Warum ein Fahrtenbuch mit Excel nicht vom Finanzamt akzeptiert wird

Wer ein Fahrtenbuch führt um es geltend zu machen, sollte keine Exceltabelle verwenden. Auch eine Worddatei ist keine gute Idee. Da ein Fahrtenbuch grundsätzlich in einer Form geführt werden muss, die Änderungen nicht erlaubt, bzw. in der diese klar ersichtlich sind und dokumentiert werden, ist ein in Excel oder Word angelegtes Fahrtenbuch nicht finanzamtskonform.

Sowohl in Deutschland als auch in Österreich haben Rechtssprechung bzw. Gesetzgeber ein Fahrtenbuch per Exceltabelle als nicht zuverlässigen Nachweis deklariert, da Aufzeichnungen jederzeit nachträglich geändert und manipuliert werden können, ohne dass dies dokumentiert wird (vgl. BFH-Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, BStBl. II 2006, S. 410, D bzw. Bescheidbeschwerde – Einzel – Erkenntnis des BFG vom 25.11.2015, RV/7101452/2010, Ö). Auch der Ausdruck eines in Excel geführten Fahrtenbuches wird nicht akzeptiert. Nur Fahrtenbücher, die änderungssicher sind bzw. alle Änderungen einwandfrei dokumentieren, werden in der Regel vom Finanzamt anerkannt.

Wie führen Sie ein Fahrtenbuch also finanzamtskonform? Prinzipiell können Sie sich aussuchen, ob Sie ein Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch führen. Für beide Varianten gelten gewisse rechtliche Vorgaben. Ein elektronisches Fahrtenbuch hat aber natürlich jede Menge Vorteile. Einerseits werden bestimmte Anforderungen – wie Mindestangaben oder die Dokumentation aller Änderungen – automatisch erfüllt. Das heißt, Sie müssen sich nicht erst selbst Gedanken darüber machen, was alles in ein Fahrtenbuch hineingehört. Andererseits ermöglicht die elektronische Erfassung der Fahrten auch Zeitersparnis. Die Erfassung in einem elektronischen System geht meist schneller da gewisse Informationen wie Datum, letzter Endkilometerstand, Adresse, usw. vom System automatisch vorgeschlagen werden können. Weiters haben Sie stets per Knopfdruck einen Überblick über den aktuellen Stand der (Privat)Fahrten und müssen nicht erst die gefahrenen Kilometer mühsam addieren und ausrechnen.

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