Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Gesetzeslage 2026, Methoden und Vorteile

Die Arbeitszeiterfassung ist somit ein essenzieller Bestandteil der Personaladministration.

2. Warum ist es wichtig, die Arbeitszeit zu erfassen?

Weil in Deutschland schon jetzt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Neben der Pflichterfüllung liefert eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit aber noch viele weitere wichtige Funktionen:

• Sie liefert einen Überblick über alle geleisteten Arbeitszeiten und hilft bei der Planung und Organisation von betrieblichen Abläufen und der Budgeterstellung.
• Sie dient zur Kontrolle der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, wie z. B. gesetzliche Pausen, Höchstarbeitszeitgrenzen oder Ruhezeiten.
• Auf Basis des Stundennachweises wird das Entgelt der Mitarbeiter berechnet und ausbezahlt.
• Mit einer Arbeitszeiterfassung wird sichergestellt, dass Überstunden korrekt aufgezeichnet und abgerechnet werden.

3. Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht? 

Ja, Arbeitgeber müssen in Deutschland die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit Beginn, Ende und Dauer lückenlos erfassen. Zusätzlich sind Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen verpflichtend aufzuzeichnen.

3.1 Gesetzliche Grundlagen zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland

In Deutschland gibt es aktuell folgende gesetzliche Grundlagen zur Arbeitszeiterfassungspflicht:

1. Arbeitszeitgesetz von 1994 (ArbZG): Es schreibt die Dokumentation von Überstunden und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen vor.
2. „Stechuhr-Urteil“ des EuGH 2019 (C-55/18 vom 14.05.2019), gültig in allen Mitgliedsstaaten der EU: Arbeitgeber müssen ein System zur Arbeitszeiterfassung schaffen, mit dem die tatsächliche Arbeitszeit aller Mitarbeiter täglich und lückenlos dokumentiert wird. Zweck der Zeiterfassung ist es, einen effektiven Arbeitsschutz zu gewährleisten.
3. Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat das Urteil des EuGH bestätigt und festgestellt, dass Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich und lückenlos aufzeichnen müssen.

3.2 Aktueller Status zur Umsetzung der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Das Wichtigste vorab:

Die Koalitionsparteien haben sich zwar auf die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung geeinigt. Aber: Es gibt auch 2026 noch keine verbindliche Regelung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung.

Bis ein neues Arbeitszeitgesetz mit konkreten rechtlichen Rahmenbedingungen eingeführt wird, gelten daher die bereits bestehenden gesetzlichen Vorschriften.

Bisher gab es verschiedene politische Bemühungen eine neue gesetzliche Grundlage zu schaffen (vgl. Ankündigung des Deutschen Bundestags, Kurzmeldung des Deutschen Bundestags, Koalitionsvertrag zwischen CDU, CSU und SPD). Das Verwaltungsgericht Hamburg hat zudem in seinem Urteil vom 21.08.2024 die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung bestätigt (15 K 964/24). Die konkrete Überführung in nationales Recht ist aber weiterhin ausstehend.

4. Was muss erfasst werden?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schützt Arbeitnehmer und schafft rechtliche Klarheit sowohl für Unternehmen als auch Beschäftigte. Sie hilft unter anderem dabei die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und der Ruhezeiten (Pause, tägliche und wöchentliche Ruhezeit) sicherstellen zu können.

Als Arbeitgeber müssen Sie daher Folgendes für alle Mitarbeiter dokumentieren:

• Beginn & Ende der Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Überstunden

5. Wer muss Arbeitszeit erfassen und wer nicht?

Alle Unternehmen müssen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter täglich mit Beginn, Ende und Dauer erfassen.

Die Arbeitszeiterfassungspflicht gilt somit nicht nur für Arbeitgeber aus bestimmten Branchen, die dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegen oder Minijobber beschäftigen.

Für leitende Angestellte müssen Sie keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Diese sind generell vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen.

Weitere Ausnahmen sind für Beschäftigte möglich, deren Arbeitszeit aufgrund der Besonderheiten der Tätigkeit nicht berechnet und/oder vorgegeben ist, beispielsweise (leitende) Forschungsmitarbeiter.

6. Ist mit einer Zeiterfassung Vertrauensarbeitszeit noch möglich?

Ja, auch mit einer verpflichtenden Arbeitszeiterfassung ist Vertrauensarbeitszeit möglich.

7. Wer ist für die Arbeitszeiterfassung verantwortlich?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Arbeitszeiterfassung verantwortlich. Das bedeutet, dass er sicherstellen muss, dass die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter täglich, systematisch, lückenlos und korrekt erfasst werden.

Er kann die Aufzeichnung der Arbeitszeiten aber auch an Dritte, zum Beispiel an die Personalabteilung, den Abteilungsleiter oder direkt an die Mitarbeitenden delegieren. Voraussetzung dafür ist, dass die Personen, die Arbeitszeiten erfassen, entsprechend geschult sind.

