Was ist eine Potenzialanalyse und wie kann man dadurch die Performance von Mitarbeitern effektiv steigern?

Kunigunde Leitner
28. November 2022

Der Begriff der Potenzialanalyse beschreibt im Personalwesen eine hochwertige Methode, um Talente, fachliche Fähigkeiten sowie persönliche Motivatoren zu erfassen und auszuwerten.

Auf Basis der Ergebnisse lässt sich einerseits die Eignung eines Mitarbeiters beispielsweise für eine Beförderung effektiv einschätzen.

Potenzialanalyse
Potenzialanalyse

Andererseits können Arbeitskräfte im Rahmen der Potenzialanalyse in andere Abteilungen verlegt werden, um deren volles Potenzial und die Entwicklungsmöglichkeiten voll auszuschöpfen. So wird die persönliche Stärke sowie andere Kompetenzen des Mitarbeiters gefördert, während seine Schwächen minimiert werden.

Die Ziele von Potenzialanalysen

Ziel eines jeden Unternehmens sollte es sein, ihr Personal im Rahmen von Personalentwicklungsmaßnahmen effektiv in ihren Stärken zu fördern. Zuvor muss jedoch erst einmal festgestellt werden, wo die Stärken und Schwächen eines Mitarbeiters überhaupt liegen bzw. braucht es ein Potenzialprofil. Um dem Unternehmen diese Punkte aufzuzeigen, wurde die Potenzialanalyse entwickelt.

Erklärte Ziele vom Unternehmen im Rahmen von Potenzialanalysen können sein

  • Ein Umfeld im Unternehmen zu schaffen, in denen die Stärken eines Mitarbeiters ausgeschöpft werden. Dadurch kann dieser im Hinblick auf sein Potenzial wachsen und zu einer Steigerung der Produktivität des Unternehmens beitragen.
  • Die Potenzialanalyse gibt einem Unternehmen eine Möglichkeit zur umfassenden Analyse von Jugendlichen, die gerade erst aus der Schule kommen und sich als Auszubildender bewerben. Dadurch kann effektiv abgeschätzt werden, ob die Persönlichkeitsmerkmale und Kompetenzen des Jugendlichen zum Unternehmen passen.
  • Durch die Informationen, die aus den Potenzialanalysen stammen, können bei der Personalauswahl ungeeignete Bewerber im Hinblick auf ihre Defizite sehr schnell identifiziert und aussortiert werden.
  • Die richtigen Mitarbeiter im Rahmen ihrer Entwicklungsmöglichkeiten, die durch das Potenzialprofil aufgedeckt wurden, in die Positionen zu versetzen, in denen sie ihre Produktivität am effizientesten steigern können.

Die Folgen davon, wenn die falschen Mitarbeiter in den falschen Funktionen eines Unternehmens arbeiten

Die Praxis vieler Unternehmen bzw. deren Methoden, die Personalauswahl oder auch Beförderung von Mitarbeitern rein subjektiv zu beurteilen, kann zu Nachteilen im Wettbewerb am Markt führen. Die Macht subjektiver Sympathie zu einem potenziellen Bewerber oder Mitarbeiter kann dazu führen, dass Stärken über- und Schwächen unterschätzt werden. Eine objektive Betrachtung, wie sie im Rahmen der Potenzialanalyse über die Leistungsmöglichkeit erfolgt, ist praktisch unmöglich „aus dem Bauch heraus“ zu beurteilen.

Diese Faktoren können dazu führen, dass falsche Mitarbeiter mit falschen Kompetenzen die falschen Berufe in einem Unternehmen ausführen. Folgen davon können nicht nur ein Abfallen der Produktivität und damit auch Profitabilität im Unternehmen sein. Zusätzlich zu diesen Faktoren verschlechtert sich das Arbeitsklima, durch die steigende Unzufriedenheit der Mitarbeiter.

Probleme, die durch Potenzialanalysen verhindert werden können

Subjektive Einschätzungen der Kompetenzen von Mitarbeitern können mitunter zu fatalen Fehlentscheidungen im Personalwesen führen. Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen, welches sehr solide in seinem Markt ist.

