Krankmeldung in Deutschland: Ablauf, Krankschreibung und eAU einfach erklärt

1. Krankmeldung, Krankschreibung und eAU: Die wichtigsten Definitionen und Unterschiede im Überblick

Krankmeldung, Krankschreibung, Attest oder eAU: Im Arbeitsalltag werden diese Begriffe häufig durcheinandergebracht. Dabei bezeichnen sie unterschiedliche Schritte und Nachweise – und genau das kann schnell zu Missverständnissen zwischen Beschäftigten und Arbeitgebern führen.

Die folgende Übersicht zeigt auf einen Blick, welcher Begriff was bedeutet und in welchem Zusammenhang er verwendet wird.

Begriff	Bedeutung
Krankmeldung	Der Mitarbeiter informiert seinen Arbeitgeber darüber, dass er krankheitsbedingt nicht arbeiten kann.
Krankschreibung, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder Attest vom Arzt	Ein Arzt bestätigt, dass der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)	Die Krankenkasse stellt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereit, die der Arbeitgeber digital abrufen kann.
Papierbescheinigung	Der Mitarbeiter erhält einen Nachweis über seine Arbeitsunfähigkeit in Papierform und legt ihn gegebenenfalls dem Arbeitgeber vor.

2. So melden sich Beschäftigte in Deutschland krank

Wenn sich Beschäftigte in Deutschland krankmelden, gilt folgender Ablauf:

1. Beim Arbeitgeber krankmelden
2. Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen
3. eAU-Nachweis der Krankschreibung bereitstellen

Schritt 1: Beim Arbeitgeber krankmelden

Wenn Beschäftigte krank und daher arbeitsunfähig sind, müssen sie dies ihrem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen.

“Unverzüglich” in diesem Fall bedeutet: unmittelbar nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, am besten noch vor Beginn der Arbeitszeit. Auch die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit ist zu nennen.

Grundlage dafür ist § 5 Abs. 1 Satz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz.

Für die Krankmeldung selbst schreibt der Gesetzgeber keine bestimmte Form vor. Dies hängt von den betrieblichen Vorgaben ab und kann z. B. telefonisch oder per E-Mail, SMS oder Messenger-Dienste erfolgen.

Vorlage: Krankmeldung per E-Mail

Für eine Krankmeldung per E-Mail genügt eine kurze Nachricht. Die kann z. B. so wie in diesem Muster lauten:

Schritt 2: Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen

Gesetzlich gilt aktuell (noch): Wenn Arbeitnehmer länger als 3 Tage krank sind, müssen sie dem Arbeitgeber eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung spätestens am 4. Tag der Krankheit vorlegen (vgl. § 5 Abs. 1 Satz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz).

Entscheidend sind dabei Kalendertage und nicht Arbeitstage: Tritt eine Erkrankung am Freitag auf und hält übers Wochenende an, ist der Montag bereits der 4. Tag – auch wenn am Samstag und Sonntag möglicherweise keine Arbeitspflicht besteht.

Wichtig: Der Arbeitgeber kann die Krankschreibung aber auch früher verlangen, sogar schon ab dem 1. Krankheitstag. Dafür ist eine entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag notwendig.

Dauert die tatsächliche Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, muss der Arbeitnehmer ein neues ärztliches Attest vorlegen.

Übrigens: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist zugleich Voraussetzung für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, die Arbeitgeber für bis zu 6 Wochen leisten.

Wie können sich Arbeitnehmer krankschreiben lassen?

Für die Krankschreibung ist der persönliche Arztbesuch der klassische Weg. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine telefonische Krankschreibung möglich. Dies ist etwa der Fall bei Erkrankungen ohne schwere Symptome.

Wichtig: Die telefonische Krankschreibung ersetzt jedoch nicht die persönliche Krankmeldung beim Arbeitgeber. Beschäftigte müssen sich weiterhin selbst und unverzüglich melden.

Schritt 3: eAU-Nachweis der Krankschreibung bereitstellen

Seit dem 1. Januar 2023 läuft der Nachweis der Krankschreibung für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer vollständig digital über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).

Zuvor erhielten Beschäftigte beim Arztbesuch den „gelben Schein“ in Papierform, den sie an den Arbeitgeber und an die Krankenkasse übermitteln mussten. Diese Pflicht zur eigenständigen Übermittlung entfällt mit der eAU.

In der Regel sieht der Ablauf der eAU so aus:

• Die Arztpraxis übermittelt die Krankschreibung elektronisch an die Krankenkasse. Die Meldung enthält
  • Name des Mitarbeiters, 
  • Versicherungsnummer, 
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie 
  • die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung.
• Der Arbeitgeber ruft die Daten anschließend elektronisch selbst bei der Krankenkasse ab.
• Beschäftigte erhalten beim Arzt weiterhin einen Ausdruck als schriftliche Bestätigung der Erkrankung.

