Ist in Deutschland die Zeiterfassung Pflicht? Was Sie 2024 darüber wissen müssen und was jetzt gilt.
Aktuell gibt es für deutsche Arbeitgeber noch viele Unklarheiten hinsichtlich der elektronischen Zeiterfassungspflicht.
Wir haben alle wichtigen Informationen für Sie zusammengestellt, damit Sie wissen, was bisher passiert ist und was für Sie im Jahr 2024 schon jetzt gilt.
Was Sie aus diesem Beitrag mitnehmen werden
- Status Quo: was jetzt zur Zeiterfassung Pflicht in Deutschland gilt
- Die Entwicklung der Zeiterfassungspflicht in Deutschland
- Details zum Gesetzesentwurf der Arbeitszeiterfassungspflicht des BMAS
- Technologien für die elektronische Zeiterfassung
- Häufig gestellte Fragen – FAQs
Inhaltsverzeichnis
1. Was aktuell 2024 zur Zeiterfassungspflicht gilt
Wichtig für alle Arbeitgeber:
In Deutschland wird die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung kommen. Bis dazu ein neues Arbeitszeitgesetz mit den konkreten Rahmenbedingungen eingeführt wird, gelten für Sie die bereits bestehenden Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) weiter.
Daneben müssen Sie die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hinsichtlich der allgemeinen Arbeitszeiterfassungspflicht ebenfalls schon jetzt einhalten.
Bis ein neues Gesetz erlassen wird, bedeutet das für Sie, dass Sie konkret Folgendes einhalten müssen:
- Alle Arbeitgeber, unabhängig von der Branche, sind zur Erfassung der täglichen Netto-Arbeitszeit mit Beginn, Ende, Dauer und Pausenzeiten von allen ihren Mitarbeitern verpflichtet. Inkludiert sind somit auch Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen.
- Die Verpflichtung besteht auch für alle Arbeitsorte, also auch für Außendienst, Dienstreise, Homeoffice etc….
- Ein Verstoß gegen die Erfassungspflicht der Netto-Arbeitszeit ist zur Zeit noch nicht unmittelbar strafbar, da die gesetzliche Ausgestaltung dazu bisher noch fehlt. Missachten Sie jedoch die Aufzeichnungspflicht des ArbZG für Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen, drohen schon jetzt hohe Bußgelder.
- Darüber hinaus müssen Sie nach aktuellem ArbZG Überstunden und Arbeitszeiten am Wochenende dokumentieren. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, drohen schon jetzt hohe Geldstrafen bei Verstößen.
- Eine Ausnahme für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht aktuell für leitende Angestellte.
- Sie können die Aufzeichnung der Arbeitszeit an Dritte, so auch an Ihre Mitarbeiter delegieren. Grundsätzlich sind aber Sie selbst zur Überwachung und Kontrolle der Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer verpflichtet. Diese Pflicht kann auch auf ausgewählte Mitarbeiter delegiert werden. Die Verantwortung bleibt dabei bei Ihnen.
- Die Nutzung eines elektronischen Systems zur Erfassung der Arbeitszeit ist gesetzlich noch nicht erforderlich. Es ist aber nur noch eine Frage der Zeit, bis die elektronische Zeiterfassung gesetzlich zur Pflicht wird. Deshalb ist es ratsam, schon jetzt auf eine gute digitale Zeiterfassung wie timr umzusteigen – ohne Zeitdruck.
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2. Seit wann ist in Deutschland die Arbeitszeiterfassung Pflicht und müssen Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden? Ein Überblick über die bisherige Entwicklung.
2.1 Pflicht zur Erfassung von Überstunden und Arbeitszeiten an Sonntagen und Feiertagen schon seit 1994
Um Arbeitnehmer vor überlangen Arbeitszeiten zu schützen und den Arbeitgebern bundesweit grundsätzlich einheitliche Regelungen zur Arbeitszeitgestaltung zu geben, wurde in Deutschland 1994 das Arbeitszeitgesetz eingeführt.
Dies schreibt bereits eine Pflicht zur Zeiterfassung vor, jedoch nur für Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen und Überstunden.
2.2 EU-weite allgemeine Arbeitszeiterfassungspflicht besteht für alle Arbeitgeber seit 2019
Hinsichtlich der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit sorgte 2019 dann ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im EU-Raum für großes Aufsehen.
Mit dem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ (C-55/18 vom 14.05.2019) hat der EuGH die verpflichtende Arbeitszeiterfassung für alle Mitgliedstaaten vorgeschrieben. Genauer geht es darum, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter schaffen müssen, mit dem die tatsächlich geleistete Arbeitszeit täglich und lückenlos dokumentiert wird.
