Minusstunden – Die wichtigsten Informationen im Überblick

Autor: Mario Breid
Kategorien: HR Wissen
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Als Pendant zu Plusstunden scheinen Minusstunden in ihrer Bedeutung auf den ersten Blick selbsterklärend.

Dennoch sorgen sie sowohl bei Arbeitnehmern als auch bei Arbeitgebern regelmäßig für Unsicherheiten.

Immer wieder kommt es sogar zu Streitigkeiten zwischen beiden Parteien.

Derartige Zerwürfnisse lassen sich durch das Einhalten von Regeln und die transparente Kommunikation von Vereinbarungen zu Minusstunden vermeiden.

minusstunden

In diesem Beitrag erfahren Sie

  • Was Minusstunden genau sind
  • Wann Arbeitnehmer Minusstunden machen dürfen
  • In welchen Fällen Mitarbeitern keine Minusstunden entstehen
  • Was es zum Umgang mit Minusstunden laut Arbeitsrecht zu beachten gilt
  • Wie Sie Minusstunden bei einer Kündigung abrechnen

Des Weiteren geben wir Ihnen am Ende des Beitrages noch einige Tipps mit auf den Weg, wie Sie als Arbeitgeber Unstimmigkeiten in Bezug auf Minusstunden im Vorfeld vermeiden können.

Was sind Minusstunden?

Kurz ausgedrückt sind Minusstunden das Gegenteil von Überstunden. Minusstunden werden auch als Unterstunden oder Minderstunden bezeichnet. Sie entstehen, wenn Arbeitnehmer weniger Stunden als im Arbeitsvertrag vereinbart arbeiten.

Ein einfaches Beispiel zum besseren Verständnis:

Hat sich ein Arbeitnehmer laut Arbeitsvertrag dazu verpflichtet, 40 Arbeitsstunden in der Woche zu erbringen, arbeitet er aber nur 38 Stunden, so entstehen ihm dadurch 2 Minusstunden.

Doch Vorsicht!

Im Arbeitsrecht findet der Begriff Minusstunden nur unter bestimmten Voraussetzungen Anwendung. Hinzu kommt, dass Arbeitgeber Arbeitnehmern nicht jede Art von Fehlzeiten automatisch als Minderarbeit anrechnen dürfen. Eine wesentliche Voraussetzung ist, dass Arbeitnehmer sie selbst verschuldet haben.

Sie ahnen es sicher schon. Das Thema ist deutlich komplexer, als der Begriff „Minusstunden“ es zunächst vermuten lässt. Grund genug, es näher zu beleuchten.

Wichtiger Hinweis: Wir haben die in diesem Beitrag enthaltenen Informationen basierend auf der Rechtslage in Deutschland zusammengestellt. Ein Abgleich mit den in Österreich und der Schweiz geltenden Bestimmungen hat ergeben, dass die Rechtslage in allen drei Ländern ähnlich ist. Daher haben wir weitestgehend darauf verzichtet, die spezifischen rechtlichen Grundlagen für Österreich und die Schweiz gesondert aufzuführen und verweisen nur in einem Einzelfall zusätzlich auf die entsprechenden Gesetzestexte der beiden Länder.

Wann dürfen Arbeitnehmer Minusstunden machen?

Wie viel Flexibilität Arbeitgeber Arbeitnehmern bei der Gestaltung der Arbeitszeiten einräumen, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Je nach Branche, Betriebsgröße und Art der zu verrichtenden Arbeit kommen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in Betracht, um eine möglichst optimale Arbeitsauslastung der Arbeitnehmer zu fördern.

Insbesondere flexible Arbeitszeitmodelle wie die Gleitzeit empfinden Arbeitnehmer oft als besonders angenehm. Sie geben ihnen den Freiraum, private Verpflichtungen mit beruflichen Anforderungen in Einklang zu bringen. Flexible Arbeitszeitmodelle sind es aber auch, welche Mitarbeitern die Möglichkeit eröffnen, Minusstunden zu machen, die sie durch Überstunden wieder ausgleichen müssen.

Ob ein Arbeitnehmer mehr oder weniger Stunden arbeitet als im Arbeitsvertrag vereinbart sind, lässt sich nur eindeutig feststellen, wenn seine Arbeitszeiten erfasst werden.

Tipp zur Zeiterfassung

Um Kosten zu sparen, erfassen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter häufig noch manuell in Stundenzetteln oder Excel-Tabellen. Diese Methode ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch aufwendig und somit zeitintensiv.

Überlegen Sie, welche Art der Arbeitszeiterfassung für Ihr Unternehmen die effizienteste ist.