In diesem Beispiel soll im Rahmen einer Personalauswahl ein neuer Mitarbeiter für den Posten des Abteilungsleiters für die IT-Branche ausgewählt werden. Da an dieser Stelle kein Verfahren zur Potenzialanalyse vorgenommen wird, bleibt den verantwortlichen Führungskräften des Unternehmens nur eine Methode übrig. Sie müssen ihre Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen.

Wie Qualifikationen ohne Potenzialanalyse in der Regel ermittelt werden

Meistens werden zur Beurteilung der Eignung die Ergebnisse der Arbeit aus der derzeitigen Position des Mitarbeiters herangezogen. Dabei wird oft völlig außer Acht gelassen, dass mitunter für die neue Position ganz andere Faktoren für den Erfolg ausschlaggebend sind. Nur weil jemand ein herausragender IT-Techniker ist, bedeutet es nicht, dass er auch eine Abteilung mit zum Beispiel 30 Mitarbeitern leiten kann.

Hier kommt es auf ganz andere Kompetenzen an, wie z. B. soziale Kompetenzen im Umgang mit einem Mitarbeiter oder Organisationstalent. Da also die Stärken und Schwächen des beispielhaften IT-Technikers nie durch eine Potenzialeinschätzung ermittelt wurden, gleicht das Auswahlverfahren einem Glücksspiel.

Weitere Probleme für den Wettbewerb des Unternehmens durch
fehlende Potenzialanalysen

Arbeitskräfte mit hohen Kompetenzen und Entwicklungsmöglichkeiten fühlen sich unterfordert und wandern zu anderen Unternehmen ab, wo sie ihre Erfolgsfaktoren höher einschätzen. Auf der anderen Seite haben Mitarbeiter, deren Talente in ganz anderen Bereichen liegen, eventuell Befugnisse über das Personalwesen.

Dadurch können noch mehr Mitarbeiter in Positionen gelangen, für die sie laut Potenzialanalyse aufgrund ihrer individuellen Schwächen nicht geeignet sind. Das führt in weiterer Folge zu erhöhter Fluktuation der Mitarbeiter mit Potenzial, während die Arbeitnehmer mit unzureichenden Kompetenzen im Unternehmen verbleiben.

Als Folge davon, kann es passieren, dass ein Unternehmen seine Ziele nicht erreicht und im allgemeinen Wettbewerb schwere Probleme im jeweiligen Markt bekommt. Je weiter dieser Prozess fortschreitet, desto schwieriger wird es, Lösungen auf die daraus resultierenden Probleme im Unternehmen zu finden.

Welche Kompetenzen von Potenzialanalysen erfasst werden

Grundsätzlich kann im Rahmen der Potenzialeinschätzung zwischen 4 verschiedene Kompetenzen unterschieden werden. Im Rahmen der Potenzialanalyse werden die jeweiligen Stärken und Schwächen sowie Defizite analysiert und infolgedessen identifiziert.

Die 4 verschiedenen Kompetenzen gliedern sich in

Methodische Kompetenzen

Methodische Kompetenzen umfassen Eigenschaften bzw. Talente von Personen, gewisse Aufgaben effizient zu lösen. Unter diese Definition fallen unter anderem Arbeitsplanung, die individuelle Problemlösungsfähigkeit sowie Kreativität beim Lösen von Problemen.

Personale Kompetenzen

Personale Kompetenzen bilden die Fähigkeit zur Selbstreflexion sowie das Potenzial zur persönlichen Entfaltung und Weiterentwicklung. Dies äußert sich in verschiedenen Kompetenzen und Merkmalen. Beispiele dafür sind die persönliche Motivation an Zielen zu arbeiten, die Zuverlässigkeit im Unternehmen oder die Selbstständigkeit um Lösungen für Fragen und Probleme zu finden.

Soziale Kompetenzen

Soziale Kompetenzen bestehen aus Fähigkeiten wie dem Aufbauen und Erhalten von konstruktiven Beziehungen, um in einem Team das volle Potenzial auszuschöpfen. Darunter fallen beispielsweise Team-, Kommunikations- und Konfliktbewältigungsfähigkeiten. Diese sind essenziell für das Besetzen von Führungspositionen, weshalb in solchen Anwendungsgebieten sehr viel Augenmerk auf diesen Aspekt im Rahmen der Potenzialanalyse gelegt werden sollte.

