Gesetzliche Regelungen zur Zeiterfassung in der Schweiz

Kunigunde Leitner
7. Dezember 2023


Das Arbeitgesetz in der Schweiz verpflichtet Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. In den Aufzeichnungen müssen alle Angaben enthalten sein, die für den Vollzug der geltenden Gesetze notwendig sind.

1. Drei Varianten der Zeiterfassungspflicht in der Schweiz

Die Zeiterfassungspflicht gilt prinzipiell für alle Arbeitnehmer, die unter das Arbeitszeitgesetz fallen.

Für leitende Angestellte in höherer Position sowie Handelsreisende und Arbeitnehmer, die über eine gewisse Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit verfügen, gibt es allerdings Ausnahmen.

Gesetzlich sind drei Varianten der Arbeitszeiterfassung möglich.

1.1 Systematische Arbeitszeiterfassung – die Standardregel

Vereinfachte Zeiterfassung

Die im Arbeitsgesetz der Schweiz vorgesehene Standardvariante zur Arbeitszeiterfassung ist grundsätzlich für alle Arbeitnehmer relevant, die ihre Arbeitszeiten nicht autonom festlegen können.

Unternehmen müssen in diesem Fall die Start- und Endzeit sowie Pausen und Ausgleichszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch dokumentieren.

Im Detail hat der Arbeitgeber laut Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) die Pflicht für seine Mitarbeiter Folgendes zu erfassen:

  • Lage der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit
  • Ausgleichszeiten
  • Überzeitarbeit
  • wöchentliche Ruhe- und/oder Ersatzruhetage, außer diese fallen regelmäßig auf einen Sonntag
  • Lage und Dauer der Pausen

Darüber hinaus müssen Arbeitgeber unter anderem weitere Daten wie zum Beispiel die Personalien der Mitarbeiter, die Art der Beschäftigung oder auch die gesetzlich vorgesehenen Lohn- und Zeitzuschläge dokumentieren.

Wie die Arbeitszeit erfasst wird ist nicht explizit im Arbeitszeitgesetz geregelt, Unternehmen können daher selbst wählen welches Zeiterfassungssystem sie verwenden.

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1.2 Vereinfachte Zeiterfassung

Verzicht auf die Zeiterfassung

Es gibt laut Art. 73b ArGV 1 in der Schweiz die Möglichkeit eine vereinfachte Zeiterfassung im Unternehmen zu etablieren, wenn die Arbeitnehmer über eine gewisse Autonomie bei der Gestaltung der Arbeitszeit verfügen.

Dabei erfassen die Arbeitnehmer nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Bei Nacht- und Sonntagsarbeit müssen die Arbeitnehmer zusätzlich Beginn und Ende des betreffenden Einsatzes dokumentieren.

Betriebe mit mehr als 50 Mitarbeitern

In Betrieben mit mehr als 50 Mitarbeitern ist eine vereinfachte Zeiterfassung gesetzlich möglich, wenn die Arbeitnehmervertretung und der Arbeitgeber das so vereinbaren. Gibt es keine Arbeitnehmervertretung, können die Mehrheit der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber eine entsprechende Vereinbarung treffen.

Eine solche Vereinbarung muss folgende Angaben enthalten:

  • Kategorien jener Arbeitnehmer, für die eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung gilt
  • besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeitszeit- und Ruhezeitbestimmungen
  • paritätisches Verfahren zur Überprüfung der Einhaltung der Vereinbarung

Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern

Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern können ebenfalls ebenfalls eine vereinfachte Zeiterfassung durchführen.

Voraussetzung ist hier, dass diese Form der Arbeitszeiterfassung individuell mit jedem einzelnen Arbeitnehmer vereinbart wird.

Die Vereinbarung muss die geltenden Arbeitszeit- und Ruhezeitbestimmungen enthalten.

Darüber hinaus muss der Arbeitgeber jährlich mit jedem Mitarbeiter ein Gespräch zur Arbeitsbelastung führen und dieses auch dokumentieren.

1.3 Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitsgesetz in der Schweiz (Art. 73a ArGV 1) sieht auch die Möglichkeit vor unter bestimmten Voraussetzungen auf die Arbeitszeiterfassung zu verzichten.

Dafür müssen vor allem folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Die betreffenden Mitarbeiter können sich ihre Arbeitszeit weitgehend selbst einteilen und ihre Arbeit autonom gestalten. Es kommt daher nicht unbedingt darauf an, wie hoch ein Arbeitnehmer in der Hierarchie steht. Ausschlaggebend ist die mit der Tätigkeit verbundene Autonomie und der zur Verfügung stehende Gestaltungsfreiraum.
  • Der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung setzt ein Bruttojahreseinkommen von mehr als CHF 120.000,- inkl. Boni voraus. Dieser Betrag verringert sich im Falle einer Teilzeitanstellung anteilsmäßig.
  • Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen den Verzicht auf die Zeiterfassung individuell schriftlich vereinbaren. Beide Seiten haben das Recht diese individuelle Vereinbarung jährlich am Ende des Jahres zu widerrufen.