Zeitsparend und einfach in der Handhabung

Welche Voraussetzungen gelten laut Arbeitsrecht?

Das Arbeitsrecht sieht vor, dass Minusstunden nur entstehen können, wenn sie in einem Arbeitszeitkonto dokumentiert werden.

Damit die gesetzlichen Regelungen zur Handhabung von Minusstunden greifen, ist es zudem notwendig, dass Arbeitnehmer der Nutzung eines Arbeitszeitkontos vorab vertraglich zugestimmt haben. Dies kann über den Arbeits- oder Tarifvertrag sowie über eine Betriebsvereinbarung geschehen.

Darf der Arbeitgeber Minusstunden anordnen?

Vielleicht kennen Sie es auch: Die Auftragslage ist rückläufig, Maschinen fallen aus oder die IT verweigert ihre Dienste. Ihre Mitarbeiter möchten zwar arbeiten, können aber nicht und sitzen oder stehen nur tatenlos herum. Dann stellt sich Ihnen die Frage, ob Arbeitgeber Minusstunden anordnen können.

Die Antwort ist einfach: Gibt es nicht genügend zu tun oder kommt es im Unternehmen zu Zwischenfällen, die ein weiteres produktives Arbeiten verhindern, so können Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter früher in den Feierabend entlassen.

Was passiert, wenn Minusstunden durch Arbeitgeber verursacht werden?

Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter früher nach Hause schicken, obwohl sie arbeitswillig sind, entstehen diesen unverschuldete Minusstunden. Als Arbeitgeber müssen Sie angeordnete Minderarbeit voll entlohnen und können nicht verlangen, dass Minusstunden nachgearbeitet werden.

Hintergrund ist, dass Sie sich in einem solchen Fall im sogenannten Annahmeverzug befinden. Schließlich hatten Ihre Mitarbeiter Ihnen ihre Zeit und Arbeitskraft angeboten. Dies ist in Deutschland durch § 615 Bürgerliches Gesetzbuch BGB geregelt:

Kommt der Dienstberechtigte mit der Annahme der Dienste in Verzug, so kann der Verpflichtete für die infolge des Verzugs nicht geleisteten Dienste die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein. Er muss sich jedoch den Wert desjenigen anrechnen lassen, was er infolge des Unterbleibens der Dienstleistung erspart oder durch anderweitige Verwendung seiner Dienste erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt. Die Sätze 1 und 2 gelten entsprechend in den Fällen, in denen der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls trägt.

Gleiches gilt auch für Österreich und die Schweiz. Die entsprechenden Gesetzestexte, wenn auch in einem etwas anderem Wortlaut, sind in Österreich im § 1155 Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch und in der Schweiz im Artikel 324 Obligationenrecht enthalten.

Wodurch können Minusstunden entstehen?

Minusstunden entstehen natürlich nicht nur durch die Anordnung von Arbeitgebern. Sie kommen sehr häufig durch das Verhalten der Arbeitnehmer selbst zustande.

Wie verursachen Arbeitnehmer Minusstunden?

Arbeitnehmer verursachen Minusstunden in ihrem Arbeitszeitkonto, wenn sie selbstverschuldet die vereinbarte Arbeitszeit unterschreiten. Selbstverschuldet bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sie weniger arbeiten, als sie hätten arbeiten können. Dies kann beispielsweise durch folgende Verhaltensweisen geschehen:

verursachen Arbeitnehmer Minusstunden
  •   ein zu spätes Erscheinen am Arbeitsplatz
  •   ein vorzeitiges Beenden des Arbeitstages
  •   zu langes Verweilen in der Mittagspause
  •   das Erledigen von privaten Angelegenheiten während der Arbeitszeit

Tipp

Fällt Ihnen auf, dass einer Ihrer Mitarbeiter regelmäßig zu wenig arbeitet und im Laufe der Zeit immer mehr Minusstunden anhäuft, sprechen Sie ihn darauf an. Möglicherweise können Sie ihm einen hilfreichen Anstoß geben, die fehlenden Arbeitsstunden nachzuholen, bevor ihm negative Konsequenzen entstehen.

Dürfen Krankheit und Feiertage zu Minusstunden führen?

Dem einen oder anderen Arbeitnehmer ist es schon einmal passiert, dass Fehlzeiten wegen Krankheit ganz oder teilweise als Minusstunden verbucht wurden.

Auch aufgrund von Feiertagen kann es vorkommen, dass nicht geleistete Arbeitsstunden als Minderstunden auf dem Arbeitszeitkonto des Arbeitnehmers landen. Doch sind Minusstunden infolge von Krankheit oder wegen Feiertagen erlaubt, zumal sie nicht durch Arbeitnehmer verschuldet werden?

