Zeiterfassung Pflicht – Aktuelle Rechtslage für 2025
Die Arbeitswelt in Deutschland steht vor einem bedeutenden Wandel. Denn die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung werden sich in den kommenden Jahren deutlich verändern.
Mit dem Koalitionsvertrag 2025 kündigt die Bundesregierung an, die elektronische Zeiterfassung gesetzlich verpflichtend zu machen – ein Schritt, der von vielen längst erwartet wurde.
Für Unternehmen und HR-Abteilungen bedeutet das: Die Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung ist kein Zukunftsthema mehr – sie wird Realität. Arbeitgeber sind gefordert, ihre Prozesse frühzeitig anzupassen, digitale Lösungen zu implementieren und sich auf die kommenden Vorgaben vorzubereiten.
Wir haben alle wichtigen Informationen für Sie zusammengestellt und geben einen Überblick über die aktuelle Gesetzeslage in Deutschland.
Was Sie aus diesem Beitrag mitnehmen werden
- Status Quo: Was aktuell zur Zeiterfassung Pflicht in Deutschland gilt
- Worauf Sie sich 2025 bei der Arbeitszeiterfassungspflicht einstellen müssen
- Vorteile einer digitalen Lösung zur Erfüllung Ihrer Zeiterfassungspflicht
- Häufig gestellte Fragen – FAQs
Inhaltsverzeichnis
1. Was aktuell zur Zeiterfassungspflicht gilt
Wichtig für alle Arbeitgeber:
Nun ist es klar: Die Koalitionsparteien haben sich auf die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung geeinigt.
Bis dazu ein neues Arbeitszeitgesetz mit den konkreten Rahmenbedingungen eingeführt wird, gelten für Sie die bereits bestehenden gesetzlichen Vorschriften.
Bisherige gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland
- Arbeitszeitgesetz von 1994 (ArbZG): Pflicht zur Erfassung von Überstunden und Arbeitszeiten an Sonntagen und Feiertagen.
- „Stechuhr-Urteil“ des EuGH 2019 (C-55/18 vom 14.05.2019), gültig in allen Mitgliedsstaaten der EU: Um einen effektiven Arbeitsschutz zu gewährleisten, sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu schaffen, mit dem die gesamte tatsächlich geleistete Arbeitszeit täglich und lückenlos dokumentiert wird.
- Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 (1 ABR 22/21): 3 Jahre nach dem Stechuhr-Urteil ist das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 dem EuGH-Urteil gefolgt und hat festgestellt, dass Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich und lückenlos dokumentieren müssen.
Referentenentwurf des BMAS 2023: Das BMAS hat einen Gesetzesentwurf dazu erarbeitet, wie die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit konkret erfolgen soll. Dieser Vorschlag, der eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung vorsieht, wurde im April 2023 an die Öffentlichkeit geleakt. Ein entsprechendes Gesetz wurde allerdings nie erlassen.
1.1 Koalitionsvertrag 2025: Neuerungen für die Zeiterfassung
Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD beinhaltet arbeitsrechtliche Reformen, u. a. geplante Änderungen im Bereich der Arbeitszeiterfassung.
So haben sich die Regierungsparteien darauf verständigt, die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung einzuführen. Ziel ist es, mehr Transparenz und Rechtssicherheit am Arbeitsplatz zu fördern.
Welche weiteren Reformen im Koalitionsvertrag enthalten sind, lesen Sie in unserem Beitrag „Arbeitsrecht im Wandel: Das steht im Koalitionsvertrag 2025 zur Arbeitszeiterfassung & Co.“.
Folgende Vorgaben müssen Sie derzeit einhalten:
- Alle Arbeitgeber, unabhängig von der Branche, sind zur Erfassung der täglichen Netto-Arbeitszeit mit Beginn, Ende, Dauer und Pausenzeiten von all ihren Mitarbeitern verpflichtet. Inkludiert sind somit auch Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen.