Die Sozialpartner müssen die grundsätzliche Möglichkeit zum Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung zudem im Gesamtarbeitsvertrag vereinbaren.

Eine Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen muss diesem Gesamtarbeitsvertrag zustimmen und diesen unterzeichnen.

Zeitaufzeichnungpflicht – Ausnahme für das Topmanagement

Für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern gilt das Arbeitsgesetz der Schweiz nicht. In diesem Fall gilt auch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht.

Ausgenommen sind laut Arbeitsgetz (Art. 9 ArGV 1) Top Manager und höhere leitende Angestellte.

In der Regel handelt es sich dabei um leitende Angestellte auf höchster Ebene, also in der Geschäftsleitung (CEO, CFO etc.). Diese können für den gesamten Betrieb und für das Geschäft maßgebliche Entscheidungen treffen.

2. Sanktionen bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Pflicht zur Zeiterfassung

Standardvariante der Zeiterfassung

Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Pflichten sind Sanktionen für den Arbeitgeber möglich.

Wenn die Behörden einen Verstoß gegen die Zeiterfassungspflicht feststellen, gibt es in der Regel zunächst eine formlose Abmahnung.

Eine Verletzung der Vorschriften ist nicht zwingend strafbar, es sei denn die gesetzlichen Regeln werden vorsätzlich missachtet. In diesem Fall kann auch ein Bußgeld verhängt werden.

Wenn der Arbeitgeber nach einer Abmahnung seinen Pflichten immer noch nicht nachkommt, steht auch eine Strafandrohung im Raum. Auch in diesem Fall sind Bußgelder möglich und üblich.

In Gesamtarbeitsverträgen können weitere Sanktionen festgelegt werden.

3. Wie soll ich die Zeit erfassen?

Es gibt verschiedenste Möglichkeiten die Arbeitszeit zu erfassen.

Egal welche Methode Sie verwenden – wichtig ist, dass Sie damit die Regeln des Arbeitszeitgesetzes in der Schweiz entsprechend einhalten.

Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ist darüber hinaus entscheidend, dass die Zeiterfassung keinen unnötigen Aufwand verursacht.

3.1 Papierzettel

In vielen Betrieben wird immer noch mit den klassischen Papierstundenzetteln gearbeitet – zum Leidwesen aller Beteiligten.

Für die Mitarbeiter bedeutet das händische Notieren der Arbeitszeiten enormen Aufwand, der Arbeitgeber kämpft mit einer Zettelwirtschaft und ungenauen Daten. Dadurch wird die Einhaltung gesetzlicher Pflichten nicht unbedingt erleichtert.

Von dieser Methode ist also eher abzuraten. Glücklicherweise gibt es heutzutage gute Alternativen.

3.2 Online Zeiterfassung

Zeiterfassung im Büro und beim Kunden mit Web, App und Terminal

Moderne Zeiterfassung wird über digitale Systeme abgewickelt. Das Arbeitszeitkonto ist dabei immer aktuell, individuelle Arbeitszeitmodelle werden automatisch berücksichtigt und Sie können alle Daten jederzeit an die Lohnverrechnung weiterleiten.

Die gängigste Variante ist die Online Zeiterfassung.

Die Arbeitnehmer erfassen dabei die Arbeitszeiten per Webanwendung am PC mit einer digitalen Stoppuhr.

Diese Art der Arbeitszeiterfassung ist daher für jene Mitarbeiter gut geeignet, die im Büro oder im Home Office tätig sind.

3.3 Mobile Zeiterfassung per App

Für Außendienstmitarbeiter und Dienstreisen bieten mobile Apps fürs Smartphone die Möglichkeit unterwegs oder direkt vor Ort beim Kunden die Arbeitszeiten zu dokumentieren. So können diese der Pflicht zur Zeiterfassung einfach und ortsunabhängig nachkommen.

Zeiterfassung beim Kunden per App

Moderne Apps für die Zeiterfassung sind zudem offlinefähig, sodass auch an Orten ohne Internetverbindung oder Empfang Zeiten erfasst werden können.

3.4 Zeiterfassung mit Hardware – Terminal

Terminal Zeiterfassung

Hardware Lösungen sind angesichts webbasierter Zeiterfassungssysteme immer weniger relevant, kommen aber in bestimmten Arbeitsbereichen und Branchen weiterhin zum Einsatz.

Das Ein- und Ausstempeln über Terminals ist zum Beispiel in der Produktion oder im Lager durchaus sinnvoll.