Stempeluhr – Einfache Zeiterfassung für Betriebe

Die Stempeluhr - auch Stechuhr genannt - begleitet viele Berufstätige treu durchs Arbeitsleben. Die meisten denken bei einer Stempeluhr natürlich an die klassische Stechuhr am Firmeneingang. In der modernen Arbeitswelt hat sich mittlerweile aber die digitale Variante durchgesetzt - aus gutem Grund, denn diese bietet einige Vorteile. Informieren Sie sich hier über die häufigsten Fragen zum Thema Stempeluhr und erfahren Sie, warum ein digitales System für Ihren Betrieb die beste Lösung ist.

Die Stempeluhr – auch Stechuhr genannt – begleitet viele Berufstätige treu durchs Arbeitsleben. Die meisten denken bei einer Stempeluhr natürlich an die klassische Stechuhr am Firmeneingang. In der modernen Arbeitswelt hat sich mittlerweile aber die digitale Variante durchgesetzt – aus gutem Grund, denn diese bietet einige Vorteile. Informieren Sie sich hier über die häufigsten Fragen zum Thema Stempeluhr und erfahren Sie, warum ein digitales System für Ihren Betrieb die beste Lösung ist.


1. Geschichte der Stempeluhr

Die Geschichte der Stempeluhr reicht bis Ende des 18. Jahrhunderts zurück. 1797/98 ließ Bejamin Thompson, Reichsgraf von Rumford, eines der ersten Zeiterfassungssysteme in München aufstellen. Es handelte sich dabei um eine Stechuhr mit Einwurfschlitz mit sich darunter drehenden Fächern.

Wirklich bedeutsam wurde die Stempeluhr ab der Industrialisierung, in der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts. Zu diesem Zeitpunkt waren die eingesetzten Stechuhren bereits wesentlich fortschrittlicher und errechneten selbstständig die Summe der Arbeitzseit, die auf Stempelkarten aufgedruckt wurde.

Im Laufe der Zeit wurde die Stempeluhr dann kontinuierlich weiterentwickelt. Vor allem in England und in den USA fanden maßgebliche Entwicklungen statt. Daran beteiligt waren einige der bekanntesten und auch erfolgreichsten Stempeluhren-Hersteller, wie zum Beispiel IBM.

Und heute?

Die Stempeluhr von heute ist natürlich kaum mehr mit ihren Vorläufermodellen aus vergangenen Jahrhunderten vergleichbar. Wie in so vielen anderen Bereichen auch, hat der technische und technologische Fortschritt die Stempeluhr verändert und modernisiert.
Mittlerweile erfolgt die Zeiterfassung per Stempeluhr daher so gut wie ausschließlich auf elektronischem bzw. digitalem Wege. Mitarbeiter stempeln sich an so genannten Terminals oder Kiosksystemen per Pin-Eingabe oder mittels Chipkarte ein und aus. Damit einhergehend ist zumeist auch eine Zutrittskontrolle zum Arbeitsplatz, insbesondere zu sicherheitsrelevanten Bereichen verbunden.

Gerade für die Lohnverrechnung ist die moderne Stechuhr natürlich ein riesiger Fortschritt. Die digital erfassten Daten werden in einem zentralen System erfasst, sind automatisch gespeichert und können so schnell und ohne manuellen Aufwand von der Lohnverrechnung übernommen und verarbeitet werden.

2. Die häufigsten Fragen zum Thema Stempeluhr

2.1 Wie funktioniert eine Stempeluhr?

Bei der klassischen und ganz ursprünglichen Variante der Stempeluhr wurde mittels Stempelkarte am Eingang zum Arbeitsplatz Ankunft bzw. Arbeitsende erfasst. Wie der Name impliziert, wird die Uhrzeit bei Arbeitsbeginn und Arbeitsende auf die Karte gestempelt.

Mittlerweile haben sich jedoch überwiegend elektronische bzw. digitale Varianten der Stempeluhr durchgesetzt. Die Mitarbeiter stempeln sich dabei in einem zentralen digitalen System zum Beispiel per Pin-Code oder Chip ein und aus. Arbeitsbeginn und Arbeitsende werden im System erfasst und gespeichert.

