Projektstrukturplan

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Neue Projekte stehen vor der Tür. Voller Tatendrang beginnen die Beteiligten mit der Planung und entwerfen im Zuge der Vorbereitungen einen Projektstrukturplan – kurz PSP.

Der PSP ist für das Projektmanagement zentral.

Es handelt sich um die grafische Darstellung der Planungsergebnisse. Die Projektleitung und sämtliche Stakeholder erkennen damit auf einen Blick, wohin die Reise geht.

Managementinstrumente wie der Projektstrukturplan kommen im Arbeitsalltag häufig zum Einsatz. Sie sind praktisch und die Beschäftigung damit ist ein Klacks.

Sie wissen noch zu wenig? Im Handumdrehen lernen Sie, wie Sie die typische Baumstruktur erstellen und lesen. Mit unseren Tipps verwandeln Sie Ihren Tatendrang in Erfolge.

1. Was ist ein Projektstrukturplan?

Projekte und Projektportfolios erscheinen wegen ihrer Größe manchmal als unmögliche Mammutaufgabe. Selbst Kleinprojekte können Projektmanager auf den ersten Blick vor Herausforderungen stellen.

Gliederung und Visualisierungen erleichtern die Planung und vereinfachen ein Projekt.

Die Verantwortlichen ordnen daher die Aufgaben eines Projekts hierarchisch und visualisieren das Ergebnis in Form einer Baumstruktur. Mit anderen Worten erstellen sie einen Projektstrukturplan und machen die Mammutaufgabe bewältigbar.

Ein Projektstrukturplan ist zwei Dinge gleichzeitig:

Einerseits besteht er aus der Gliederung des Arbeitspensums in einzelne Aufgaben. Andererseits werden die Aufgaben hierarchisch geordnet, in Beziehung zueinander gesetzt und grafisch dargestellt.

Die Projektleitung kann den PSP betrachten und schnelle Entscheidungen treffen. Damit gehört er zu einem der wichtigsten Managementinstrumente.

Agiles Projektmanagement verzichtet auf den Projektstrukturplan und geht andere Wege.

Die englische Übersetzung ‚work breakdown structure‘ verweist auf die Gliederung der notwendigen Arbeiten.

2. Einfacher Aufbau als Baumdiagramm

Der Projektstrukturplan existiert zuallererst als Gedanke. Das Projektmanagement beschäftigt sich während der Planung mit allen Arbeiten, die zu erledigen sind, und fasst sie in Pakete zusammen.

Der Projektmanager kennt nun die Arbeitspakete.

Sein Team und alle anderen Beteiligten müssen jedoch ebenfalls wissen, was zu tun ist. Daher bedient er sich einem der bekanntesten Managementinstrumente: der Baumstruktur.

Der PSP wird durch die Baumstruktur sichtbar gemacht.

Die Stakeholder können die verschiedenen Arbeitspakete der Projekte und Projektportfolios dank der Kästchen und Verästelungen nachvollziehen. Sie verstehen, wie die Pakete zusammenhängen.

Andere Darstellungsformen der Gedanken sind prinzipiell möglich. So kann sich die Projektleitung für textliche Darstellungen entscheiden. Doch in der Praxis hat sich das Baumdiagramm durchgesetzt.

Struktur mittels drei Ebenen

Ein Projektstrukturplan in Form einer Baumstruktur besteht aus mehreren Elementen. Managementinstrumente wie der PSP funktionieren aber nur, wenn sie genormt sind.

Daher platziert das Projektmanagement diese Elemente auf drei bestimmten Ebenen.

Die drei Ebenen des PSP:

• Teilprojekte
• Teilaufgaben
• Arbeitspakete

Projekte werden auf der obersten Ebene grob in Teilprojekte strukturiert. Bei der Planung einer Fabrikseröffnung sind solche Teile zum Beispiel die Kommunikation und die Inbetriebnahme.

Teilaufgaben der Kommunikation können der „Tag der offenen Tür“ sowie die interne und externe Kommunikation sein. Bei Projektportfolios ähneln sich die Aufgaben oft, um die Einzelprojekte vergleichbar zu machen.

