Stundenzettel
Der Stundenzettel ist in vielen Unternehmen täglicher Begleiter im Arbeitsleben – und oft nicht gerade der beliebeste. Warum Sie einen Stundenzettel führen müssen, was er alles enthalten muss und welche Lösung Ihnen dabei am meisten Zeit spart, haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Das Wichtigste im Überblick
1. Was ist ein Stundenzettel?
Ein Stundenzettel ist im Grunde genommen eine Liste aller Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers. Dabei werden Arbeitsbeginn und -ende notiert. Dieser Stundenzettel ist Basis für die Lohnverrechnung.
Das Führen eines Stundenzettels bzw. das Erfassen der Arbeitszeit ist in vielen Ländern – wie Österreich, der Schweiz und mittlerweile auch Deutschland – grundsätzlich Pflicht.
Der klassische Stundenzettel wird handschriftlich geführt. Die Mitarbeiter notieren dabei ihre Arbeitszeit mit Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten per Hand.
Papier-Stundenzettel sind allerdings eine sehr aufwändige und zeitraubende Methode der Zeiterfassung. Immer mehr Unternehmen setzen daher verstärkt auf digitale Lösungen mit einem automatischen Vergleich von Sollarbeitszeit und tatsächlicher Arbeitszeit.
2. Die häufigsten Fragen zum Thema Stundenzettel
2.1 Ist Stundenzettel schreiben Arbeitszeit?
Arbeitgeber sind verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Zeiterfassung kann vom Arbeitgeber aber auch auf die Mitarbeiter übertragen werden.
Müssen Arbeitnehmer per Anordnung im Auftrag des Arbeitgebers Aufzeichnungen über Ihre Arbeitszeit führen, gilt das daher als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes.
Führt ein Arbeitnehmer für sich privat einen Stundenzettel, gilt das natürlich nicht als Arbeitszeit.
2.2 Wer muss Stundenzettel führen?
Seit einem EuGH Urteil von Mai 2019 sind Arbeitgeber EU-weit grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. In einigen Ländern war das bereits vorher der Fall. In der Regel ist es notwendig Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Stundenzettel festzuhalten.
Der Arbeitgeber kann die Arbeitszeiterfassung dem Arbeitnehmer übertragen. In der Praxis ist das üblicherweise auch der Fall. Unternehmen überlassen die Zeiterfassung in der Regel den Beschäftigten selbst. Dafür wird entweder der klassische Papierstundenzettel oder ein eigenes Tool zur Verfügung gestellt. Moderne Betriebe setzen dabei in den meisten Fällen auf ein Online Zeiterfassungssystem.
2.3 Wie lange muss man Stundenzettel aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen für Stundenzettel sind grundsätzlich im Arbeitszeitgesetz festgelegt. Hier gilt:
- Deutschland: 2 Jahre
- Österreich: 1 Jahr
- Schweiz: 5 Jahre
ACHTUNG!
Aus finanz- oder sozialversicherungsrechtlichen Gründen sowie im Rahmen weitere gesetzlicher Vorschriften zur Unternehmensführung kann es notwendig sein Arbeitszeitaufzeichnungen auch länger aufzubewahren.
Allgemein gilt für die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen in Deutschland zum Beispiel eine Frist von 10 bzw. 6 Jahren.
Eine Übersicht aller Aufbewahrungsfristen im DACH-Raum finden Sie in unserem Artikel zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen.
3. Was muss in einem Stundenzettel enthalten sein?
Ein Stundenzettel muss aus arbeitsrechtlicher Sicht natürlich gewisse gesetzliche Vorgaben erfüllen. Damit Sie diesen richtig ausfüllen, sollte er Folgendes beinhalten:
- Datum
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Zeitpunkt der Pause
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Wochenarbeitszeit
Zweck der erfassten Daten ist die Kontrolle und Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, zum Beispiel zu Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen oder auch Ruhezeiten.
Zusätzliche Angaben zum betreffenden Mitarbeiter wie die Personalnummer, der aktueller Stundensaldo, oder auch Infos zum Stand am Urlaubskonto erleichtern die Arbeit der Lohnverrechnung.