- Die Verpflichtung besteht auch für alle Arbeitsorte, also auch für Außendienst, Dienstreise, Homeoffice etc….
- Ein Verstoß gegen die Erfassungspflicht der Netto-Arbeitszeit ist zur Zeit noch nicht unmittelbar strafbar, da die gesetzliche Ausgestaltung dazu bisher noch fehlt. Missachten Sie jedoch die Aufzeichnungspflicht des ArbZG für Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen, drohen schon jetzt hohe Bußgelder.
- Darüber hinaus müssen Sie nach aktuellem ArbZG Überstunden und Arbeitszeiten am Wochenende dokumentieren. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, drohen schon jetzt hohe Geldstrafen bei Verstößen.
- Eine Ausnahme für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht aktuell für leitende Angestellte.
- Sie können die Aufzeichnung der Arbeitszeit an Dritte, so auch an Ihre Mitarbeiter delegieren. Grundsätzlich sind aber Sie selbst zur Überwachung und Kontrolle der Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer verpflichtet. Diese Pflicht kann auch auf ausgewählte Mitarbeiter delegiert werden. Die Verantwortung bleibt dabei bei Ihnen.
- Die Nutzung eines elektronischen Systems zur Erfassung der Arbeitszeit wird gesetzlich verpflichtend werden. Auch wenn die gesetzlichen Regelungen noch nicht final verabschiedet sind, ist es ratsam, schon jetzt auf eine gute digitale Zeiterfassung wie timr umzusteigen – ohne Zeitdruck.
2. Worauf Sie sich bei der Zeiterfassungspflicht einstellen müssen
2.1 Wer ist zur elektronischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet?
Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber von der Zeiterfassungspflicht betroffen. Was die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung betrifft, ist laut Koalitionsvertrag aktuell davon auszugehen, dass diese ebenfalls für alle Betriebe gelten wird – unabhängig von Branche oder Größe.
2.2 Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung?
Im Koalitionsvertrag sind aktuell keine Hinweise auf Ausnahmeregelungen enthalten. Ob bestimmte Berufsgruppen oder Unternehmen ausgenommen werden, bleibt abzuwarten und hängt von der konkreten gesetzlichen Ausgestaltung ab.
2.3 Wie lange haben Sie Zeit, um auf die digitale
Zeitwirtschaft umzustellen?
Laut dem Koalitionsvertrag sind Übergangsregelungen für die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung vorgesehen. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind angemessene Übergangsfristen geplant.
Wie genau diese Fristen ausgestaltet werden, ist aktuell allerdings noch offen.
2.4 Was genau muss eine Arbeitszeiterfassung beinhalten?
Damit Sie jedoch die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und der Ruhezeiten (Pause, tägliche und wöchentliche Ruhezeit) sicherstellen können, müssen Sie für alle Mitarbeiter jedenfalls folgendes dokumentieren:
- Beginn & Ende
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Pausenzeiten
- Überstunden
2.5 Wer muss Arbeitszeiten erfassen?
Sie als Arbeitgeber sind für die Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen verantwortlich. Also müssen Sie ein System schaffen, mit dem Sie die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters täglich, transparent und lückenlos dokumentieren können. Das System muss Ihren Mitarbeitern auch zugänglich sein.
Die Zeiterfassungspflicht gilt dabei unabhängig vom Arbeitsort. Somit müssen Sie auch die Arbeitszeiten von Außendienstmitarbeitern, Dienstreisenden und Arbeitnehmern im Homeoffice oder Workation erfassen. Lediglich für leitende Angestellte besteht keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Sie können die Arbeitszeitaufzeichnung an Dritte delegieren. Häufig werden damit die Personalabteilung, Schichtleiter oder Abteilungsleiter betraut. Mit Vereinbarung dürfen Ihre Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten auch selbst aufzeichnen. Dies ist vor allem bei Mitarbeitern sinnvoll, die außerhalb des Betriebs ihre Arbeit verrichten, wie zB im Homeoffice oder Außendienst.