Wichtig ist außerdem: Auch wenn Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung an ihre Mitarbeitenden delegieren, bleibt die Verantwortung immer beim Arbeitgeber selbst.

Das bedeutet konkret:

• Arbeitgeber dürfen die Dokumentation der Arbeitszeit übertragen (z. B. an Mitarbeitende oder Führungskräfte)
• Sie müssen jedoch kontrollieren und sicherstellen, dass
  • alle Arbeitszeiten vollständig erfasst werden
  • die gesetzlichen Vorgaben (z. B. Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten) eingehalten werden

Kommt es zu Verstößen, haftet nicht der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber.

Praxis-Tipp:
Gerade deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Zeiterfassungssysteme, die automatische Prüfmechanismen enthalten. So behalten Sie als Arbeitgeber jederzeit den Überblick und reduzieren Ihr rechtliches Risiko deutlich.

8. Methoden für die Arbeitszeiterfassung

Für die Zeiterfassung stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung – vom handgeschriebenen Papierzettel bis hin zu fortschrittlichen Softwarelösungen, die eine Automatisierung und Integration in andere Geschäftsprozesse ermöglichen.

• Stundenzettel per Papier: Aktuell erfüllen Sie so noch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Mit der geplanten elektronischen Aufzeichnungspflicht wird diese Methode jedoch für viele Unternehmen bald der Vergangenheit angehören.
• Excel-Tabelle: Vor allem kleinere Unternehmen nutzen gerne noch zur Arbeitszeiterfassung Excel- Tabellen oder andere elektronisch geführte Listen.
• Stempeluhr bzw. Stechuhr: Traditionelle Stechuhren mit Papierkarten erfüllen derzeit noch ihren Zweck. Mit der geplanten Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung in Deutschland wird sich das vermutlich bald ändern.
• Digitale Zeiterfassung: Die effektivste Lösung ist eine digitale Arbeitszeiterfassung. Dabei stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, die Zeiterfassung an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen flexibel anzupassen.

9. Digitale Arbeitszeiterfassung als moderne Lösung für Unternehmen jeder Größe

Bei der digitalen Zeiterfassung nutzen Sie eine Software für Arbeitszeiterfassung auf elektronischen Geräten. Damit reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand enorm. Folgende Lösungen für digitale Zeiterfassung stehen zur Verfügung:

Diese Vorteile haben Sie durch eine digitale Zeiterfassung wie timr  

Flexibilität Elektronische Zeiterfassungsprogramme passen sich an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens an und ermöglichen die Erfassung verschiedenerArbeitszeitmodelle.	Einhaltung der Gesetze und Compliance Die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeitgrenzen kann leichter überprüft werden. Damit haben Sie mehr Kontrolle. Zusätzlich erfüllen Sie mühelos die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Korrekte Überstunden und Lohnabrechnung Korrekte Stundennachweise sind die Basis für die Berechnung von Löhnen, Gehältern und Überstunden und gewährleisten, dass Mitarbeiter für ihre geleisteten Arbeitsstunden korrekt bezahlt werden.	Kosteneinsparung durch Zeitersparnis Mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung wird die Zeitwirtschaft und Verwaltung der Arbeitszeiten drastisch erleichtert, da viele Prozesse automatisiert werden. Sie reduzieren den administrativen Aufwand somit um ein Vielfaches.
Transparenz und Fairness Sie und Ihre Mitarbeiterhaben einen transparentenEinblick in alle geleisteten Arbeitsstunden, den aktuellen Zeitsaldo und den Urlaubsstand.	Steigerung der Effizienz und Produktivität Mit der genauen Aufzeichnung der Arbeitszeit können Sie Engpässe leichter identifizieren, Ressourcen effektiver planen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter effizient arbeiten.
Genaue Analyse Mit elektronischen Zeiterfassungsprogrammen können Sie die erfassten Zeiten schnell und einfahc auswerten. Dadurch können Sie Personalkosten viel genauer abschätzen und in Ihre Jahresbudgetplanung mit aufnehmen.	Detaillierte Berichterstattung Mit elektronischen Zeiterfassungsprogrammen erstellen Sie per Mausklick detaillierte Berichte über Arbeitszeiten und Projektzeiten. Diese Berichte können Sie jederzeit exportieren und zum Beispiel an die Lohnverrechnung weiterleiten.

10. Worauf Sie bei der Einführung einer Arbeitszeiterfassung achten sollten 

Eine Zeiterfassung neu im Unternehmen einzuführen, ist mit einigen Herausforderungen verbunden. Mit der richtigen Herangehensweise sorgen Sie aber für einen reibungslosen Ablauf.

Um eine neue Arbeitszeiterfassung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

Schulen Sie die Mitarbeiter: Damit Sie die Vorteile Ihres neuen Zeiterfassungssystems voll ausschöpfen können, müssen Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung tagtäglich korrekt anwenden. Mit einer Einschulung beugen Sie Fehlern und Missverständnissen vor.