In vielen Unternehmen werden Stundenzettel aber nicht nur aus arbeitsrechtlichen Gründen geführt. Arbeitszeitaufzeichnungen können auch einen wertvollen Beitrag zur erfolgreichen Unternehmensführung leisten – umso wichtiger ist es, den Stundenzettel richtig auszufüllen.
Der Stundenzettel erfüllt alle Anforderungen, wenn nicht nur die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, sondern auch zusätzliche Infos – zum Beispiel im Rahmen von Kundenaufträgen – erfasst werden. Neben der reinen Arbeitszeiterfassung lohnt sich daher auch eine Auftrags- bzw. Projektzeiterfassung.
4. Vor- und Nachteile eines Papier-Stundenzettels
Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Geringe Investitionskosten | Großer Zeitaufwand für die Mitarbeiter durch händisches Notieren |
| Zeiterfassung ist überall möglich | Enormer administrativer Aufwand - Daten müssen digitalisiert werden |
| Einfache Handhabung - mit Papier und Stift kann jeder umgehen | Hoher Papierverbrauch und Zettelchaos |
| Fehleranfällig (versehentlich falsche Daten eingetragen, Zeiten ungenau etc.) | |
| Meist späte Verfügbarkeit der Daten (Stundenzettel nicht rechtzeitig im Büro) | |
| Gefahr, dass Stundenzettel verloren gehen |
5. Stundenzettel führen – diese Möglichkeiten haben Sie
Der klassische Stundenzettel wird mit Papier und Stift geführt. Die Mitarbeiter notieren dabei alle Arbeitszeiten händisch. Das ist natürlich mit einigem Aufwand verbunden – sowohl für die Beschäftigten selbst, als auch für die Verwaltungsmitarbeiter bzw. die Lohnverrechnung oder Buchhaltung.
Eine beliebte Alternative sind Exceltabellen. Allerdings ist auch hier der Aufwand größer als der Nutzen. Die Zeiten sind so zwar schon am PC verfügbar, das Errechnen der Salden und der Übertrag ins nächste Monat muss aber immer noch manuell durchgeführt werden.
Die einfachste Lösung – vor allem bei Gleitzeit – ist ein digitaler Stundenzettel auf Basis einer Online Zeiterfassung. In diesem Fall werden viele Schritte automatisiert und alle Daten stehen jederzeit zur Einsicht und Weiterverarbeitugn zur Verfügung. Das spart Zeit und damit letztendlich auch Geld.
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5.1 Warum eine Zeiterfassungs-Software die beste Lösung ist
Zeiterfassung ist ein Kostenfaktor. Als Unternehmen möchten Sie daher eine Lösung, die möglichst wenig Kosten verursacht und Ihnen im Gegenteil bestenfalls sogar Kosten einspart.
Dazu muss das Führen von Stundenzettel für die Mitarbeiter einfach und schnell möglich sein, sodass so wenig Arbeitszeit wie möglich vergeudet wird. Gleichzeitig sollen im Hinblick auf die Lohnverrechnung und die Abrechnung von Auftragszeiten mit den Kunden alle dafür notwendigen Daten erfasst werden können.
Die Weiterverarbeitung der Daten muss dann schnell und effizient möglich sein. Also kein mühsames Zusammensuchen der Daten, kein händisches Nacherfassen und keine Herumrechnerei. Kurz gesagt: der administrative Aufwand muss sich in Grenzen halten, um hier keinen unnötigen Ressourcenaufwand zu haben.
Eine Online Zeiterfassung ist daher die optimale Lösung.
Die Mitarbeiter müssen keine händischen Aufzeichnungen auf Papier-Stundenzetteln führen, sondern nutzen eine digitale Stoppuhr. Einfach starten – stoppen- fertig. Kein Papierchaos und keine vergeudete Arbeitszeit.
Alle Zeiten sind automatisch in einem zentralen System erfasst – der Stunden- und Urlaubssaldo wird automatisch berechnet. Dafür hinterlegen Sie die Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter direkt im System. Verwaltungsmitarbeiter und die Beschäftigten selbst haben jederzeit Einsicht in das Arbeitszeitkonto.