Die Verantwortung für die Zeiterfassung liegt stets bei Ihnen als Arbeitgeber, auch wenn Sie die Durchführung an die Mitarbeiter oder Dritte delegiert haben.
Ist dies der Fall, sind Sie verpflichtet, die Aufzeichnungen zumindest stichprobenartig auf alle gesetzlich relevanten Vorschriften hin zu kontrollieren. Und das sollten Sie am Besten auch nachweisen können!
Einfache Kontrolle mit digitaler Zeiterfassung
Mit timr wird das für Sie ein Kinderspiel, denn unsere Software erledigt die rechtlichen Überprüfungen auf Basis Ihrer hinterlegten Arbeitszeitregeln voll automatisch!
2.6 Wie sicher sind die erfassten Daten bei der elektronischen Zeiterfassung?
Die erfassten Arbeitszeiten enthalten personenbezogene Daten und unterliegen daher strengen Datenschutzanforderungen.
Diese Daten müssen daher sicher, vertraulich und manipulationssicher gespeichert werden, um den Datenschutz zu gewährleisten. Das bedeutet: Zugriffe müssen kontrolliert werden und unbefugte Einsicht muss ausgeschlossen sein.
2.7 Ist bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht mit Geldbußen zu rechnen?
Im Koalitionsvertrag finden sich aktuell keine Regelungen, wie Verstöße gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht handzuhaben sind.
2.8 Wer darf Arbeitszeiten einsehen?
In Deutschland dürfen verschiedene Parteien die Zeiterfassung eines Arbeitnehmers einsehen, wobei der Datenschutz und die gesetzlichen Regelungen beachtet werden müssen. Folgende Personen bzw. Behörden können ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme in die Zeiterfassung haben können:
- Arbeitgeber
- Arbeitnehmer
- Betriebsrat
- Aufsichtsbehörden (zB Arbeitsinspektion oder die Deutsche Rentenversicherung)
- Datenschutzbeauftragter
Der Zugriff auf die Zeiterfassung muss immer im Einklang mit den Datenschutzvorschriften erfolgen. Dies bedeutet, dass nur die relevanten und notwendigen Daten eingesehen werden dürfen und dass die betroffenen Mitarbeiter über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden müssen. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie den Zugriff auf die Zeiterfassungsdaten auf die oben genannten berechtigten Interessen beschränken und entsprechend formal regeln müssen.
2.9 Wie es mit der Zeiterfassungspflicht 2025 weitergeht – Ein Ausblick
Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ist also nun mit dem Koalitionsvertrag bestätigt.
Auch wenn diese geplanten Änderungen noch nicht in geltendes Recht überführt wurden, können Sie sich mit Ihrem Unternehmen bereits jetzt auf die neuen Anforderungen vorbereiten:
- Rechtliche Entwicklungen im Blick behalten: Informieren Sie sich regelmäßig über den Gesetzgebungsprozess und achten Sie auf konkrete Vorgaben und Fristen.
- Bestehende Abläufe prüfen: Analysieren Sie, ob Ihre aktuellen Arbeitszeitmodelle und Dokumentationsprozesse den kommenden Anforderungen entsprechen oder angepasst werden müssen.
- Mitarbeiter vorbereiten: Planen Sie rechtzeitig Informations- oder Schulungsmaßnahmen, um Akzeptanz für neue Tools und Prozesse zu fördern.
3. Digitale Zeiterfassung – So erfüllen Sie 2025 mühelos Ihre Arbeitszeiterfassungspflicht
Gesetzlich müssen Sie jedenfalls ein System schaffen, das objektiv, zuverlässig, zugänglich und in Zukunft auch elektronisch ist.
Denkbare Technologien sind also
- Apps am Smartphone oder Tablets,
- Programme am PC – webbasiert oder lokal – oder auch
- digitale Stechuhren/Terminals.