Minusstunden bei Krankheit sind nicht erlaubt

Minusstunden bei Krankheit

Jeder Arbeitnehmer kann krank werden und sollte dann die Gelegenheit haben, sich auszukurieren, um wieder gesund zu werden. Dafür ist es wichtig, dass er Ruhe hat und zu Hause bleiben kann. Neben dem Wohlbefinden und der Möglichkeit zur Wiederherstellung der vollen Arbeitsleistung des erkrankten Arbeitnehmers dient ein Fernbleiben von der Arbeitsstätte auch dem Schutz der anderen Beschäftigten vor Ansteckung.

Meldet ein Arbeitnehmer sich ordnungsgemäß krank und weist durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach, dass er nicht zur Arbeit erscheinen kann, so dürfen Sie als Arbeitgeber ihm für den Zeitraum der Erkrankung keine Minusstunden in seinem Arbeitszeitkonto vermerken.

Dies ist in Deutschland durch § 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes klar geregelt.

Feiertage sind kein Grund für Minusstunden

Eindeutig ist die Gesetzeslage auch bei Feiertagen. Einem Arbeitnehmer dürfen durch Feiertage keine Minusstunden entstehen. Als Arbeitgeber sind Sie in Deutschland laut § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz zur Lohnfortzahlung verpflichtet.

Wichtig zu wissen

Arbeitnehmer sind nur dann verpflichtet, Minusstunden durch Mehrarbeit auszugleichen, wenn sie selbstverschuldet zu wenig gearbeitet haben.

Sind Minusstunden infolge einer Fortbildung erlaubt?

Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort. Entstehen einem Arbeitnehmer Fehlzeiten infolge einer wahrgenommenen Fortbildung, so führen diese nicht zwangsläufig zu Minusstunden. Entscheidend ist, ob der Arbeitnehmer sich eigeninitiativ für die Teilnahme an einer Fortbildung entschieden hat oder Sie als Arbeitgeber diese angeordnet haben.

Ist die Fortbildung durch Sie initiiert worden, dürfen Ihrem Mitarbeiter dadurch keine Minusstunden entstehen. Selbiges gilt, wenn Bildungsurlaub geltend gemacht wurde.

Entstehen Minusstunden durch Vorsorgeuntersuchungen während einer Schwangerschaft?

Minusstunden Schwangerschaft

Schwangere sollten ihre Termine zu Vorsorgeuntersuchungen bestenfalls außerhalb der Arbeitszeiten legen. Das ist aber nicht immer möglich. Gehen sie während ihrer regulären Arbeitszeit zu einer Vorsorgeuntersuchung, dürfen Arbeitgeber ihnen keine Minusstunden anrechnen. Die entsprechende Regelung ist im Absatz 1 § 23 des Mutterschutzgesetzes  festgehalten:

„Durch die Gewährung der Freistellung nach § 7 darf bei der schwangeren oder stillenden Frau kein Entgeltausfall eintreten. Freistellungszeiten sind weder vor- noch nachzuarbeiten. Sie werden nicht auf Ruhepausen angerechnet, die im Arbeitszeitgesetz oder in anderen Vorschriften festgelegt sind.“

Wie können Minusstunden ausgeglichen werden?

Um Minusstunden auszugleichen, müssen Arbeitnehmer in der Regel Mehrarbeit leisten. Das geht am besten durch einen vorgezogenen Arbeitsbeginn oder einen verspäteten Feierabend. Doch nicht immer gelingt es einem Arbeitnehmer, seine Minusstunden rechtzeitig abzubauen.

Bis wann müssen Arbeitnehmer Minusstunden nacharbeiten?

Hierzu gibt es keine einheitliche Regelung. Die Zeitspanne, innerhalb welcher Arbeitnehmer Minusstunden durch Überstunden ausgleichen müssen, heißt Ausgleichszeitraum. Er wird durch eine Klausel im Arbeits- oder Tarifvertrag definiert.

Tipp

Erinnern Sie Mitarbeiter, bei denen Sie die Befürchtung haben, dass sie das nahende Ende des Ausgleichszeitraumes nicht im Blick haben, an den Abbau ihrer Minusstunden zu denken.

Können Minusstunden verfallen?

Manch ein Arbeitnehmer würde sich wohl wünschen, dass seine Minusstunden irgendwann einfach verfallen. Doch ebenso wie angesammelte Überstunden, für die Arbeitnehmer selbstverständlich entlohnt werden möchten, verfallen auch Minusstunden nicht.