Veränderungskompetenz

Veränderungskompetenz ist die sehr wichtige Fähigkeit Veränderungen im Unternehmen, dem Wettbewerb oder dem gesamten Markt entsprechend zu begegnen sowie gegebenenfalls Anpassungen an der Arbeitsweise vorzunehmen.

Die Methoden der Potenzialanalyse

Die Methoden der Potenzialanalyse sind sehr breit gefächert, wodurch sich verschiedene Abstufungen des Verfahrens ergeben. Diese können von wenig umfassend reichen wie beier werden die Ergebnisse der Potenzialanalyse.

Im Rahmen von multimethodialen Potenzialanalysen werden Informationen über verschiedene psychologische Testverfahren eruiert. Diese bestehen häufig aus einer Mischung von Selbsteinschätzungen, Fremdeinschätzungen sowie biografischer und verhaltensorientierten Verfahren. Zusätzlich können noch Fähigkeits-, Logik- oder Intelligenztests herangezogen werden.

Ein Beispiel hierfür ist die sogenannte SWOT-Analyse, die Stärken, Schwächen und Leistungsmöglichkeiten über die Potenzialanalyse aufdeckt.

Die Gestaltung der Potenzialanalyse und deren Durchführung

Die Durchführung von Potenzialanalysen gliedern sich grob gesagt in 3 Schritten.

Erster Schritt der Potenzialanalyse – Die Vorbereitung

Hier wird zuallererst festgelegt, was das eigentliche Ziel des Unternehmens bei der Ermittlung des Profils der Stärken und Schwächen vom jeweiligen Mitarbeiter sein soll.

Ist dies beispielsweise die Eignung für eine Beförderung zum Abteilungsleiter, werden an dieser Stelle die erforderlichen Talente und Erfolgsfaktoren, die der Arbeitnehmer erfüllen muss, festgelegt. Anschließend wird die geeignete Methode der Potenzialanalyse ausgewählt und zum nächsten Schritt übergegangen.

Zweiter Schritt der Potenzialanalyse – Die Durchführung

Nun wird die entsprechende Methode durchgeführt, um das Potenzialprofil für die anzunehmenden Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters zu ermitteln.

Dritter Schritt der Potenzialanalyse – Die Auswertung

Je nach gewählter Methode kann sich der Umfang dieses Abschnitts in Potenzialanalysen deutlich unterscheiden, je nachdem wie tiefgreifend die Persönlichkeitsmerkmale erfasst wurden. Gibt es zum Beispiel Vergleichspersonen, so kann an dieser Stelle eine Statistik erstellt werden.
Diese kann erfassen, wie weit sich der Mitarbeiter im Rahmen seiner Stärken, Schwächen, Talente und Motivationen innerhalb der Normalverteilung (= der Durchschnitt) befindet oder ob er in einzelnen Teilbereichen stärker oder schwächer als der Durchschnitt abschneidet.

Zwei beispielhafte Methoden der Potenzialanalyse

Einzel Assessment

Diese Methode der Potenzialanalyse ist zwar recht weit verbreitet, allerdings in Fachkreisen dennoch umstritten. Weswegen die Betrachtung der Ergebnisse von Potenzialanalysen, die im Einzel Assessment eruiert wurden, durchaus kritisch betrachtet werden können.

Dem ganzen Verfahren um das Assessment Center liegt die Idee zugrunde, einen Mitarbeiter beispielsweise durch Rollenspiele in Situationen zu bringen, die ihm in seiner neuen Position begegnen könnten, um seine Problembewältigungsmethoden zu bewerten. Des Weiteren wird im Einzel Assessment auch der Lebenslauf analysiert sowie Befragungen des betreffenden Mitarbeiters im Unternehmen durchgeführt.

360-Grad-Feedback Analysen

Aufgrund des größeren Umfangs der 360-Grad-Methode sind die Ergebnisse in dieser Form der Potenzialanalyse deutlich aussagekräftiger. Dadurch stellt sich die Frage der kritischen Betrachtung im Gegensatz zum Einzel Assessment in dieser Form nicht.

