Wie Unternehmen mit digitaler Zeitwirtschaft ihre Prozesse optimieren
Die Zeitwirtschaft ist ein wertvolles Mittel im Personalwesen. Sie hilft dabei, Arbeitszeiten in Unternehmen effizient zu verwalten.
Wenn die Zeitwirtschaft gut und digital funktioniert, werden Arbeitsprozesse optimiert und der administrative Aufwand reduziert.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Zeitwirtschaft ist, wie sich diese von der Zeiterfassung unterscheidet und welche Vorteile eine digitale Zeitwirtschafts-Software bietet.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist Zeitwirtschaft?
Die Zeitwirtschaft bezieht sich auf Maßnahmen im Personalwesen, um arbeitsbezogene Zeitdaten von Mitarbeitern zu erfassen, zu bewerten, zu verwalten und zu steuern.
Ziel der Zeitwirtschaft ist es, die effiziente Nutzung der Arbeitszeit sicherzustellen, um Kosten zu minimieren und die Produktivität zu maximieren. Dabei werden sowohl gesetzliche Vorgaben als auch betriebliche Bedürfnisse berücksichtigt.
2. Wie unterscheiden sich Zeiterfassung und Zeitwirtschaft?
Die Zeiterfassung ist ein Teilbereich der Zeitwirtschaft und bezieht sich allgemein nur auf das reine Aufzeichnen der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Sie bildet die Grundlage für die korrekte Abrechnung der Arbeitszeiten sowie für die Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen.
Die Zeitwirtschaft umfasst jedoch den gesamten Prozess der Dokumentation, Planung, Überwachung, Auswertung und Kontrolle der erfassten Arbeitszeitdaten.
Dazu gehört nicht nur die Arbeitszeiterfassung selbst, sondern beispielsweise auch
- das Management von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder andere Freistellungen,
- die Festlegung von Arbeitszeitmodellen (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Schichtarbeit, Gleitzeit, Minijob usw.) sowie die Planung der Arbeitszeiten, beides im Einklang mit den betrieblichen Anforderungen,
- das Personalzeitcontrolling, mit der Analyse und Auswertung der erfassten Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten,
- die Ressourcen- und Einsatzplanung durch effiziente Zuweisung und Nutzung von Personalressourcen unter Berücksichtigung der erfassten Arbeitszeiten und Abwesenheiten oder
- die Projektzeiterfassung, bei der die erfassten Arbeitszeiten spezifischen Projekten oder Aufgaben zugeordnet sind.
Dank zahlreicher automatischer timr Funktionen behalten Sie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen stets im Blick und profitieren von einer effizienteren, leichter administrierbaren digitalen Lösung, die echten Mehrwert schafft.
3. Was sind die Vorteile einer Zeitwirtschaft mit digitaler Zeiterfassung?
Es gibt verschiedene Methoden, wie Sie in Ihrem Unternehmen die Zeitwirtschaft umsetzen können.
Vor allem digitale Systeme bieten eine effiziente Möglichkeit, alle Prozesse rund um das Thema Arbeitszeit zu erfassen, zu verwalten und weiterzuverarbeiten.