Sorgen Sie für eine gute Vorbereitung: Definieren Sie einen Zeitplan und legen Sie Ziele sowie Verantwortlichkeiten fest. Achten Sie dabei auf Transparenz für alle Beteiligten und eine gute Kommunikation.

Starten Sie mit einer Testphase: Eine Pilotphase mit einem begrenzten Projektteam hilft Ihnen, die neue Zeiterfassung auf Herz und Nieren zu prüfen und noch offene Fragen zu klären.

11. Wichtige Fristen für die Aufbewahrung der Arbeitszeit

In Deutschland gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen für Stundenzettel, die sich aus unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen ergeben.

Je nach gesetzlicher Anforderung müssen Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mindestens 2 bis maximal 10 Jahre aufbewahren.

Die folgenden Faktoren sind unter anderem ausschlaggebend dafür, welche Aufbewahrungsfrist zur Anwendung kommt:

• Verwendungszweck der Arbeitszeitaufzeichnungen
• Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist
• Art der Beschäftigung

Unsere klare Empfehlung: Bewahren Sie die Stundenzettel mindestens bis zum Ablauf der längsten Aufbewahrungsfrist auf (in Deutschland 10 Jahre), um sicherzustellen, dass Sie in jedem Anwendungsfall rechtlich konform sind!

12. Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde der Schutz von personenbezogenen Daten europaweit normiert.

Arbeitszeiten zählen zu den personenbezogenen Daten und sind somit besonders schutzwürdig. 

Auch bei der Zeiterfassung müssen Unternehmen daher den Datenschutz berücksichtigen. Die Ausgestaltung der konkreten Schutzmaßnahmen hängt dabei von der sogenannten “Datenkategorie” ab. Aus dieser ergibt sich, wie “sensibel” die Daten sind, die Sie speichern und verarbeiten. Dabei gilt der Grundsatz: je sensibler die Daten, desto umfassender sind die zu treffenden Schutzmaßnahmen.

Was schreibt die DSGVO für Arbeitszeiten konkret vor?

Unternehmen müssen laut DSGVO nachweislich sicherstellen, dass die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vor unerlaubter Weitergabe und Missbrauch geschützt werden.

Um dies zu gewährleisten, müssen Sie folgende Kontrollprinzipien bei der Auswahl und Nutzung Ihres Zeiterfassungssystems berücksichtigen und implementieren:

1. Zugangskontrolle: Die Nutzungs- und Zugriffsrechte für Ihr Zeiterfassungssystem sind auf autorisierte Personen zu beschränken.
2. Weitergabekontrolle: Es muss sichergestellt werden, dass während der Nutzung des Systems kein unbefugtes Lesen, Kopieren oder Manipulieren der personenbezogenen Arbeitszeitdaten möglich ist.
3. Eingabekontrolle: Jede Änderung an den erfassten Daten muss nachverfolgbar sein (Revisionssicherheit).
4. Verfügbarkeitskontrolle: Die erfassten Daten müssen vor Verlust und Beschädigung geschützt werden.
5. Die Speicherung und Verarbeitung der Daten zur Arbeitszeiterfassung muss separat von anderen Daten erfolgen. Arbeitszeitdaten dürfen ohne Zustimmung der Mitarbeiter nicht für andere Zwecke genutzt werden.

13. Häufige Fragen – FAQ zur Arbeitszeiterfassung

Was muss eine digitale Zeiterfassung 2026 beinhalten?

Der Koalitionsvertrag sieht die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor. Die konkreten rechtlichen Vorgaben des Gesetzgebers sind noch unklar, da bis dato noch kein Gesetz dazu verabschiedet wurde (Stand: April 2026).

Einige Punkte, die zukünftig elektronisch erfasst werden sollen, stehen aber schon fest:

• Dauer der täglichen Arbeitszeit mit genauem Beginn und Ende
• Überstunden
• Pausenzeiten

Ist eine Überstunden Dokumentation Pflicht?

Ja, als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich zur Überstundendokumentation Ihrer Mitarbeiter verpflichtet (vgl. § 16 Abs. 2 ArbZG).

Wir empfehlen die Verwendung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung. Damit können Sie die Arbeitszeiten und Überstunden Ihrer Mitarbeiter korrekt und transparent dokumentieren und der kommenden Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung entspannt entgegensehen.

Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht in allen Branchen?

Ja, seit dem BAG-Urteil 2022 gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht grundsätzlich für alle Arbeitgeber.

Was gilt bei der Arbeitszeiterfassung in Minijobs?

Für Arbeitnehmer in Minijobs, für die § 17 des Mindestlohngesetzes Anwendung findet, gilt schon lange eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Diese besteht natürlich weiterhin.

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Zeiterfassung?

Ja. Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser nach § 87 Nr. 7 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung. Wenn Sie als Unternehmer eine Zeiterfassung einführen, müssen Sie den Betriebsrat also auch bei der Auswahl eines geeigneten Systems hinzuziehen.