Kostenlose Stundenzettel Vorlage: PDF, Excel & Word zum Download

Sie benötigen eine Stundenzettel-Vorlage für Ihre Mitarbeiter? Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für Excel, PDF oder Word, um die tägliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter lückenlos zu dokumentieren.

So füllen Sie den Stundenzettel richtig aus

Nachdem Sie die Stundenzettel-Vorlage in der gewünschten Form heruntergeladen haben (Excel, PDF oder Word), legen Sie diese für jeden einzelnen Mitarbeiter und für jedes Monat im entsprechenden Ordner ab.

Nun können Sie die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter dokumentieren.

Dabei sind folgende Informationen auszufüllen:

• Mitarbeitername, Monat und Jahr
• Datum des Arbeitstages
• Beginn, Ende und Dauer der täglich geleisteten Arbeitszeit
• Lage und Dauer der Pausenzeiten
• Überstunden
• Abwesenheiten wie Urlaubs-, Krankheits- oder Fortbildungstage

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist ein Dokument, mit dem Ihre Mitarbeiter ihre tägliche Arbeitszeit erfassen. Dieser dient dabei nicht nur der gesetzlichen Pflicht zur Zeiterfassung, sondern auch als Grundlage für die Lohnabrechnung.

Ebenfalls können Sie den Stundenzettel bei Bedarf als Nachweis der geleisteten Arbeit gegenüber Auftraggebern verwenden.

Was muss auf einem Stundenzettel erfasst werden?

Folgende Angaben sind auf einem Stundenzettel zu erfassen:

• Daten zur eindeutigen Zuordnung: Name des Mitarbeiters, Kalendermonat und Jahr
• Arbeitszeiten: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausenzeiten: Lage und Dauer der Pausen
• Überstunden
• Abwesenheitszeiten: Urlaub, Krankheit sowie weitere Abwesenheiten

Ist ein Stundenzettel Pflicht?

Nach dem EuGH-Urteil von 2019 sind alle Unternehmen in der EU dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Während in Österreich und der Schweiz schon länger eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt, wurde diese in Deutschland erst 2022 durch das BAG-Urteil bestätigt.

Demnach müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten lückenlos dokumentieren.

Außerdem sieht ein Gesetzesentwurf des BMAS eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung in Deutschland vor.

Lesen Sie mehr über die aktuelle Rechtslage zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland.

Häufige Fragen zum Stundenzettel

Bis wann muss der Stundenzettel ausgefüllt sein?

Die Arbeitszeit muss spätestens 7 Tage nach Ende des jeweiligen Arbeitstages erfasst werden.

Muss der Stundenzettel unterschrieben werden?

Weder der Mitarbeiter noch Sie als Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, den Stundenzettel zu unterschreiben. Allerdings ist es sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer auf dem Stundennachweis unterschreibt, da dies im Zweifelsfall als Nachweis der geleisteten Arbeitszeit dienen kann.

Wer muss den Stundenzettel führen?

Sie sind als Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass die Pflicht der Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen eingehalten wird.

Allerdings besteht in Deutschland, Österreich und der Schweiz die Möglichkeit, die Dokumentation der Arbeitszeiten an die Mitarbeiter selbst oder an einen Zeiterfassungsbeauftragten zu delegieren.

Sollten Sie diese Aufgabe übergeben, müssen Sie trotzdem weiterhin sicherstellen, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst werden.

Für welche Arbeitnehmer muss ein Stundenzettel geführt werden?

Grundsätzlich müssen Sie die Arbeitszeiten all Ihrer Mitarbeiter dokumentieren. Dazu gehören zum Beispiel:

• Festangestellte in Vollzeit und Teilzeit
• Minijobber
• Aushilfen

Eine Ausnahme von der Zeiterfassungspflicht besteht lediglich für leitende Angestellte.

Für welche Branchen sind Stundenzettel besonders geeignet?

Es gibt bestimmte Branchen und Berufsgruppen, in denen die Erfassung der Arbeitszeiten mit Stundenzetteln besonders sinnvoll ist.

Darunter fallen unter anderem:

• Handwerk
• Baugewerbe
• Gebäudereinigung
• Montage

Vor- und Nachteile von Stundenzetteln

Vorteile von Stundenzetteln	Nachteile von Stundenzetteln
Einfache Handhabung: Stundenzettel sind unkompliziert und können leicht ausgefüllt werden.	Hoher Zeitaufwand: Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeit manuell erfassen. Sie als Arbeitgeber müssen die Stundenzettel einsammeln, einpflegen, prüfen und auswerten. Das nimmt sehr viel Zeit in Anspruch.
Keine zusätzlichen Kosten: Ein Stundenzettel ist kostenlos.	Große Fehleranfälligkeit: Bei der manuellen Eingabe der Arbeitszeiten sind Fehler vorprogrammiert – nicht nur bei der Erfassung, auch bei der Kontrolle.
In der Regel keine Einschulung notwendig: Mitarbeiter können den Stundenzettel sofort nutzen.	Aufwendige Verwaltung: Sie müssen die Stundenzettel manuell verwalten, pflegen und aktualisieren, was mit einem erheblichen Aufwand verbunden ist.
	Drohender Datenverlust und Datenschutzverstöße: Stundenzettel können leicht verloren gehen, irrtümlich gelöscht oder verändert werden, und unbefugte Personen können darauf zugreifen.
	Erschwerte Integration: Sie haben kaum Möglichkeiten, die Arbeitszeiterfassung mit Stundenzetteln in Ihre bestehenden Systeme zu integrieren.

Stundenzettel-Vorlage oder doch Zeiterfassungssoftware?

Auch wenn das Erfassen der Arbeitszeiten mit einem Stundenzettel einfach ist, sind solche manuellen Aufzeichnungen oft fehlernfällig und zeitaufwendig. Digitale Lösungen bieten hier eine effizientere Zeiterfassungsmethode.

Ein Online-Zeiterfassungssystem wie timr vereinfacht die Arbeitszeiterfassung und bietet zahlreiche Vorteile:

• Unmittelbare Dokumentation der Arbeitszeiten per digitaler Stoppuhr
• Überall und auf jedem Gerät verfügbar – Webanwendung, mobile App oder Terminal
• Automatische Berechnung des Stunden- und Urlaubssaldos
• Hinterlegen von verschiedenen Arbeitszeitmodellen
• Automatische Überprüfung von Höchstarbeitszeiten, Gleitzeitregeln, Ruhezeiten und mehr
• Stundenzettel auf Knopfdruck