Unser Expertentipp
Achten Sie bei der Wahl Ihrer Zeiterfassungslösung darauf, dass sich diese an Ihre konkrete Arbeitssituation oder den Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter anpassen lässt!
Um Ihnen die Auswahl einer passenden digitalen Zeiterfassung zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper zum Thema Zeiterfassung auswählen. Dieses bietet Ihnen hilfreiche Tipps, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Checklisten.
Vorteile einer digitalen Zeiterfassung wie timr
Die Verwendung einer digitalen Zeiterfassung wie timr bringt nicht nur für den Arbeitgeber zahlreiche Vorteile mit sich. Auch Arbeitnehmer profitieren von unserer Softwarelösung:
Arbeitgeber
- Minutengenaue Zeitabrechnung
- Automatische Berechnung des Stunden- und Urlaubssaldos
- Effiziente und korrekte Gehaltsabrechnung
- Größere Rechtssicherheit, Transparenz und Übersicht
- Optimierung der Arbeitsprozesse durch Minimierung von Fehlern
- Integrationsmöglichkeiten in andere HR-Systeme und Softwarelösungen
Arbeitnehmer
- Einfache Bedienung
- Genaue Erfassung aller Zeiten – auch im Home Office oder Außendienst
- Einfachere Urlaubsplanung und Antragsstellung
- Jederzeit Einsicht in die eigenen Arbeitszeiten sowie den Stunden- und Urlaubsstand
- Bessere Selbstkontrolle der Lohnabrechnungen
- Arbeitsschutz: Potentielle Ausbeutung durch zu viel geleistete Arbeit wird erschwert
4. Die wichtigsten Fragen zur Zeiterfassungspflicht
Was steht derzeit im Arbeitszeitgesetz zur Arbeitszeiterfassung?
Was steht derzeit im Arbeitszeitgesetz zur Arbeitszeiterfassung?
Ebenso die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Eine Verpflichtung zur täglichen Dokumentation der gesamten Arbeitszeit oder eine elektronische Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber ist darin aktuell nicht zu finden. Die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland basiert auf einem Urteil des EuGH sowie einem nachfolgenden Urteil des BAG.
Warum ist die Zeiterfassungspflicht wichtig?
Warum ist die Zeiterfassungspflicht wichtig?
So hilft die systematische Erfassung der Arbeitszeiten dabei, Überlastung und unbezahlte Mehrarbeit zu vermeiden sowie Compliance-Vorgaben einzuhalten. Gleichzeitig schafft sie Transparenz über geleistete Stunden und kann in Streitfällen als Nachweis dienen.
Darf der Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist?
Darf der Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist?
Ebenso Überstunden und Arbeiten an Wochenenden. Wie sie ihre Pflicht erfüllen müssen, ist aktuell gesetzlich noch nicht vorgeschrieben.
Hat ein Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht zur Zeiterfassung?
Hat ein Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht zur Zeiterfassung?
Somit ist er auch bei der Auswahl eines geeigneten Systems, mit dem die Arbeitszeiterfassungspflicht erfüllt werden soll, hinzuzuziehen.
Kann der Arbeitgeber die Erfassung auf seine Arbeitnehmer delegieren?
Kann der Arbeitgeber die Erfassung auf seine Arbeitnehmer delegieren?
Er bleibt jedoch weiterhin für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutzvorgaben, wie zB Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten usw., verantwortlich.
Ist die Pflicht zur Zeiterfassung das Ende der Vertrauensarbeitszeit?
Ist die Pflicht zur Zeiterfassung das Ende der Vertrauensarbeitszeit?
Allerdings muss diese künftig mit den Vorgaben der EU-Arbeitszeitrichtlinie vereinbar sein. Diese verlangt jedoch, dass Unternehmen die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter vollständig und systematisch erfassen – ein Widerspruch zum bisherigen Verständnis von Vertrauensarbeitszeit.
Es bleibt daher abzuwarten, wie dies an die neuen Rahmenbedingungen angepasst wird.
