Das gehört in die Vereinbarung über die Nutzung des Firmenwagens

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellen, sollten Sie eine separate vertragliche Vereinbarung über die Nutzung treffen. Mit der Festlegung klarer Regeln schaffen Sie Rechtssicherheit für alle Beteiligten.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellen, sollten Sie eine separate vertragliche Vereinbarung über die Nutzung treffen. Mit der Festlegung klarer Regeln schaffen Sie Rechtssicherheit für alle Beteiligten.

 

Diese Punkte dürfen nicht fehlen

  • Privatnutzung ja oder nein: Definieren Sie klar, ob der Firmenwagen vom Arbeitnehmer privat genutzt werden darf oder nicht. Wird die private Nutzung nicht ausdrücklich gestattet, ist üblicherweise davon auszugehen, dass der Firmenwagen nur dienstlich genutzt werden darf. Eine klare Festlegung in der Nutzungsvereinbarung stellt Rechtssicherheit sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer her.

Achtung! Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten in Österreich als Privatfahrten. Für den Arbeitnehmer ist es daher besonders wichtig zu wissen, ob er den Firmenwagen privat nutzen darf, oder nicht!

  • Umfang der Privatnutzung: Regeln Sie genau, im welchem Ausmaß das Fahrzeug privat genutzt werden darf. Sind Urlaubsfahrten gestattet? Wie sieht es mit der Nutzung im Ausland aus? Dürfen Familienangehörige den Firmenwagen nutzen? Darüber hinaus ist es ratsam festzulegen, ob die Privatnutzung auch bei längerer Abwesenheit (Bildungskarenz oder unbezahlter Urlaub) genutzt werden darf.
  • Fahrzeugdetails: In einer Vereinbarung sollten Sie auch Details zum Fahrzeug festhalten. Definieren Sie zum Beispiel den Fahrzeugtyp sowie die Ausstattung und legen Sie fest, ob und in welchem Ausmaß der Arbeitnehmer ein Mitspracherecht hat. Ein wichtiger Punkt kann auch sein, dass der Arbeitgeber sich das Recht vorbehält, den Firmenwagen jederzeit durch einen gleichwertigen zu ersetzen.
  • Kosten und Haftung: Die Frage der Kostenbeteiligung durch den Arbeitnehmer sollten Sie ebenfalls genau regeln. Das betrifft sowohl die laufenden Betriebskosten als auch den finanziellen Aufwand für Wartungs- und Reparaturarbeiten. Auch ob und inwieweit der Arbeitnehmer für Unfallschäden haftet, sollte in diesem Zusammenhang geklärt werden. Definieren Sie in jedem Fall, wie das Fahrzeug versichert wird und wer die Kosten dafür zu welchen Anteilen übernimmt.
  • Wartung und Service: Eine Vereinbarung über die Nutzung des Firmenwagens sollte auch Regeln enthalten, wer für die Durchführung von Wartungs- und Inspektionsarbeiten zuständig ist. Die Verantwortung dafür liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer kann jedoch mit der Durchführung nach Absprache mit dem Arbeitgeber beauftragt werden.

Hinweis: Bei der privaten Nutzung des Firmenwagens ist der geldwerte Vorteil (= Sachbezug) zu versteuern. Dazu müssen Sie ein Fahrtenbuch führen. In Deutschland ist auch eine pauschale Versteuerung (1%-Methode) möglich.

  • Verhaltensregeln: Es ist sinnvoll vertraglich darauf hinzuweisen, wie der Arbeitnehmer das Fahrzeug zu nutzen hat. Dazu zählt zum Beispiel das Einhalten der Straßenverkehrsordnung und sonstiger gesetzlicher Bestimmungen. Auch das Verhalten bei einem Unfall oder bei Diebstahl des Fahrzeugs sollten Sie festlegen. Weiters ist es ratsam den Arbeitnehmer dazu zu verpflichten, den Entzug des Führerscheins unverzüglich zu melden.
  • Widerruf und Rückgabe: Ein wichtiger Punkt in der Vereinbarung über die Nutzung des Firmenwagens ist auch der Widerruf des Nutzungsrechts. Der Arbeitgeber kann die Privatnutzung nur dann einseitig widerrufen, wenn das vertraglich festgeschrieben wurde. Die Formalia einer Rückgabe des Firmenwagens vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber sollten Sie daher genau regeln.

Generell gilt: Je genauer die private Nutzung des Dienstwagens durch den Arbeitnehmer geregelt ist, desto mehr Rechtssicherheit für Arbeitgeber und für Arbeitnehmer.

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