Denn nur mit der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit sieht der EuGH in seiner Urteilsbegründung einen effektiven Arbeitsschutz gewährleistet. Bei seiner Begründung stützt sich der Europäische Gerichtshof EuGH auf die EU-Richtlinie über bestimmte Aspekte der Arbeitszeitgestaltung aus dem Jahr 2003 (2003/88/EG).
Nach Unionsrecht war somit auch Deutschland bereits ab 2019 dazu verpflichtet, den gesetzlichen Rahmen dafür zu schaffen, dass deutsche Unternehmen ein objektives, zugängliches und zuverlässiges System zur Arbeitszeiterfassung verwenden müssen. Dieser Verpflichtung ist Deutschland jedoch nicht sofort nachgekommen.
2.3 Zeiterfassungspflicht in Deutschland durch das BAG-Urteil 2022 bestätigt – Gesetz dazu ausständig
3 Jahre nach dem Stechuhr-Urteil ist das Bundesarbeitsgericht (BAG) schließlich im September 2022 dem EuGH-Urteil gefolgt und hat festgestellt (1 ABR 22/21), dass Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich und lückenlos dokumentieren müssen. Demnach sind Arbeitgeber im Rahmen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, das Beginn, Ende und Dauer der geleisteten täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmern erfasst.
Durch das BAG-Urteil wurde für Deutschlands Arbeitgeber klar, dass sie die Zeiterfassungspflicht auch umsetzen müssen – auch wenn entsprechende nationale Gesetze mit den konkreten Rahmenbedingungen noch fehlen. Denn offen blieb in Deutschland bisher, wie die konkreten Systeme zur Arbeitszeiterfassung aussehen müssen und welche Rahmenbedingungen dazu gelten.
2.4 Gesetzesentwurf 2023 sieht Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung in Deutschland vor
Mit einem Gesetzesentwurf des BMAS vom April 2023 sollte Rechtssicherheit zur Frage, wie die Aufzeichnungspflicht konkret erfolgen soll, geschaffen werden. Dieser Vorschlag wurde im April 2023 an die Öffentlichkeit geleakt. Derzeit wird darüber noch regierungsintern beraten. Eine offizielle Stellungnahme des BMAS dazu ist bisher auch noch nicht erfolgt.
Im Entwurf ist eine wesentliche Neuerung vorgesehen: Arbeitgeber sollen die gesamte Arbeitszeit aller Arbeitnehmer nicht nur täglich und lückenlos, sondern auch in elektronischer Form erfassen.
Aber es sind auch noch weitere Vorgaben darin enthalten, wie die Zeiterfassung in einem neuen Arbeitszeitgesetz erfolgen soll.
Die wichtigsten Informationen haben wir für Sie in folgender FAQ-Infobox zusammengefasst:
FAQs zu den Vorgaben zur digitalen Arbeitszeiterfassung aus dem Referentenentwurf 2023
Wer ist zur elektronischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet?
Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber von der Zeiterfassungspflicht betroffen und der Gesetzesentwurf sieht auch die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung für fast alle Betriebe vor.
Eine Ausnahme von der digitalen Zeiterfassung besteht darin für Kleinbetriebe von bis zu 10 Mitarbeitern – hier wären lt. Gesetzesentwurf, auch handschriftliche Aufzeichnungen ausreichend. Eine weitere Ausnahme soll es auch für Arbeitgeber geben, die einem Tarifvertrag unterliegen, der eine entsprechende Ausnahmeregelung vorsieht.
Der Gesetzentwurf räumt allerdings Übergangsfristen zur Umstellung auf eine elektronische Zeiterfassung ein, gestaffelt nach Anzahl der Arbeitnehmer.
Wie lange haben Sie Zeit, um auf die digitale Zeitwirtschaft umzustellen?
| Anzahl der Arbeitnehmer | Umstellungsfrist |
|---|---|
| bis zu 10 | Die elektronische Erfassung ist dauerhaft nicht vorgesehen. Eine handschriftliche Aufzeichnung auf Papier ist ausreichend. |
| bis zu 50 | 5 Jahre |
| bis zu 250 | 2 Jahre |
| 250 oder mehr | 1 Jahr |
Was genau muss eine Arbeitszeiterfassung beinhalten?
Damit Sie jedoch die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und der Ruhezeiten (Pause, tägliche und wöchentliche Ruhezeit) sicherstellen können, müssen Sie für alle Mitarbeiter jedenfalls folgendes dokumentieren:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Pausenzeiten
- Überstunden
Im Gesetzesentwurf wird zudem von der täglichen Erfassung der Arbeitszeit gesprochen.
Wer muss Arbeitszeiten erfassen?
Sie als Arbeitgeber sind für die Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen verantwortlich. Also müssen Sie ein System schaffen, mit dem Sie die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters täglich, transparent und lückenlos dokumentieren können. Das System muss Ihren Mitarbeitern auch zugänglich sein.