Hinweis

Minusstunden verfallen auch dann nicht, wenn das Arbeitsverhältnis durch eine Kündigung endet.

Darf der Arbeitgeber Minusstunden vom Gehalt abziehen?

Schafft ein Arbeitnehmer es nicht, innerhalb der im Arbeitsvertrag festgelegten Zeit seine Minusstunden abzubauen, so darf der Arbeitgeber Minusstunden vom Lohn abziehen.

Gerade bei einer Kündigung verbleiben Arbeitnehmer oft nicht mehr lange genug im Unternehmen, um ihre Minusstunden auszugleichen. Ihnen als Arbeitgeber bleibt dann keine andere Wahl, als den Ausgleich von Minusstunden durch eine Lohnkürzung herbeizuführen. 

Darf der Arbeitgeber Minusstunden mit Urlaub verrechnen?

Urlaub dient der Erholung des Arbeitnehmers. Schon aus diesem Grund ist es keine gute Idee, Urlaub zu nutzen, um entstandene Minusstunden auszugleichen. Hinzu kommt, dass Urlaub nicht rückwirkend gewährt werden kann, sondern nur für einen in der Zukunft liegenden Zeitraum.

Somit ist es nicht möglich, Urlaub zur Verrechnung mit Minderarbeit, die in der Vergangenheit entstanden ist, zu verwenden. Diese Regelung hat auch im Fall einer Kündigung Gültigkeit.

Wie viele Minusstunden sind zulässig?

Besonders wenn ein Arbeitnehmer bereits viele Minusstunden angesammelt hat, stellt sich häufig die Frage, ob es eine Höchstgrenze gibt, die nicht überschritten werden darf. Im Gesetzt sind hierzu keine Vorgaben vermerkt. Entscheidend ist im Einzelfall, was im Arbeitsvertrag vereinbart wurde.

Zusammenfassender Hinweis

Details zu Minusstunden wie Ausgleichszeitraum und Höchstgrenze sind arbeitsrechtlich nicht geregelt. Sie müssen durch den Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt werden.

Sind Minusstunden ein Kündigungsgrund?


„Das beharrliche Überschreiten der zulässigen Zahl von Minusstunden kann ein wichtiger Grund an sich für eine fristlose Kündigung eines ordentlich nicht mehr kündbaren Angestellten sein.“

Zu diesem Entscheid kam das Landesarbeitsgericht Hamburg in einem Urteil vom 02.11.2016 Aktenzeichen 5 Sa 19/16.

Obwohl bei dem betreffenden Fall sehr spezifische Umstände berücksichtigt wurden, zeigt dieses Urteil: Minusstunden können ein rechtmäßiger Kündigungsgrund sein.

Minusstunden bei Kündigung

Was passiert mit Minusstunden bei Kündigung?

Zu den häufigsten Fragen, die sich Arbeitgeber rund um das Thema Minusstunden stellen, gehört: Wie sind Minusstunden bei Kündigung zu handhaben?

Unabhängig davon, ob eine Kündigung durch den Arbeitgeber ausgesprochen wird, vom Arbeitnehmer ausgeht oder ein Arbeitsvertrag in beidseitigem Einvernehmen endet, es ist immer erstrebenswert, im Guten auseinanderzugehen.

Der Umgang mit Minusstunden bei Kündigung ist einer der Faktoren, der viel Konfliktpotenzial bietet. Arbeitnehmer, die aus einem Unternehmen ausscheiden, reagieren manchmal mit Unverständnis, wenn sie feststellen, dass das letzte Gehalt gekürzt wurde. Aber können sie das umgehen?

Können Minusstunden bei Kündigung nachgearbeitet werden?

Arbeitnehmer können Minusstunden bei einer Kündigung innerhalb der Kündigungsfrist nacharbeiten. Voraussetzung ist, dass es sich um eine ordentliche Kündigung handelt. Bei einer fristlosen Kündigung endet das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung. Versäumte Arbeitsstunden können nicht mehr nachgeholt werden.

Dürfen Arbeitgeber Minusstunden bei einer Kündigung vom Gehalt abziehen?

Als Arbeitgeber dürfen Sie Minusstunden bei einer Kündigung vom Gehalt abziehen, wenn

  1. für die Dauer des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeitkonto geführt wurde,
  2. der Arbeitnehmer hierzu sein schriftliches Einverständnis gegeben hat,
  3. vertragliche Regelungen zum Abbau von Minusstunden existieren
  4. und der Arbeitnehmer die angesammelten Minusstunden selbst verschuldet hat.

