So lange müssen Sie die Unterlagen Ihrer Zeiterfassung aufbewahren

Kunigunde Leitner
22. November 2023

Arbeitgeber unterliegen der gesetzlichen Verpflichtung die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Je nach Land sind die konkreten Vorgaben unterschiedlich. Mit der reinen Erfüllung der Zeiterfassungspflicht ist es aber noch nicht getan. Die Aufzeichnungen müssen über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden.

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Stundenzettel von Mitarbeitern?

  1. In Deutschland müssen Arbeitszeitaufzeichnungen 2 Jahre aufbewahrt werden. Das betrifft Aufzeichnungen gemäß § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sowie im Rahmen des Mindestlohngesetzes erfasste Arbeitszeiten von Mitarbeitern.
  2. Österreich sieht eine Aufbewahrungsfrist von 1 Jahr für die Unterlagen der Zeiterfassung vor. Ausnahmen gibt es für die Aufzeichnung der Arbeitszeit von Jugendlichen. Diese müssen ab dem Zeitpunkt der letzten Eintragung 2 Jahre lang aufbewahrt werden.
  3. In der Schweiz müssen Aufzeichnungen im Rahmen der Zeiterfassung über einen längeren Zeitraum archiviert werden. Hier gilt eine Frist von 5 Jahren für die Aufbewahrung.

Neben den Vorgaben für die Unterlagen der Arbeitszeiterfassung gibt es natürlich auch Aufbewahrungsfristen für andere geschäftliche Unterlagen. Einen Überblick über die wichtigsten Fristen finden Sie in unserem Artikel:

Was Sie als Unternehmer über die Aufbewahrung Ihrer Unterlagen wissen sollten

Beachten Sie beim Aufbewahren der Zeiterfassungsunterlagen die DSGVO

Ein wichtiger Aspekt bei der Aufbewahrung von Unterlagen im Rahmen der Zeiterfassung ist der Datenschutz. Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt hier strenge Regeln vor. So dürfen Personendaten grundsätzlich nur mit Erlaubnis der Mitarbeiter dokumentiert und verarbeitet werden.

Informieren Sie sich als Arbeitgeber am besten vorab genau, welche Daten Sie aufbewahren müssen und dürfen – dann sind Sie jedenfalls auf der sicheren Seite.

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