Was Sie als Unternehmer über die Aufbewahrung Ihrer Unterlagen wissen sollten

In einem Betrieb werden tagtäglich diverse Dokumente generiert. Wenn es sich dabei um geschäftliche Unterlagen mit handels- oder steuerrechtlicher Relevanz handelt, müssen diese zumindest eine Zeit lang aufbewahrt werden. Welche Fristen dafür gelten und was Sie sonst noch beachten müssen, haben wir für Sie zusammengefasst.

In einem Betrieb werden tagtäglich diverse Dokumente generiert. Wenn es sich dabei um geschäftliche Unterlagen mit handels- oder steuerrechtlicher Relevanz handelt, müssen diese zumindest eine Zeit lang aufbewahrt werden. Welche Fristen dafür gelten und was Sie sonst noch beachten müssen, haben wir für Sie zusammengefasst.

 

Aufbewahrungsfristen

Für die Aufbewahrungsfristen von geschäftlichen Unterlagen gelten länderspezifische Regelungen.

Deutschland

Die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen in Deutschland sind in verschiedenen Rechtsquellen geregelt. Maßgeblich sind vor allem:

Generell lässt sich zusammenfassen, dass insbesondere 2 Fristen für die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen von Bedeutung sind.

  1. 10 Jahre unter anderem für Bücher, Bilanzen, Abschlüsse sowie Rechnungen
  2. 6 Jahre für Handelsbriefe und sonstige für die Besteuerung wichtige Unterlagen

Hinweis: Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten und ähnliche Dokumente hängen von den jeweiligen Verjährungsfristen für Anspruchsforderungen ab. Die meisten Dokumente und Aufzeichnungen im Rahmen des Steuerrechts – unter anderem auch Arbeitszeitaufzeichnungen und Fahrtenbücher – sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Bei Ansprüchen in Bezug auf die Altersvorsorge können Verjährungsfristen jedoch auch bis zu 30 Jahre betragen.

Österreich

In Österreich sind in Bezug auf die Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen insbesondere folgende Rechtsvorschriften relevant:

Die meisten geschäftlichen Unterlagen müssen 7 Jahre lang aufbewahrt werden. In bestimmten Fällen können auch längere Fristen zum Tragen kommen. Für den Fall, dass ein behördliches oder gerichtliches Verfahren noch anhängig ist, müssen Unterlagen, die von Bedeutung sind, beispielsweise länger aufbewahrt werden.

Wichtige Aufbewahrungsfristen im Überblick

Deutschland: Arbeitszeitaufzeichnungen: 2 Jahre, Fahrtenbuch: 10 Jahre

Österreich: Arbeitszeitaufzeichnungen: 1 Jahr, Fahrtenbuch: 7 Jahre

Schweiz: Arbeitszeitaufzeichnungen: 5 Jahre, Fahrtenbuch: 10 Jahre

Hinweis: In bestimmten Fällen können längere Aufbewahrungsfristen zum Tragen kommen. In Österreich zum Beispiel, müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen von Jugendlichen bis zum Ablauf von 2 Jahren nach der letzten Eintragung aufbewahrt werden.

 

Schweiz

Für Aufbewahrungsfristen von geschäftlichen Unterlagen ist in der Schweiz vor allem das Obligationenrecht von Bedeutung. Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher ist in Art. 958 lit. f Obligationenrecht (OR) geregelt.

Demnach gilt für Geschäftsbücher, Belege und sonstige Aufzeichnungen von steuerlicher Bedeutung eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Auch Geschäftskorrespondenz, Verträge oder Personalakten müssen 10 jahre lang aufbewahrt werden. Für Geschäftsunterlagen, die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängen, gilt hingegen eine Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren.

Auch kantonales Steuerrecht ist ausschlaggebend! Dieses schreibt zum Teil längere Fristen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen vor.

 

Was Sie sonst noch zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente wissen sollten

Die Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen unterliegt bestimmten Anforderungen, die im wesentlichen für die gesamte DACH-Region gelten:

  • Die aufbewahrten Dokumente müssen immer lesbar sein und jederzeit eingesehen werden können.
  • Unterlagen müssen zumeist als Original aufbewahrt werden, Ausnahmen sind nur bedingt möglich.
  • Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind einzuhalten.
  • Die Aufbewahrung im Ausland ist grundsätzlich möglich, in Deutschland muss dafür aber zum Beispiel ein Antrag gestellt werden. In der Praxis betrifft eine Aufbewahrung im Ausland meistens elektronische Daten.

Achtung: Der Verstoß gegen Aufbewahrungsfristen und sonstige Vorschriften kann nicht nur finanzielle, sondern auch strafrechtliche Folgen haben.

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