Das bedeutet: Arbeitnehmer müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr selbst übermitteln, wie es vor der eAU der Fall war.

Was sich dabei jedoch nicht ändert, ist die Anzeigepflicht des Arbeitnehmers. Sobald der Mitarbeiter weiß, dass er krankheitsbedingt nicht arbeiten kann, muss er den Arbeitgeber unverzüglich darüber informieren. 

3. Welche Sonderfälle gibt es bei der Krankmeldung?

Neben der klassischen Krankmeldung gibt es einige Situationen, die eigene Regeln mit sich bringen.

3.1. Krankheit während des Urlaubs

In diesem Fall zählen die betroffenen Tage dann nicht als Urlaubstage. Arbeitnehmer können die durch Krankheit verlorenen Urlaubstage später nachholen. Dafür müssen sie diese beim Arbeitgeber neu beantragen.

Was passiert, wenn Beschäftigte ihren Urlaub wegen Krankheit nicht nehmen können, lesen Sie in unserem Beitrag zu Urlaubsverfall.

3.2. Krankheit im Ausland

Erkranken Arbeitnehmer im Ausland, reicht die übliche Krankmeldung nicht aus. Zusätzlich müssen sie ihrem Arbeitgeber auf schnellstmöglichem Weg mitteilen, wo sie sich aufhalten, und eine im jeweiligen Land ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einholen (vgl. § 5 Abs. 2 Entgeltfortzahlungsgesetz).

3.3. Krankes Kind

Ist das eigene Kind krank, können Beschäftigte unter bestimmten Voraussetzungen von der Arbeit freigestellt werden. Das Kind muss dafür unter 12 Jahre alt sein, und es darf keine andere Betreuungsperson zur Verfügung stehen.

Der Arbeitgeber kann dafür ein Attest vom Kinderarzt verlangen.

4. Was Arbeitgeber bei Krankmeldungen regeln sollten

Meist kommt eine Krankmeldung kurzfristig, etwa morgens vor dem Arbeitsbeginn. Dann benötigen Unternehmen ein strukturiertes Abwesenheitsmanagement. Denn es muss für alle Beteiligten klar sein:

• Wen informieren Beschäftigte?
• Über welchen Kanal?
• Wer dokumentiert die Abwesenheit?
• Und wer kümmert sich um den Abruf der eAU?

Fehlen solche klaren Vorgaben, landen Krankmeldungen schnell im falschen Postfach, werden verspätet weitergegeben oder Abwesenheiten werden nicht vollständig erfasst.

Ein einheitlicher Ablauf verhindert Rückfragen und sorgt dafür, dass Führungskräfte, HR und Lohnverrechnung mit denselben Informationen arbeiten.

Deshalb sollten Unternehmen folgende Punkte verbindlich festlegen:

Thema	Was konkret zu regeln ist	Praxisbeispiel
Ansprechperson	Bei wem melden sich Beschäftigte krank?	Mitarbeiter melden sich bei ihrer Führungskraft und informieren zusätzlich die Personalabteilung.
Meldeweg	Über welchen Kanal erfolgt die Krankmeldung?	Die Krankmeldung erfolgt telefonisch oder per E-Mail, nicht über private Chat-Nachrichten.
Zeitpunkt	Bis wann muss die Krankmeldung eingehen?	Die Meldung erfolgt möglichst vor dem geplanten Arbeitsbeginn.
Erforderliche Angaben	Welche Informationen muss der Mitarbeiter übermitteln?	Voraussichtliche Dauer der Abwesenheit und eine Rückmeldung, falls sich daran etwas ändern sollte.
Dokumentation	Wer erfasst die Abwesenheiten und wo?	HR erfasst den Krankenstand in der Abwesenheitsverwaltung.
eAU-Abruf	Wer ruft die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse ab?	Die Lohnverrechnung übernimmt den Abruf.
Interne Weitergabe	Wer im Team muss über die Abwesenheit informiert werden?	Nur die unmittelbaren Kollegen erfahren, dass eine Vertretung nötig ist, ohne Details zur Erkrankung.
Rückkehr	Was geschieht, wenn Beschäftigte wieder arbeitsfähig sind?	Mitarbeiter informieren die Führungskraft rechtzeitig über ihre Rückkehr.

5. Häufige Fehler bei Krankmeldung, Krankschreibung und eAU

In der Praxis können sich sowohl auf Seite der Beschäftigten als auch beim Arbeitgeber Fehler einschleichen.