Noch modernere und vor allem auch flexiblere Formen der Stempeluhr bieten auch mobile Lösungen per App am Smartphone. Die Stempeluhr hat man dabei immer in der Tasche, das Ein- und Ausstempeln erfolgt per Start/Stop.

2.2 Was kostet eine Stempeluhr?

Gerade kleinere Unternehmen zögern oft ein professionelles Zeiterfassungssytsem im Betrieb einzuführen aus Angst in eine Kostenfalle zu laufen. Diese Angst ist jedoch unbegründet.

Pauschal lassen sich die Kosten für eine digitale Stempeluhr natürlich schwer beziffern. Ein gutes System ist heutzutage aber bereits ab wenigen Euro pro Monat zu haben. Die tatsächlichen Kosten sind vom Leistungsumfang und den gewünschten Funktionen abhängig.

Auf den ersten Blick kann eine vermeintlich kostenlose Lösung wie manuelle Stempelkarten oder Excel punkten. Es gilt jedoch zu Bedenken, dass nicht nur rein finanzielle Mittel eine Rolle spielen.

Was oft vergessen wird: Auch der Zeitaufwand für die Verwaltung von Exceltabellen oder Papierstundenzetteln sowie das dafür eingesetzte Personal sind laufende Kosten. Und diese sind mittel- bis langfristig gesehen ungleich höher als bei einer digitalen Lösung.

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Insgesamt gesehen rechnet sich ein professionelles Zeiterfassungssystem mit digitaler Stechuhr auf jeden Fall mehr als händisches Aufschreiben der Arbeitszeit und veraltete Lösungen. Es gibt mittlerweile auch ein umfangreiches Angebot am Markt mit sehr guten digitalen Lösungen. Die Bandbreite ist dabei natürlich groß, auch was die Kosten betrifft. Vor allem für KMU gibt es aber vielfältige Optionen, die ein tolles Preis-Leistungsverhältnis bieten.

2.3 Wann muss man sich einstempeln?

Das Einstempeln bedeutet nichts anderes als den Beginn der Arbeitszeit zu erfassen. Bei Arbeitsbeginn starten Sie also die Zeiterfassung. Analog zum Einstempeln bei Arbeitsbeginn erfolgt das Ausstempeln bei Arbeitsende.

Wenn in der Firma eine hardwaregebundene Lösung eingesetzt wird, stempeln die Mitarbeiter oft bereits beim Betreten bzw. dem Verlassen des Firmengeländes oder des Arbeitsbereiches ein- und aus.
Mitarbeiter im Außeneinsatz verwenden dafür mobile Lösungen. In vielen Fällen wird dazu bereits eine Smartphone App mit digitaler Stempeluhr eingesetzt.

2.4 Ist eine Stempeluhr Pflicht?

In einigen Ländern, darunter auch in Österreich und der Schweiz, sind Arbeitgeber zur Zeiterfassung für ihre Mitarbeiter verpflichtet. Ein EuGH Urteil von Mai 2019 sieht eine solche Verpflichtung in Zukunft EU-weit vor.
Bereits jetzt gibt es aber auch in Deutschland zum Beispiel schon eine Zeiterfassungspflicht für bestimmte Berufsgruppen, im Zusammenhang mit dem Mindestlohngesetz sowie generell für Überstunden.

Die Form der Zeiterfassung ist nicht klar geregelt. Eine Stempeluhr – insbesondere die digitale Variante – hat dabei für Unternehmen aber natürlich viele Vorteile.

3. Verschiedene Arten der Stempeluhr

Auch wenn viele mit einer Stempeluhr das Bild einer typischen Stechur irgendwo am Firmeneingang verbinden, gibt es natürlich mehrere Möglichkeiten die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen.

Stift und Papier

Papierstundenzettel erfüllen im Prinzip dieselbe Funktion wie eine klassische Stempeluhr. Dabei werden Arbeitsbeginn und -ende per Hand auf einem Zettel notiert.

Die Nachteile dieser Methode liegen natürlich auf der Hand:

  • Großer Zeitaufwand und Papierchos
  • Ungenauigkeiten bei der Erfassung
  • Fehleranfälligkeit beim Übertragen der Daten in ein zentrales System
  • etc.