Arbeitspakete sind die unterste Ebene im Projektstrukturplan. Es handelt sich dabei um die kleinste Einheit der Projektorganisation. Ein Beispiel für ein Arbeitspaket der externen Kommunikation ist die Information der Anrainerinnen und Anrainer.

Gliederungsprinzipien bestimmen den Foku

Das Projektmanagement kann den Projektstrukturplan anhand verschiedener Prinzipien gliedern. Mit anderen Worten wählt es aus, welche Elemente auf welcher der drei Ebenen platziert werden.

Die Gliederung hängt einerseits von der Art der Projekte und Projektportfolios ab. Andererseits kann der Projektleiter seinem Team mit einer Gliederung in bestimmte Teilprojekte einen Anhaltspunkt liefern, wie die Arbeit ablaufen wird.

Auf alle Fälle muss der Projektstrukturplan alle Tätigkeiten vor Projektbeginn vollständig erfassen.

Um dieses Ziel zu erreichen, gibt es manchmal nur ein mögliches Gliederungsprinzip. Meistens ist die Planung aber nach mehreren Prinzipien möglich und Sie haben die Qual der Wahl.

Funktionen im Fokus

Objekte im Fokus

Ein objektorientierter Projektstrukturplan legt den Fokus auf das Produkt. Elemente können einzelne Bestandteile, Bauteile oder Komponenten sein. Je nachdem, um welche Projekte es sich handelt.

Angenommen wir errichten eine neue Fabrik. In diesem Fall würde das Projektmanagement den PSP in Teilprojekte wie Gebäude und Zufahrt unterteilen. Das sind Bauteile.

Der objektorientierte Projektstrukturplan einer App-Entwicklung könnte zum Beispiel eine Gliederung in Code und Design aufweisen. Das wären Komponenten.

Egal ob ein Produkt entwickelt, hergestellt, gebaut, renoviert oder umgesetzt wird: Der Projektleiter konzentriert sich durch die Objektorientierung nur auf das Produkt. Weder stehen die notwendigen Tätigkeiten noch der zeitliche Ablauf im Mittelpunkt.

Zeit im Fokus

Das phasenorientierte Gliederungsprinzip legt Wert auf den chronologischen Ablauf der Projekte. Das Projektmanagement unterteilt bei der Planung die Arbeit nämlich in einzelne Phasen.

Der Projektmanager kann zum Beispiel den Neubau einer Fabrik von den ersten Überlegungen bis hin zum Einzug ordnen. Der phasenorientierte Projektstrukturplan bestünde in diesem Fall aus Teilprojekten wie Grundlagen, Entwürfe & Pläne, Bau und Inbetriebnahme.

Der phasenorientierte Projektstrukturplan gibt den Beteiligten Einblick in den zeitlichen Ablauf des Projekts.

Das Team und sämtliche Stakeholder wissen mit einem Blick auf den PSP, welche Phasen notwendig sein werden. Welche Tätigkeiten die Teammitglieder an welchen Objekten durchführen müssen, ist bei diesem Gliederungsprinzip zweitrangig.

Mischformen der drei Prinzipien

Manchmal ist es gar nicht so leicht, sich für eine Gliederung zu entscheiden. In diesem Fall kann das Projektmanagement verschiedene Prinzipien im selben Projektstrukturplan verwenden.

Vermischen Sie die Prinzipien nicht kreuz und quer im PSP.

Auf einer Ebene gilt immer genau ein Prinzip.

Die Ebene der Teilaufgaben kann zum Beispiel phasenorientiert sein, während sich die Ebene der Arbeitspakete an den Funktionen orientiert. Ein Projektstrukturplan, in dem Arbeitspakete sowohl phasen- als auch funktionsorientiert sind, ist für die betreffenden Projekte nachteilig.

Da es drei Ebenen und drei Prinzipien gibt, existieren drei-mal-drei Mischformen des PSP.

Codierung erleichtert Benützung

In einem Projektstrukturplan mit Ziffern-Codierung bekommt das Teilprojekt „Kommunikation“ die Ziffer 1. Die Teilaufgabe „Mitarbeiterinformation“ wird mit 1.1. versehen. Und das Arbeitspaket „Newsletter“ trägt den Code 1.1.1.

3. Die Vorteile eines erfolgreichen Projektstrukturplans

Es gibt viele Gründe, warum der Projektstrukturplan so häufig zum Einsatz kommt. Das Projektmanagement liebt den PSP vor allem wegen der folgenden fünf Vorteile.