Diese sind z. B.:

• Die Krankmeldung an den Arbeitgeber erfolgt verspätet statt unverzüglich vor Arbeitsbeginn.
• Beschäftigte lassen sich ärztlich krankschreiben, informieren aber den Arbeitgeber nicht. (Achtung: Die eAU ersetzt nicht die persönliche Krankmeldung.)
• Arbeitnehmer melden sich bei Kollegen krank statt bei der zuständigen Führungskraft oder HR-Abteilung.
• Der Arbeitgeber ruft die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht bei der Krankenkasse ab, obwohl die Meldung längst vorliegt.
• Beschäftigte sind länger arbeitsunfähig als ursprünglich gemeldet, teilen dies ihrem Arbeitgeber aber nicht mit.
• Es ist nicht klar, ob es eine Folgeerkrankung oder eine Ersterkrankung ist. Dies hat Auswirkungen auf die Entgeltfortzahlung.

6. So verwalten Unternehmen Krankmeldungen digital

Wie die vorherigen Abschnitte zeigen, bringt eine Krankmeldung auf Arbeitgeberseite einiges an Koordination mit sich: Die eAU abrufen, Verlängerungen nachverfolgen und alles dokumentieren.

Verteilt sich das auf einzelne E-Mails, Chat-Nachrichten und Excel-Listen, kann es schnell unübersichtlich werden.

Eine digitale Zeiterfassung mit integriertem Abwesenheitsmanagement wie timr sorgt hier für ein einheitliches System:

• Alle Krankmeldungen sind an einem zentralen Ort erfasst.
• Es lassen sich neben Krankheit weitere Abwesenheitsarten im System abbilden, wie Urlaub oder Mutterschutz.
• Dank der Übersicht über alle Abwesenheiten im Team erkennen Sie Engpässe frühzeitig und können Vertretungen rechtzeitig planen.
• Da alle Daten zentral vorliegen, lassen sich Berichte und Auswertungen schnell erstellen.
• Mitarbeiter, für die das eAU-Verfahren nicht gilt, können ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt digital über timr übermitteln. Dadurch entfällt die Weitergabe in Papierform.

Gleichzeitig erfüllen Sie mit timr die Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland und behalten dank integrierter Urlaubsverwaltung auch Urlaubsansprüche im Blick.

7. Häufig gestellte Fragen zur Krankmeldung in Deutschland

Was ist eine Krankmeldung?

Eine Krankmeldung ist die Mitteilung des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, dass er krankheitsbedingt nicht arbeiten kann. Außerdem informiert er ihn darüber, wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich dauern wird. Die Meldung hat so zu erfolgen, wie es der Betrieb vorgibt (z. B. per E-Mail, telefonisch, über eine Software…).

Was ist eine Krankschreibung?

Eine Krankschreibung ist eine ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit. Gemeint ist damit in der Regel dasselbe wie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist der ärztliche Nachweis, dass ein Arbeitnehmer aufgrund einer Erkrankung bis zu einem bestimmten Datum nicht arbeiten kann.

Was ist eine eAU?

Eine eAU ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte.

Was ist ein Attest vom Arzt?

Ein Attest vom Arzt ist ein allgemeiner Begriff für einen ärztlichen Nachweis. Im Zusammenhang mit Krankheit am Arbeitsplatz ist damit meist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gemeint.

Muss ich mich krankmelden, obwohl es eine eAU gibt?

Ja. Die eAU ersetzt nicht die persönliche Krankmeldung beim Arbeitgeber. Beschäftigte müssen ihren Arbeitgeber weiterhin selbst und unverzüglich darüber informieren, dass sie krank und daher arbeitsunfähig sind.

Wann muss die Krankmeldung erfolgen?

Die Krankmeldung muss unverzüglich erfolgen. In der Praxis bedeutet das: möglichst noch vor Beginn der Arbeitszeit, damit der Arbeitgeber rechtzeitig planen und gegebenenfalls eine Vertretung organisieren kann.

Ab wann braucht man ein Attest vom Arzt?

Grundsätzlich ist ein ärztliches Attest dann erforderlich, wenn Arbeitnehmer mehr als 3 Tage krankheitsbedingt arbeitsunfähig sind. Also spätestens ab dem 4. Tag. Arbeitgeber können den Nachweis aber auch früher verlangen, wenn dies der Arbeitsvertrag vorsieht.

Müssen privat Versicherte eine AU selbst einreichen?

In der Regel ja, denn für privat Versicherte gilt die eAU nicht.

Muss ich meinem Arbeitgeber meine Diagnose nennen?

Nein, die Diagnose muss dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt werden. Sowohl bei der Krankmeldung als auch über die eAU erfährt er nur, dass der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist und wie lange.

Kann ich mich per E-Mail oder WhatsApp krankmelden?

Das hängt von den betrieblichen Vorgaben ab. Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Form vor, wie die Krankmeldung zu erfolgen hat. Viele Unternehmen legen aber meistens fest, wie sich Mitarbeiter krankmelden sollen.