Hinweis

Ist die letzte Gehaltszahlung bereits erfolgt, können Sie den zu viel gezahlten Anteil zurückfordern, um das Minus auf dem Arbeitszeitkonto auszugleichen.

Welche Auswirkungen können Minusstunden haben?

Flexible Arbeitszeitmodelle bringen Ihnen als Arbeitgeber und Ihren Beschäftigten in mehrerlei Hinsicht Vorteile. Allem voran bieten Sie Ihnen die Möglichkeit, flexibler auf ein schwankendes Arbeitsaufkommen zu regieren.

Auch Arbeitnehmer profitieren von einer flexiblen Arbeitszeitregelung durch eine bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, was zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen kann. Sie ist aber auch eng verbunden mit der Möglichkeit zu Minusstunden. Diese bringen nicht nur positive Aspekte mit sich, sondern können sich mitunter negativ auf das Arbeitsverhältnis auswirken.

Nachteile der Möglichkeit zu Minusstunden

Im Folgenden haben wir Ihnen einige negative Konsequenzen aufgeführt, die die Möglichkeit zu Minusstunden nach sich ziehen kann.

Nachteile für ArbeitnehmerNachteile für Arbeitgeber
verführerischer Anreiz, zu oft die im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitszeit zu unterschreitenschlechter Einfluss auf die Produktivität und Arbeitsleistung des Arbeitnehmers
Gefahr von unberechtigter Verbuchung nicht selbstverschuldeter Minusstunden im ArbeitszeitkontoGefahr vor fehlerhafter Handhabung rechtlicher Aspekte und Regelungen
finanzielle Einbußen infolge von GehaltskürzungenNotwendigkeit, Maßnahmen zu ergreifen, die Mitarbeiter verärgern oder demotivieren
mentale Belastung und Stress durch die Anhäufung von Minusstunden und die Notwendigkeit des AbbausKonflikte und Rechtsstreitigkeiten im Falle einer Kündigung

Unsere Tipps für einen entspannten Umgang mit Minusstunden

Kommt es in Bezug auf Minusstunden im Arbeitszeitkonto zu Unstimmigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, kann das Vertrauensverhältnis leiden. Sie riskieren dadurch nicht nur, dass die Motivation Ihrer Mitarbeiter Schaden nimmt, sondern schlimmstenfalls auch ein Wiedersehen vor dem Arbeitsgericht. Doch so weit muss es nicht kommen. Deshalb:

  • Stellen Sie sicher, dass Arbeitnehmer über die Nutzung eines Arbeitszeitkontos informiert sind und dieser vertraglich zugestimmt haben.
  • Prüfen Sie, ob alle relevanten Details zur Handhabung von Minusstunden im Arbeitszeitkonto, insbesondere das Höchstmaß und der Ausgleichszeitraum, vertraglich geregelt sind.
  • Klären Sie Arbeitnehmer darüber auf, in welchen Fällen es zu Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto kommt und wie sie diese abbauen können.
  • Gehen Sie nicht wie selbstverständlich davon aus, dass Arbeitnehmer alle im Arbeitsvertrag enthaltenen Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto stets im Kopf haben. Wenn es den Anschein hat, dass ihnen etwas entfallen ist, weisen Sie sie freundlich darauf hin.
  • Sollten Sie bemerken, dass einzelne Arbeitnehmer ungewöhnlich viele Minusstunden auf ihrem Arbeitszeitkonto ansammeln, erinnernt Sie sie daran, diese rechtzeitig durch Überstunden auszugleichen.
  • Manchmal kommt es vor, dass Arbeitnehmer aufgrund privater Herausforderungen viele Minusstunden machen. Seien Sie aufmerksam. Vielleicht können Sie die Ursachen ergründen und Unterstützung bieten.
  • Nehmen Sie sich Zeit, die Fragen Ihrer Mitarbeiter zum Arbeitszeitkonto und möglichen Konsequenzen von Minderarbeit zu beantworten.
  • Achten Sie darauf, dass keine Minusstunden auf den Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter landen, die dort nicht hingehören. Eine unverschuldete Gehaltskürzung sorgt zu Recht für Verärgerung.
  • Irren ist menschlich. Sollten Ihnen doch einmal ein Fehler unterlaufen, korrigieren Sie ihn und entschuldigen Sie sich bestenfalls für Ihr Versehen.
  • Nutzen Sie ein zuverlässiges Tool zur Arbeitszeiterfassung. Mit timr behalten Sie jederzeit den Überblick über die Minusstunden und Überstunden Ihrer Mitarbeiter.
Tipps Minusstunden

Zuverlässiges Tool zur Arbeitszeiterfassung