• Übersicht
  Komplexe Projekte werden in überschaubare Einheiten gegliedert, die im PSP in hierarchische Beziehungen zueinander gesetzt werden. Das vereinfacht die Übersicht.
• Vollständigkeit
  Das Projektmanagement achtet bei der Planung darauf, dass alle notwendigen Arbeiten im PSP aufgelistet werden. Die Stakeholder und das Projektteam können sich dadurch leichter orientieren.
• Kommunikation
  Ein Projektstrukturplan erleichtert das Reden über das Projekt. Unter anderem können die Projektsteuerung und das Projektcontrolling mit dem PSP klar kommunizieren, da er sowohl Gesprächsgrundlage als auch Beziehungspunkt ist.
• Grundlage
  Sie schreiben Ihre Projektdokumentation und den Projektbericht dank PSP im Handumdrehen. Sie können sich nämlich auf den PSP beziehen. Das Gleiche gilt für die Projektzeiterfassung. Testen Sie jetzt gleich die Zeiterfassung mit timr.
• Arbeitsverteilung
  Mit dem Projektstrukturplan wird eine schnelle und transparente Aufgabenverteilung möglich. Arbeitspakete können unkompliziert delegiert werden.

4. Simple Erstellung in wenigen Schritten

Sie können Ihren Projektstrukturplan auf zwei Arten erstellen.

Entweder zerlegen Sie das Projekt in Teilbereiche und Arbeitspakete (Top-down) oder Sie setzen Arbeitspakete und Teilbereiche zu einem Projekt zusammen (Bottom-up).

Top-down-Verfahren für Ihren PSP:

• Wählen Sie die Gliederungsprinzipien.
• Zerlegen Sie das Projekt in Teile und listen Sie die Aufgaben auf.

Bottom-up-Verfahren für Ihren PSP:

• Überlegen Sie sich, welche Aufgaben notwendig sind.
• Analysieren Sie, wie die Aufgaben zueinander stehen, wählen Sie Gliederungsprinzipien und erstellen Sie den Projektstrukturplan
• Kontrollieren Sie, ob die Planung vollständig ist und ob Sie und alle anderen Beteiligten damit einen positiven Projektabschluss erreichen.

In der Praxis finden wir Projektstrukturpläne, die von beiden Verfahren gleichzeitig Gebrauch machen. Sie nennen sich Yo-Yo-Verfahren.

5. Tipps für den perfekten PSP

• Ein Projektmanager kann einen perfekten PSP nicht allein erstellen. Bei der Planung muss das Team involviert sein. Unterschiedliche Perspektiven bereichern.
• Der Projektstrukturplan muss vor dem Projekt Kick Off fertig werden. Nicht früher. Lassen Sie sich Zeit und schlafen Sie eine Nacht darüber.
• Achten Sie auf Übersichtlichkeit und gehen Sie nicht zu sehr ins Detail.
• Idealerweise passt Ihr Projektstrukturplan auf eine Seite.

6. Häufige Fragen zum Projektstrukturplan

Wie mache ich einen Projektstrukturplan?

Die Planung eines PSP funktioniert auf zwei Arten. Entweder teilen Sie Ihr Projekt in Arbeitspakete auf und erstellen den Projektstrukturplan von oben nach unten. Oder Sie sammeln Arbeitspakete und fügen Sie von unten nach oben zu einem Projekt zusammen.

Was gehört alles in einen Projektstrukturplan?

Der Projektleiter muss dafür sorgen, dass alle Arbeiten des Projekts im Projektstrukturplan enthalten sind. Die Arbeitspakete dürfen jedoch nicht zu detailliert sein. Der Zweck des PSP ist es nämlich, Übersichtlichkeit zu schaffen. Detailreichtum ist dabei hinderlich.

Welche Ziele verfolgt die Projektstrukturplanung?

Der Projektstrukturplan verfolgt mehrere Ziele. Ersten strukturiert er die Elemente Ihrer Projekte und schafft Übersicht. Zweitens ermitteln Sie dadurch, welche Arbeiten durchgeführt werden müssen. Drittens stellt der PSP alle Arbeiten vollständig und rechtzeitig dar.