Stundennachweis

1. Definition: Was ist ein Stundennachweis?

Ein Stundennachweis – auch Stundenzettel genannt – ist eine Liste aller Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Zeitraum.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten diesen zu führen. In einigen Betrieben erfolgt die Arbeitszeiterfassung noch mit Stift und Papier oder mit Exceltabellen.

Viele Unternehmen führen die Arbeitszeitaufzeichnungen der Mitarbeiter aber bereits mit modernen digitalen Zeiterfassungssystemen, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer viele Vorteile haben.

2. Wofür braucht man einen Stundennachweis?

Sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer gibt es gute Gründe einen Stundennachweis zu führen.

Der Arbeitgeber braucht den Stundennachweis einerseits um rechtlichen Pflichten, zum Beispiel der Zeiterfassungspflicht nachzukommen.

Andererseits ist dieser ein hervorragendes Hilfsmittel um den Überblick über das Arbeitszeitkonto der Mitarbeiter zu behalten. Minusstunden, Mehr- oder Überstunden werden so dokumentiert, ebenso wie die Einhaltung gesetzlicher Regelungen und der Sollarbeitszeit.

Darüber hinaus können Arbeitszeitaufzeichnungen auch ein Hilfsmittel für eine gute Unternehmensführung sein. Als Monitoringinstrument genutzt, lässt sich mit damit beispielsweise auch Absentismus vorbeugen.

Aus rechtlicher Sicht benötigen Beschäftigte keinen Stundennachweis. Allerdings hat dieser auch für die Mitarbeiter eines Unternehmens Vorteile.

Zum Einen haben die Arbeitnehmer so selbst jederzeit im Blick, wie der Stand am Stundenkonto ist. Die Planung von Urlaub oder Zeitausgleich wird somit ebenfalls erleichtert. Zum Anderen ist ein Stundenzettel auch ein Beweis dem Arbeitgeber oder Dritten gegenüber, dass die vertraglichen Pflichten in punkto Arbeitszeit erfüllt wurden.

3. Was muss im Stundennachweis stehen?

Dort wo der Stundennachweis gesetzlich erforderlich ist, gibt es auch Vorgaben zu den notwendigen Angaben am Stundennachweis.

In der Regel sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auf dem Stundennachweis festzuhalten. Darüber hinaus kann es notwendig sein Lage und Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Pause zu erfassen.

Aus Arbeitgebersicht macht es aber durchaus Sinn die rechtlich notwendigen Daten um weitere Angaben zu ergänzen. Informationen wie Personalnummer, Projektnummer, Anschrift, vereinbartes Arbeitszeitmodell und weitere Angaben erleichtern zum Beispiel die Administration und in weiterer Folge auch die Lohnabrechnung.

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4. Ist ein Stundennachweis Pflicht?

In Ländern wie Österreich und der Schweiz ist das Führen eines Stundennachweises über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter bereits seit Langem Pflicht für den Arbeitgeber.

In Deutschland ist ein Stundennachweis laut nationalem Recht derzeit noch nicht allgemeine Pflicht, ausgenommen für Branchen und Unternehmen, die unter das Mindestlohngesetz fallen. Das betrifft unter anderem jene für das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz relevanten Wirtschaftszweige. Darunter fallen zum Beispiel das Baugewerbe, Transport und Logistik, die Forstwirtschaft, die Fleischwirtschaft oder die Gebäudereinigung.

Laut Arbeitszeitgesetz besteht in Deutschland aber auch bisher bereits eine allgemeine Aufzeichnungspflicht für Überstunden. Konkret heißt das, dass alle Arbeitsstunden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, erfasst werden müssen.

Der EuGH hat in einem Urteil von Mai 2019 zudem entschieden, dass Arbeitgeber sehr wohl generell dazu verpflichtet sind die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen und darüber Aufzeichnungen zu führen. Die Umsetzung dieses Urteils in nationales Recht steht derzeit noch aus.

Dort wo eine Zeiterfassungspflicht besteht, ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich dieser nachzukommen. Er kann das Aufzeichnen der Arbeitszeiten allerdings an die Arbeitnehmer im Rahmen seiner Weisungsrechte delegieren.

Die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter sind auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterworfen. In Deutschland müssen Stundenzettel in der Regel 2 Jahre, in Österreich 1 Jahr und in der Schweiz 5 Jahre lang aufbewahrt werden. Aus steuerrechtlicher Sicht können längere Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen zum Tragen kommen.

5. Gratis Stundennachweis Vorlage

Die beste Methode einen Stundenzettel zu Führen ist eine digitale Arbeitszeiterfassung. Das Aufzeichnen der Arbeitszeit erfolgt per Start/Stop, alle Zeiten sind sofort zentral erfasst und den Stundennachweis erstellen Sie auf Knopfdruck.

Sollten Sie vorerst noch auf die Vorteile einer digitalen Variante verzichten wollen, ist ein Excel Stundennachweis eine Alternative.

Wir haben hier eine kostenlose Vorlage für Sie vorbereitet.

Die Vorlage ist einfach zu handhaben. Das Ausfüllen und anpassen der Vorlage jeden Monat muss allerdings manuell erledigt werden.

Die Mitarbeiter tragen Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausen händisch in die Exceltabelle ein. Weitere Felder stehen außerdem für zusätzliche Infos wie Art der Arbeit oder sonstige Infos zur Verfügung.

Als Admin summieren Sie am Monatsende alle Arbeitszeiten, Urlaube und auch Überstunden. Die fertig bearbeitete Excelliste können Sie anschließend ausdrucken.

Vergessen Sie nicht die Stundenzettel der Mitarbeiter entsprechend der gesetzlichen Fristen aufzubewahren.

Ist diese Stundennachweis-Vorlage gratis?

Wir stellen Ihnen sowohl die Excel- als auch die PDF-Vorlage kostenlos zur Verfügung.

Um die Excel-Vorlage verwenden zu können, benötigen Sie lediglich ein Tabellenkalkulationsprogramm. Die PDF-Vorlage lässt sich in jedem Internetbrowser öffnen, der das PDF-Format unterstützt.

Wie verwende ich diese Excel-Vorlage?

Mit unserer Stundennachweis-Vorlage erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten ganz unkompliziert. Sie notieren einfach Arbeitsbeginn und -ende im Format hh:mm sowie die Dauer der Pause in Minuten.

In der Excel-Vorlage wurden von uns Formeln hinterlegt, auf deren Basis die Netto-Tagesarbeitszeit und die Monatsarbeitszeit summiert werden.

Als Alternative zu Excel können Sie sich unsere gratis PDF-Vorlage zur handschriftlichen Erfassung der Arbeitszeiten herunterladen.

Gibt es etwas, das ich bei diesem Excel-Stundennachweis beachten muss?

Wenn Sie Ihre Arbeitszeiten manuell in einen Excel-Stundennachweis eintragen ist vor allem Eines wichtig: Sorgfalt und Disziplin.

Diese Art der Arbeitszeiterfassung ist naturgemäß fehleranfällig, daher sollten Sie die notierten Zeiten immer auch genau prüfen.

Tragen Sie Ihre Arbeitszeiten am besten auch unmittelbar oder zumindest täglich ein, um nichts zu vergessen.

Wann soll ich einen Excel- oder Papier-Stundennachweis verwenden?

Die beste Lösung ist mit Sicherheit eine digitale Zeiterfassung. Solange sich die Anzahl der Mitarbeiter in Grenzen hält, kommen Sie mit Excel oder Papier aber fürs Erste ganz gut zurecht.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, macht es jedenfalls Sinn eine Digitalisierung anzudenken.