Daher wird diese Form der Potenzialanalysen immer häufiger verwendet. Der Knackpunkt und der tiefgreifende Unterschied zum Assessment Center besteht hier daraus, dass nicht nur Selbsteinschätzungen, die in Einzelfällen sehr deutlich von Fremdeinschätzungen abweichen können, in die Bewertung einfließen. Vielmehr wird in dieser Methode, wie es der Name schon vermuten lässt, eine Rundum Analyse durchgeführt.

Das bedeutet, dass auch andere Mitarbeiter, bisherige Vorgesetzte und eventuell sogar Kunden in die Befragung miteinbezogen werden. Dadurch ergibt sich ein viel breiteres und vor allem objektiveres Bild, wodurch die Potenzialeinschätzung über die Leistungsentwicklung viel zielgenauer getroffen werden kann.

Das Fazit zur Potenzialanalyse

Die Potenzialanalyse kann bei korrekter Durchführung ein sehr mächtiges Instrument zur Leistungsbemessung und auch zu den darauf fußenden Entwicklungspotenzialen von Mitarbeitern geben. Da individuelle Stärken und Schwächen der Arbeitnehmer entsprechend gefördert werden, kann dies nicht nur eine deutliche Steigerung der Leistung zur Folge haben, sondern auch das Betriebsklima positiv beeinflussen. Somit kann die Produktivität im Unternehmen gesteigert werden, was naturgemäß in einer Steigerung der Profitabilität resultiert.

Zielsetzung im Personalwesen sollte es nach der Potenzialanalyse ganz klar sein, die richtigen Mitarbeiter durch Förderung ihrer Stärken in die, für sie und das Unternehmen richtigen Positionen zu bringen. Dadurch wird im Umkehrschluss verhindert, dass sich ungeeignete Mitarbeiter in Positionen befinden, in der sie aufgrund fehlender Befähigung unabsichtlichen Schaden anrichten.

Um mehr Aussagekraft zu erreichen, sollte nach Möglichkeit die 360-Grad-Feedback Analyse gegenüber dem Einzel Assessment bevorzugt werden. Grundsätzlich lässt sich zur Potenzialanalyse zusammenfassen, dass je breiter sie angelegt wurde, desto objektiver und effektiver sind die Ergebnisse.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welches Ziel verfolgt eine Potenzialanalyse?

Ziel einer Potenzialanalyse kann es sein, ein Profil über die individuellen Stärken und Schwächen eines Mitarbeiters zu ermitteln. Auf Basis dieses Profils können weitere Entscheidungen im Personalwesen deutlich objektiver eingeschätzt werden.

Welchen Nutzen haben Potenzialanalysen?

Der Nutzen der Potenzialanalyse liegt vor allem darin, dass subjektive Entscheidungen darüber, welcher Mitarbeiter in welcher Position arbeiten sollte, vermieden werden. Dadurch werden Fehlbesetzungen effektiv verhindert.

Außerdem wird das Betriebsklima tendenziell verbessert, da Arbeitnehmer, deren Potenziale korrekt gefördert werden, deutlich zufriedener sind.

Was sind Beispiele für Potenziale?

Das können individuelle Faktoren wie persönliche Stärken, Schwächen, Talente, Defizite, Kompetenzen und persönliche Motivationen sein.

Wie macht man eine Potenzialanalyse?

Potenzialanalysen laufen grundsätzlich in drei Schritten ab.
Erstens: Die Vorbereitung, diese sollte als Basis des gesamten Verfahrens sehr gründlich gemacht werden.
Zweiten: Die Ausführung, hierfür sollte eine möglichst breite Analysemethode gewählt werden.
Drittens: Die Auswertung, hier ist es oft vorteilhaft jemanden von außerhalb des Unternehmens zu beauftragen.

Welche Methoden der Potenzialanalyse gibt es?

Zum einen das Einzel Assessment, zum anderen die 360-Grad-Feedback Analyse. Heutzutage wird die 360 Grad Methode aufgrund der höheren Aussagekraft häufig bevorzugt.