Berichte, Auswertungen und der Stundenzettel werden per Mausklick erstellt und können so ohne Aufwand an die Lohnverrechnung oder die Buchhaltung weitergeleitet werden.
Die Bandbreite an kostengünstigen Software Lösungen mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis ist groß.
Auch für kleinere Betriebe ist Online Zeiterfassung daher heutzutage jedenfalls leistbar. Und der Nutzen einer solchen Lösung ist groß: Insgesamt ist eine Zeitersparnis von bis zu 80% in der Administration realistisch.
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6. Stundenzettel Vorlage
Am Monatsende müssen Sie alle Arbeitsstunden, Urlaubstage und Überstunden summieren und bei Bedarf noch Zeiten nachtragen oder ergänzen. Danach können Sie die Excelliste ausdrucken und dem Mitarbeiter zur Unterschrift vorlegen.
Vergessen Sie nicht die Stundenzettel der Mitarbeiter entsprechend der gesetzlichen Fristen aufzubewahren!
Kostenlose Excel Vorlage für die Zeiterfassung herunterladen
6.1 Kann ich diese Excel-Vorlage gratis nutzen?
Ja. Sowohl die Excel Vorlage als auch der PDF Stundenzettel zum Download sind kostenlos.
Alles was Sie benötigen um die Excel Vorlage nutzen zu können ist ein entsprechendes Tabellenkalkulationsprogramm. Neben Microsoft Excel gibt es auch kostenlose Alternativen wie zum Beispiel Open Office.
Der PDF Stundenzettel kann in jedem Internetbrowser geöffnet werden, der das PDF-Format unterstützt.
6.2 Was muss ich bei der Arbeitszeiterfassung beachten?
Die Handhabung eines Excel- oder PDF-Stundennachweises ist einfach. Sie müssen dabei nichts Besonderes beachten. Allerdings ist das Erfassen der Arbeitszeit per Excel oder auf dem Papier relativ fehleranfällig. Um eine korrekte und geordnete Stundenaufzeichnung zu führen, müssen Sie Ihre Zeiten daher gewissenhaft notieren.
Damit die Arbeitszeiterfassung so genau wie möglich ist, sollten Sie Ihre Zeiten auch regelmäßig – am besten unmittelbar, spätestens jedoch am Tagesende – eintragen. Je länger Sie zuwarten, desto weniger genau werden Sie sich an die tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung erinnern.
6.3 Wie verwende ich diese Excel-Vorlage zum Erfassen der Arbeitszeit?
Die Handhabung dieser Excel Stundenzettel-Vorlage ist sehr einfach. Um Ihre Arbeitszeiten zu protokollieren, tragen Sie für jeden Arbeitstag Beginn- und Endzeit (im Format hh:mm) in die Stundenliste ein. Pausen können Sie ebenfalls durch Angabe der entsprechenden Dauer in Minuten erfassen.
In der Vorlage sind von uns bereits Formeln hinterlegt, die aus Ihren Angaben direkt die Netto-Arbeitszeit des Tages sowie die Summe der Monats-Arbeitszeiten berechnen.
Falls Sie Ihre Arbeitszeiten lieber in einen Papier-Stundenzettel eintragen wollen, steht Ihnen alternativ ein PDF Stundenzettel zum Download zur Verfügung.
6.4 Wann reicht eine Arbeitszeiterfassung mit Excel oder Papier aus?
Arbeitszeiten in Excel zu erfassen oder auf einem Papier-Stundenzettel zu notieren ist jedenfalls mit mehr Aufwand verbunden, als eine digitale Arbeitszeiterfassung zu nutzen. Solange sich die Anzahl der Mitarbeiter in Grenzen hält, bleibt es für ein Unternehmen aber auch mit Excel oder Papier halbwegs überschaubar. Mit steigender Mitarbeiteranzahl kann es allerdings schnell unübersichtlich und auch aufwendig werden.