Anforderungen an die Zeiterfassung im Außendienst – eine Checkliste

Wenn Ihr Unternehmen Außendienstmitarbeiter beschäftigt, wissen Sie, wie vielfältig die Aufgaben und wie groß die Herausforderungen in administrativen Belangen sind. Die Zeiterfassung, die in Österreich auch für Außendienstmitarbeiter verpflichtend ist, bildet dabei keine Ausnahme.

Wenn Ihr Unternehmen Außendienstmitarbeiter beschäftigt, wissen Sie, wie vielfältig die Aufgaben und wie groß die Herausforderungen in administrativen Belangen sind. Die Zeiterfassung, die in Österreich auch für Außendienstmitarbeiter verpflichtend ist, bildet dabei keine Ausnahme.

Deshalb ist es ungemein wichtig, sich über die Anforderungen des Außendiensts im Klaren zu sein, wenn man sich für eine #Zeiterfassungs-Lösung entscheidet.

 

Diese Anforderungen muss Zeiterfassung im Außendienst erfüllen

Einfach und schnell: Jede Zeiterfassung sollte einfach und schnell möglich sein. Im Außendienst spielen diese Kriterien aber natürlich eine umso bedeutendere Rolle.

Mobil: Zeiterfassung für den Außendienst muss selbstverständlich mobil möglich sein. Für den Außendienst ist daher eine Zeiterfassungs App auf einem mobilen Endgerät ein absolutes Muss.

Offline: Im Außendienst ist eine Netzverbindung nicht immer gewährleistet. Daher ist es unbedingt notwendig, dass Zeiten offline erfasst werden können.

Zentrale Verwaltung: Zeiterfassung für unterwegs sollte so einfach wie möglich ablaufen – der Fokus liegt auf dem Erfassen der Arbeitszeit und aller Tätigkeiten. Die Verwaltung aller Daten erfolgt daher idealerweise zentral in einer Webanwendung.

Automatische Übertragung: Eine wichtige Anforderung im Außendienst ist die automatische Übertragung der Zeiten an eine zentrale Webanwendung. Nur so wird verhindert, dass die Personalabteilung den Mitarbeitern ihrer Zeiten wegen nachlaufen muss, weil diese vielleicht darauf vergessen haben.

Intuitive Bedienung: Im Idealfall benötigen Außendienstmitarbeiter keine eigene Schulung für die Verwendung einer Zeiterfassungs App, sondern können sofort damit losstarten.

Einfache Installation und Wartung: Ein besonders wichtiges Kriterium bei der Zeiterfassung im Außendienst ist eine einfache Installation und Wartung der Zeiterfassungs App. Da die Außendienstmitarbeiter selten viel Zeit am festen Firmenstandort verbringen, muss es möglich sein die App direkt am Mobilgerät herunterzuladen und dort auch Updates zu empfangen.

Wie Sie die Installation und Verwaltung von Apps für Ihre Mitarbeiter von zentraler Stelle aus bewerkstelligen können, lesen Sie in unseren Artikel nach:

  1. Zentrale Installation von Apps auf Smartphones einfach gemacht
  2. Zentrale Verwaltung aller Smartphones im Unternehmen für wenig Geld

Projektzeiterfassung: Im Außendienst werden viele verschiedene Tätigkeiten erledigt. Es ist empfehlenswert diese Tätigkeiten festzuhalten, wenn nicht sowieso firmeninterne Vorgaben in dieser Hinsicht bestehen. Eine Zeiterfassung für den Außendienst sollte also auch das Erfassen diverser Tätigkeiten, die so genannte Projektzeiterfassung, ermöglichen.

GPS: Wenn Standortdaten mit erfasst werden, hat das 2 Vorteile. Einerseits haben Sie so die Möglichkeit der Kontrolle – Sie wissen, wo Ihre Mitarbeiter Zeit stempeln, wie bei einer physischen Stechuhr. Andererseits können Sie die Zeiterfassung mit GPS auch zur Prozessoptimierung nutzen. Bei Kundenanfragen können die Mitarbeiter anhand ihres aktuellen Standorts eingesetzt werden.

Kombination mit Fahrtenbuch: Außendienstmitarbeiter müssen meistens ein Fahrtenbuch führen. Es ist daher vorteilhaft, wenn eine Zeiterfassungs App auch mit einem Fahrtenbuch ausgestattet ist. So können Außendienstmitarbeiter nicht nur Ihre Zeiten, sondern auch gleich die gefahrenen Kilometer erfassen.

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