Die Zeiterfassungspflicht gilt dabei unabhängig vom Arbeitsort. Somit müssen Sie auch die Arbeitszeiten von Außendienstmitarbeitern, Dienstreisenden und Arbeitnehmern im Homeoffice oder Workation erfassen. Lediglich für leitende Angestellte besteht keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Sie können die Arbeitszeitaufzeichnung an Dritte delegieren. Häufig werden damit die Personalabteilung, Schichtleiter oder Abteilungsleiter betraut. Mit Vereinbarung dürfen Ihre Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten auch selbst aufzeichnen. Dies ist vor allem bei Mitarbeitern sinnvoll, die außerhalb des Betriebs ihre Arbeit verrichten, wie zB im Homeoffice oder Außendienst.
Unser Experten Tipp
Die Verantwortung für die Zeiterfassung liegt stets bei Ihnen als Arbeitgeber, auch wenn Sie die Durchführung an die Mitarbeiter oder Dritte delegiert haben.
Ist dies der Fall, sind Sie verpflichtet, die Aufzeichnungen zumindest stichprobenartig auf alle gesetzlich relevanten Vorschriften hin zu kontrollieren. Und das sollten Sie am Besten auch nachweisen können!
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Ist bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht mit Geldbußen zu rechnen?
Im Gesetzesentwurf sind Geldbußen für Arbeitgeber, die gegen Bestimmungen zur elektronischen Zeiterfassungspflicht verstoßen, vorgesehen.
Demnach könnten Verstöße mit Geldbußen von bis zu 30.000 Euro belangt werden, beispielsweise wenn Arbeitgeber mit Vorsatz oder Fahrlässigkeit Aufzeichnungen
- überhaupt nicht
- nicht korrekt
- nicht vollständig
- nicht in der vorgeschriebenen Weise
- nicht rechtzeitig
führen oder nicht für mindestens 2 Jahre aufbewahren. Zudem sollen die Arbeitszeitaufzeichnungen stets zugänglich für die Kontrolle durch Behörden sein.
Wer darf Arbeitszeiten einsehen?
In Deutschland dürfen verschiedene Parteien die Zeiterfassung eines Arbeitnehmers einsehen, wobei der Datenschutz und die gesetzlichen Regelungen beachtet werden müssen. Folgende Personen bzw. Behörden können ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme in die Zeiterfassung haben können:
- Arbeitgeber
- Arbeitnehmer
- Betriebsrat
- Aufsichtsbehörden (zB Arbeitsinspektion oder die Deutsche Rentenversicherung)
- Datenschutzbeauftragter
Der Zugriff auf die Zeiterfassung muss immer im Einklang mit den Datenschutzvorschriften erfolgen. Dies bedeutet, dass nur die relevanten und notwendigen Daten eingesehen werden dürfen und dass die betroffenen Mitarbeiter über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden müssen. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie den Zugriff auf die Zeiterfassungsdaten auf die oben genannten berechtigten Interessen beschränken und entsprechend formal regeln müssen.
Der Referentenentwurf markiert den allgemeinen Startschuss des Gesetzgebungsverfahrens zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, wobei mit einer zeitnahen Umsetzung wohl noch immer nicht zu rechnen ist.
Ursprünglich rechneten Experten aus facheinschlägigen Kreisen damit, dass ein entsprechendes Gesetz mit der elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht noch 2023 in Kraft treten würde – dies ist wider Erwarten nicht erfolgt.
2.5 Wie geht es aktuell weiter? Erste Details zur elektronischen Zeiterfassungspflicht für Ende zweites Quartal 2024 erwartet
In Deutschland wird nun das Ergebnis der Begutachtung des Referentenentwurfs durch die Bundesregierung mit großer Spannung erwartet. Die elektronische Arbeitszeiterfassung scheint dabei gesetzlich sicher umgesetzt zu werden.
Dies geht inhaltlich aus einer Kurzmeldung des Deutschen Bundestages vom 05.01.2024 hervor. Darin kündigt die Regierung für Ende des. 2. Quartals 2024 erste Projekt-Ergebnisse zur Frage an, wie die elektronische Zeiterfassung ohne übermäßige Belastung auch für kleinere Betriebe eingeführt werden könnte.
3. Welche Technologien können Sie zur elektronischen Arbeitszeiterfassung einsetzen?
3.1 Klassische Stundenzettel am Papier und analoge Stechuhr
Bis die elektronische Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben ist, können Sie weiterhin Arbeitszeiten mit einem Stundenzettel am Papier erfassen oder traditionelle Stechuhren einsetzen. Die elektronische Zeiterfassungspflicht wird regierungsintern gerade vorbereitet.
