und ein ungutes Gefühl hervor.
Die Angst vor ungerechtfertigter Überwachung und Kontrolle kann dazu führen, dass der Einsatz der Zeiterfassung nicht zufriedenstellend funktioniert. Dem können Sie aber entgegenwirken, wenn die Entscheidung für eine Zeiterfassungslösung von Anfang an unter Einbeziehung der Mitarbeiter erfolgt und Sie offen kommunizieren, was zu welchem Zweck erfasst wird.
Dabei ist es insbesondere wichtig den Mitarbeitern die Vorteile vor Augen zu halten, von denen sie selbst profitieren: Nachweisbarkeit der eigenen Leistung sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Kunden gegenüber.
Wenn Sie außerdem nur den Standort beim Ein- und Ausstempeln der Zeit erfassen, ist das nicht anders als bei einer physischen Stechuhr am Firmenstandort. Auch das sollten Sie Ihren Mitarbeitern klar kommunizieren und so unnötige Aufregung vermeiden.
Gerade ältere Mitarbeiter haben beim Einsatz von Zeiterfassungs Apps oft Bedenken, weil diese mitunter weniger technikaffin sind und Angst haben damit nicht zurecht zu kommen. Eine gute App ist aber intuitiv und auf einfache Handhabung sowie schnelle Bedienung ausgelegt, gerade weil das Erfassen der Arbeitszeit per App den Aufwand reduzieren soll und sich leicht in den Arbeitsalltag integrieren lassen muss. Wenn Mitarbeiter diese zudem auf einem vertrauten Gerät bedienen können, fällt die Gewöhnung umso leichter. Die passende Zeiterfassungs App überzeugt Ihre Mitarbeiter daher ganz von alleine.
Beim Einsatz von GPS ist die Transparenz gegenüber dem Mitarbeiter sehr wichtig. Wenn GPS Positionserfassung verwendet wird, müssen Sie das den Mitarbeitern auch entsprechend kommunizieren und für die Mitarbeiter muss transparent sein, was wann genau erfasst wird.
3.2. Kann ich mir das als Unternehmen leisten?
Die Kosten einer digitalen Zeiterfassung sind vor allem für kleinere Betriebe ein entscheidender Faktor. Auf die Frage, ob sich kleinere Unternehmen eine solche Zeiterfassung mit GPS leisten können, gibt es aber eine klare Antwort: Ja!
Selbstverständlich spielt dabei eine Rolle, auf welche Zeiterfassungslösung hier die Wahl fällt. Es gibt relativ komplexe Systeme mit umfangreichen Funktionen, die natürlich höherpreisig angeboten werden. Daneben gibt es aber auch eine Vielzahl an einfacheren Lösungen, die auch für kleinere Firmen erschwinglich sind.
Grundsätzlich kann man sagen, dass insbesondere Zeiterfassungs Apps meistens eine kostengünstige Variante darstellen. Einerseits entfallen etwaige Kosten für extra Geräte und Hardware, andererseits sind für den Bertrieb auch keine extra personellen Ressourcen erforderlich. Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung wird in der Regel vom Anbieter der Zeiterfassung übernommen und ist im Preis inkludiert. Außerdem ist bei digitalen Lösungen inzwischen ein Abosystem üblich, was die Anschaffung einer Zeiterfassung leichter finanzierbar macht, da keine großen Summen am Stück locker gemacht werden müssen.
Abgesehen von relativ günstigen Finanzierungsmodellen ist auch der Kosten-Nutzen-Faktor ausschlaggebend. Eine mobile Zeiterfassung mit GPS spart sowohl den Mitarbeitern selbst als auch der Verwaltung enorm viel Zeit.
Die Arbeitszeit kann unmittelbar, schnell und einfach mit Start/Stopp erfasst werden, egal wo die Mitarbeiter gerade sind. Alle Zeiten sind damit sofort digitalisiert und müssen nicht erst händisch nachgetragen werden. Damit sind die erfassten Zeiten auch genauer. In der Verwaltung können die Daten dann sofort weiterverarbeitet werden.
3.3. Funktioniert das auch in meiner Branche?
Je nachdem in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, ergeben sich natürlich unterschiedliche Anforderungen an eine Zeiterfassung. Ein Handwerksbetrieb, dessen Mitarbeiter ständig unterwegs und beim Kunden vor Ort sind, kann mit einer fix verbauten Terminallösung natürlich nichts anfangen. Auch die Daten, die erfasst werden müssen, sind unterschiedlich. Auch das ist aber keine wirkliche Hürde für die Anschaffung einer Zeiterfassung. Vor allem für Zeiterfassung per GPS lässt sich sagen, dass diese besonders gut in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt werden kann.
GPS Zeiterfassung erfolgt normalerweise per App. Die meisten Mitarbeiter verfügen heute bereits über ein Smartphone. Für den Einsatz der Zeiterfassung ist daher nur die Installation einer App am bereits vorhanden Gerät erforderlich. Die Zeiterfassung ist damit überall dabei, egal ob am Firmenstandort oder draußen bei den Kunden. Auch fehlender Empfang oder kein WLAN stellen heutzutage kein Problem mehr dar – eine gute Zeiterfassungs App ist offlinefähig.