Erfolgreich mit der richtigen Zeiterfassung im Außendienst – eine Checkliste für Ihre Anforderungen

Wenn Ihr Unternehmen Außendienstmitarbeiter beschäftigt, wissen Sie, wie vielfältig die Aufgaben und wie groß die Herausforderungen in administrativen Belangen sind. Die Zeiterfassung, die in Österreich auch für Außendienstmitarbeiter verpflichtend ist, bildet dabei keine Ausnahme.

Wenn Ihr Unternehmen Außendienstmitarbeiter beschäftigt, wissen Sie, wie vielfältig die Aufgaben und wie groß die Herausforderungen in administrativen Belangen sind. Die Zeiterfassung, die in Österreich auch für Außendienstmitarbeiter verpflichtend ist, bildet dabei keine Ausnahme.

Deshalb ist es ungemein wichtig, sich über die Anforderungen des Außendiensts im Klaren zu sein, wenn man sich für eine Zeiterfassungs-Lösung entscheidet. Denn nur die richtige Zeiterfassung lässt Sie erfolgreich arbeiten.


Diese Anforderungen muss Zeiterfassung im Außendienst erfüllen

Einfach und schnell: Jede Zeiterfassung sollte einfach und schnell möglich sein. Im Außendienst spielen diese Kriterien aber natürlich eine umso bedeutendere Rolle.

Mobil: Zeiterfassung für den Außendienst muss selbstverständlich mobil möglich sein. Für den Außendienst ist daher eine Zeiterfassungs App auf einem mobilen Endgerät ein absolutes Muss.

Offline: Im Außendienst ist eine Netzverbindung nicht immer gewährleistet. Daher ist es unbedingt notwendig, dass Zeiten offline erfasst werden können.

Zentrale Verwaltung: Zeiterfassung für unterwegs sollte so einfach wie möglich ablaufen – der Fokus liegt auf dem Erfassen der Arbeitszeit und aller Tätigkeiten. Die Verwaltung aller Daten erfolgt daher idealerweise zentral in einer Webanwendung.

Automatische Übertragung: Eine wichtige Anforderung im Außendienst ist die automatische Übertragung der Zeiten an eine zentrale Webanwendung. Nur so wird verhindert, dass die Personalabteilung den Mitarbeitern ihrer Zeiten wegen nachlaufen muss, weil diese vielleicht darauf vergessen haben.


Machen Sie sich selbst ein Bild davon, wie digitale Zeiterfassung Ihnen den Außendienst erleichtern kann.


Intuitive Bedienung: Im Idealfall benötigen Außendienstmitarbeiter keine eigene Schulung für die Verwendung einer Zeiterfassungs App, sondern können sofort damit losstarten.

Einfache Installation und Wartung: Ein besonders wichtiges Kriterium bei der Zeiterfassung im Außendienst ist eine einfache Installation und Wartung der Zeiterfassungs App. Da die Außendienstmitarbeiter selten viel Zeit am festen Firmenstandort verbringen, muss es möglich sein die App direkt am Mobilgerät herunterzuladen und dort auch Updates zu empfangen.

Projektzeiterfassung: Im Außendienst werden viele verschiedene Tätigkeiten erledigt. Es ist empfehlenswert diese Tätigkeiten festzuhalten, wenn nicht sowieso firmeninterne Vorgaben in dieser Hinsicht bestehen. Eine Zeiterfassung für den Außendienst sollte also auch das Erfassen diverser Tätigkeiten, die so genannte Projektzeiterfassung, ermöglichen.

GPS: Wenn Standortdaten mit erfasst werden, hat das 2 Vorteile. Einerseits haben Sie so die Möglichkeit der Kontrolle – Sie wissen, wo Ihre Mitarbeiter Zeit stempeln, wie bei einer physischen Stechuhr. Andererseits können Sie die Zeiterfassung mit GPS auch zur Prozessoptimierung nutzen. Bei Kundenanfragen können die Mitarbeiter anhand ihres aktuellen Standorts eingesetzt werden.

Kombination mit Fahrtenbuch: Außendienstmitarbeiter müssen meistens ein Fahrtenbuch führen. Es ist daher vorteilhaft, wenn eine Zeiterfassungs App auch mit einem Fahrtenbuch ausgestattet ist. So können Außendienstmitarbeiter nicht nur Ihre Zeiten, sondern auch gleich die gefahrenen Kilometer erfassen.


Wie Sie die Installation und Verwaltung von Apps für Ihre Mitarbeiter von zentraler Stelle aus bewerkstelligen können, lesen Sie in unseren Artikel nach:

  1. Zentrale Installation von Apps auf Smartphones einfach gemacht
  2. Zentrale Verwaltung aller Smartphones im Unternehmen für wenig Geld



Mit der richtigen digitalen Zeiterfassung erfolgreich arbeiten

Mit der passenden Zeiterfassung optimieren Sie die Vertriebsorganisation und erleichtern Ihren Mitarbeitern die Arbeit.

Effizientere Vertriebsorganisation mit digitaler Zeiterfassung

Eine gut funktionierende Vertriebsorganisation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für den Außendienst. Deren einzelne Komponenten können durch digitale Zeiterfassung, die über eine entsprechende Funktionalität verfügt, optimiert werden.

Zeiterfassung im Aussendienst

  • Kontinuierliche Evaluierung: Wenn die Außendienstmitarbeiter alle Tätigkeiten exakt festhalten, sind effiziente Analysen und Auswertungen schnell und einfach möglich.
  • Vertriebsstrategie: Werden alle Zeitaufwendungen exakt erfasst und diese genau evaluiert, lassen sich wertvolle Rückschlüsse auf die Umsetzbarkeit der Vertriebsstrategie ziehen.
  • Aufgabenverteilung und Zuständigkeit: Mit einer genauen Zeiterfassung lässt sich langfristig feststellen ob die Aufgabenverteilung optimal ist, oder ob noch Nachbesserungsbedarf besteht. Kurzfristig kann digitale Zeiterfassung bei entsprechender Funktionalität zur Disposition genutzt werden.
  • Kommunikation: Mit digitaler Zeiterfassung werden viele Informationen, die den Kunden betreffen unmittelbar erfasst. Sobald diese Infos im System sind können sie ausgewertet und weiterverwendet werden. Das erleichtert und beschleunigt die Kommunikation.

Arbeitserleichterung für Außendienstmitarbeiter

Wenn der Zeitaufwand für alle Tätigkeiten von den Mitarbeitern schnell, effizient und detailgetreu festgehalten wird, lassen sich Prozesse und Abläufe im Außendienst bestmöglich evaluieren. Dadurch können Sie Arbeitsabläufe schneller und besser optimieren. Und das Wichtigste: Mit einer digitalen Zeiterfassung sparen Sie Ihren Mitarbeitern sehr viel Zeit – Zeit, die für die Kundenbetreuung frei wird.

Ein Beispiel: Mitarbeiter Huber erfasst seine Tätigkeit im Außendienst mit digitaler Zeiterfassung in Echtzeit. Bei der Evaluierung am Ende des Monats stellt der Vertriebsleiter fest, dass Mitarbeiter Huber sehr viel Zeit mit dem Erstellen passender Angebote für seine Kunden beschäftigt ist – eine Aufgabe, die großteils auch von Mitarbeitern im Innendienst erledigt werden könnte. Die Aufgaben werden also neu verteilt, Mitarbeiter Huber hat somit wieder mehr Zeit sich mit den Kunden vor Ort zu beschäftigen.

Was ist Ihre Meinung dazu?