Da Sie deshalb schon bald ein elektronisches System nutzen müssen, sollten Sie sich für eine digitale Lösung entscheiden.
3.2 Digitale Zeiterfassung
Gesetzlich müssen Sie jedenfalls ein System schaffen, das objektiv, zuverlässig, zugänglich und in Zukunft auch elektronisch ist.
Denkbare Technologien sind also
- Apps am Smartphone oder Tablets,
- Programme am PC – webbasiert oder lokal – oder auch
- digitale Stechuhren/Terminals.
- Auch einfache Excel-Listen wären lt. Gesetzesentwurf zulässig und können Ihren Zweck erfüllen, sind aber mit einem hohen Zeitaufwand und hoher menschlicher Fehleranfälligkeit verbunden.
Unser Experten Tipp
Wählen Sie eine elektronische Zeiterfassung, die sich an Ihre konkrete Arbeitssituation oder den Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter anpassen lässt!
Denken Sie bei der Wahl Ihrer Zeiterfassungsmethode auch an den Arbeitsort. Im Homeoffice oder im Außendienst eignen sich Zeiterfassungsprogramme, die am Computer genutzt werden können, sehr gut. Für Mitarbeiter, die nicht regelmäßig Zugang zu einem PC haben, bieten sich besonders Softwarelösungen am Handy oder Tablet an.
4. Der effizienteste Weg zur Erfüllung Ihrer Arbeitszeiterfassungspflicht ist timr
4.1 Vorteile einer digitalen Zeiterfassung
Die Verwendung einer digitalen Zeiterfassung wie timr bringt nicht nur für den Arbeitgeber zahlreiche Vorteile mit sich. Auch Arbeitnehmer profitieren von unserer Softwarelösung:
Arbeitgeber
- Maximale Effizienz bei einfacher Bedienung
- minutengenaue Zeitabrechnung
- Zeit- und Kostenersparnis
- Minimierung von menschlichen Fehlern
- Stundensaldo, Urlaubssaldo etc. digital auf Knopfdruck verfügbar
- Effiziente und korrekte Gehaltsabrechnung
- Automatische Berechnungen zB von Stunden- und Urlaubssaldo
- Größere Rechtssicherheit, Transparenz und Übersicht
- Enorme Arbeitserleichterung
- Optimierung der Arbeitsprozesse
- Integrationsmöglichkeiten in andere HR-Systeme und Softwarelösungen
Arbeitnehmer
- Bequeme Arbeitszeitbuchung
- Genauigkeit bei den Aufzeichnungen
- Transparenz und Selbstmanagement: Arbeitnehmer können eigene erfasste Arbeitszeiten, Stundensaldo oder Urlaubsansprüche jederzeit selbst überprüfen und Abwesenheiten oder Urlaubsanträge digital einreichen
- bessere Selbstkontrolle der Lohnabrechnungen
- einfachere Urlaubsplanung
- Erleichterung der Zeitbuchung im Homeoffice oder Außendienst
- Arbeitsschutz: potentielle Ausbeutung durch zu viel geleistete Arbeit wird erschwert
5. FAQ
Was steht derzeit im Arbeitszeitgesetz zur Arbeitszeiterfassung?
Im Arbeitszeitgesetz ist die verpflichtende Dokumentation von Arbeitszeiten an Wochenenden und Überstunden vorgegeben. Ebenso die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Eine Verpflichtung zur täglichen Dokumentation der gesamten Arbeitszeit oder eine elektronische Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber ist darin aktuell nicht zu finden.
Darf der Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist?
Nein, schon jetzt gilt die Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber in Deutschland. Sie müssen demnach den Beginn, das Ende, die Dauer der Arbeitszeit täglich erfassen. Ebenso Überstunden und Arbeiten an Wochenenden. Wie sie ihre Pflicht erfüllen müssen, ist aktuell gesetzlich noch nicht vorgeschrieben.
Hat ein Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht zur Zeiterfassung?
Ja, wurde im Betrieb ein Betriebsrat gewählt, hat dieser nach § 87 Nr. 7 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung. Somit ist er auch bei der Auswahl eines geeigneten Systems, mit dem die Arbeitszeiterfassungspflicht erfüllt werden soll, hinzuzuziehen.
Kann der Arbeitgeber die Erfassung auf seine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer delegieren?
Ja, der Arbeitgeber kann wie bisher die Aufzeichnung an Arbeitnehmer delegieren. Er bleibt jedoch weiterhin für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutzvorgaben, wie zB Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten usw., verantwortlich.
Was gilt hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung für mobile Arbeit?
Die Zeiterfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort, also auch im Homeoffice. Ebenso die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten. Das bedeutet, dass auch diese bei mobiler Arbeit, wie zB Homeoffice oder Workation, eingehalten werden müssen.