Durch den Einsatz einer Zeiterfassungssoftware in Ihrem Unternehmen profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:
| Vorteile für Mitarbeiter | Vorteile für Unternehmen |
|---|---|
| Transparenz und Überblick Mitarbeiter haben jederzeit Einsicht in ihre geleisteten Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaube und andere Abwesenheiten. Das ermöglicht ihnen eine bessere Planung der eigenen Arbeitsstunden und hilft dabei, Überstunden und Zeitsalden gezielt abzubauen. | Genauigkeit und Transparenz Digitale Systeme minimieren Fehler und sorgen für eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten. Als Arbeitgeber haben Sie zudem einen Echtzeit-Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden, Pausen, Ruhezeiten und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. |
| Flexibilität Mit einer digitalen Zeiterfassung zeichnen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten flexibel über verschiedene Geräte auf, wie am PC, am Smartphone oder am Tablet – und das unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten. | Weniger Aufwand durch automatisierte Prozesse und Auswertungen Manuelle Prozesse und Berechnungen entfallen, was den administrativen Aufwand und auch Fehler reduziert. Dies entlastet die Personalabteilung und schafft mehr Zeit für strategische Aufgaben. |
| Zeitersparnis Das Erfassen der Arbeitszeiten mit einer Zeitwirtschafts-Software funktioniert schnell und einfach ohne Papierchaos. Dadurch sparen Ihre Mitarbeiter Zeit und können diese für andere Aufgaben verwenden. | Flexibilität Mit einer digitalen Zeitwirtschaft lassen sich verschiedene Arbeitszeitmodelle und Arbeitszeitregeln abbilden, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Zudem kann die Zeiterfassung standortunabhängig erfolgen. Solche Lösungen sind zudem skalierbar und lassen sich durch Schnittstellen nahtlos in bestehende Systeme wie die Lohnabrechnung integrieren. |
| Fairness und Vertrauen Die systematische Erfassung von Arbeitszeiten schafft mehr Transparenz und ein höheres Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Für Mitarbeiter ist es nachvollziehbar, dass ihre Arbeitszeit korrekt erfasst und fair vergütet wird. | Verbesserte Effizienz Durch eine genaue Arbeits- und Projektzeiterfassung haben Sie einen klaren Überblick über den Zeitaufwand für verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben. So können Sie besser abschätzen, ob geleistete Arbeitsstunden in die richtigen Aktivitäten investiert werden und proaktiv steuern. |
| Mehr Eigenständigkeit Ihre Arbeitnehmer erfassen nicht nur ihre Arbeitsstunden, sondern stellen auch Anträge auf Urlaub und andere Abwesenheiten selbst im System. Außerdem wissen sie, wie viel Zeit sie für bestimmte Aufgaben brauchen und können ihre Arbeitsweise entsprechend anpassen. | Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Eine Zeitwirtschafts-Software unterstützt Unternehmen dabei, die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung wie Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten. Das reduziert das Risiko von Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze und hilft, mögliche Bußgelder zu vermeiden. |
| Datenschutz Eine digitale Zeitwirtschaft bietet Sicherheit und Schutz persönlicher Daten. Mitarbeiter können sich darauf verlassen, dass ihre Daten sicher verarbeitet sowie aufbewahrt werden und nur berechtigte Personen Zugriff darauf haben. | Kosteneffizienz Trotz anfänglicher Investitionen spart eine digitale Zeitwirtschaft langfristig Kosten:
|
| Datenschutz und Sicherheit Die lückenlose digitale Erfassung der Arbeitszeiten sorgt dafür, dass keine Daten verloren gehen und sicher im System gespeichert werden. Zudem sind Zeitwirtschafts-Softwares mit umfangreichen Datenschutzfunktionen ausgestattet, die den DSGVO-Anforderungen entsprechen und sensible Mitarbeiterinformationen schützen. |
4. Wer profitiert von einer Zeitwirtschafts-Software?
Eine digitale Zeitwirtschaft bringt Vorteile für verschiedene Unternehmensbereiche:
Personalabteilung
- Weniger administrativer Aufwand durch automatische Zeiterfassung
- Exakte Lohnabrechnung ohne manuelle Abgleiche
Mitarbeiter
- Mehr Transparenz über Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten
- Jederzeit Zugriff auf eigene Zeitdaten
Geschäftsführung und Management
- Einblicke in Arbeitszeitverteilung und Produktivität
- Optimierung der Ressourcenplanung
- Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Projektmanagement
- Arbeitsstunden Projekten zuordnen und auswerten
- Bessere Planung durch genaue Zeiterfassung
Unternehmen
- Effiziente Arbeitszeitverwaltung
- Besseres Personalzeitcontrolling
- Bessere Kostenkontrolle und gezielter Ressourceneinsatz
5. So wählen Sie die richtige Zeitwirtschafts-Software für Ihr Unternehmen aus
Bei der Vielzahl an verfügbaren Lösungen für Zeitwirtschaft kann es oft schwierig sein, das richtige System zu finden.
Um Ihnen diesen Auswahlprozess zu erleichtern, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt. Darin erfahren Sie, wie Sie eine Zeiterfassung auswählen, die zu den Anforderungen in Ihrem Unternehmen passt.
Was wir Ihnen ebenfalls empfehlen können
Unser kostenloses Whitepaper „Zeiterfassung auswählen“ mit einem umfassenden Leitfaden, hilfreichen Tipps und Checklisten für eine strukturierte Herangehensweise bei der Auswahl einer digitalen Zeiterfassung.