Hardware-Lösung

Die klassische Stechuhr besteht aus einer Hardware-Lösung. Dabei wird ein so genanntes Terminal (oder auch Kiosk) am Eingang des Firmengeländes, der Firma oder des Arbeitsbereiches installiert.
Die Mitarbeiter stempel sich entweder mit Stempelkarte oder Chip ein.

Moderne Systeme nutzen natürlich auch hier die Vorteile der Digitalisierung und ermöglichen das Ein- und Ausstempeln auf Tablets mit QR-Code oder PIN.
In manchen Fällen werden auch biometrische Erfassungssysteme, zum Beispiel mit Fingerabdruck-Scan, verwendet.

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Mobile Apps

Viele Betriebe setzen bei der Zeiterfassung inzwischen auf mobile Lösungen.
Die meisten Mitarbeiter verfügen mittlerweile über ein Smartphone, daher bietet sich hier eine digitale Stempeluhr in Form einer Smartphone App an.

Besonders für Außendienstmitarbeiter, Monteure oder auch für Dienstreisen ist Zeiterfassung per Smartphone App ideal. Das Ein- und Ausstempeln wird dabei einfach per Start/Stop erledigt.

Online Zeiterfassung

In der Firma im Büro bietet sich das Stempeln am PC oder Laptop an. Wenn die Mitarbeiter morgens zu arbeiten beginnen starten Sie einfach gleich am Arbeitscomputer die Zeiterfassung. Mit Arbeitsende wird vor dem Herunterfahren des Computers auch die Zeiterfassung per Mausklick gestoppt.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten die PC-basierte Stechuhr als Online Lösung an. In diesem Fall muss nichts extra am PC installiert werden, die digitale Stempeluhr wird einfach im Webbrowser aufgerufen.

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4. Vorteile der digitalen Stempeluhr

Eine digitale Stempeluhr hat gegenüber klassischen Stechuhren viele Vorteile – sowohl für Vorgesetzte und Administratoren als auch für die Mitarbeiter.

Die Einsatzmöglichkeiten einer digitalen Stempeluhr sind vielfältiger, da der Arbeitsort keine Rolle spielt. Die Mitarbeiter profitieren von einfacher Handhabung und mehr Überblick über die eigene Arbeitszeit. Der Verwaltung nimmt ein System mit digitaler Stechuhr zudem eine Menge Arbeit ab, bietet eine gute Übersicht und ermöglicht eine einfach und schnelle Weiterverarbeitung der Daten.

Alle Vorteile der digitalen Stempeluhr auf einen Blick
  • Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
  • Automatischer Stundensaldo
  • Urlaubsverwaltung ist inkludiert
  • Stempeluhr auch für unterwegs (Außendienst, Montage etc.)
  • Terminal Option für Baustellen, die Produktion oder im Lager
  • Zusätzliche Projektzeiterfassung
  • Zeitersparnis bei Erfassung und Kontrolle
  • Einfache Weiterverarbeitung der Daten im Controlling und in der Lohnverrechnung


5. Digitale Stempeluhr für Kleinbetriebe

Gerade für Kleinbetriebe gibt es mittlerweile gute digitale Lösungen mit entsprechendem Preis-Leistungs-Verhältnis, die eine professionelle Zeiterfassung per digitaler Stempeluhr ermöglichen. Insbesondere monatlich mietbare Zeiterfassungssysteme, die keine eigene Hardware und auch keine IT-Kenntnisse erfordern, bieten hier tolle Optionen.

Als Chef eines Kleinbetriebs stellen Sie sich jetzt vielleicht die Frage: Zahlt sich eine digitale Variante für mich überhaupt aus?
Die klare Antwort darauf lautet: Ja, unbedingt.

Ganz abgesehen davon, dass Sie damit arbeitsrechtlichen Verpflichtungen einfach und effizient nachkommen können, spart Ihnen eine digitale Stempeluhr Zeit und Geld in der Verwaltung und im ganzen Betrieb.

Mitarbeiter müssen keine wertvolle Arbeitszeit in das Aufschreiben ihrer Arbeitsstunden stecken, sondern haben die Stempeluhr immer in der Hosentasche. Damit wird das Stempeln der Arbeitszeit ganz nebenbei und auch noch in Echtzeit erledigt.

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