Stundenabrechnung
1. Definition: Was ist eine Stundenabrechnung?
Für eine Stundenabrechnung werden zunächst die Arbeitszeiten von Mitarbeitern erfasst. Dies kann digital oder analog erfolgen. Die Aufzeichnungen werden dann zu bestimmten Zeitpunkten, meist monatlich, aufsummiert und abgerechnet.
Stundenabrechnungen werden beispielsweise für die Lohnabrechnung herangezogen. Sie dienen aber auch der Kalkulation und Planung im Unternehmen.
Ein sehr wesentlicher Bereich der Stundenabrechnungen betrifft die Projektzeiterfassung. Diese Zeitaufzeichnungen werden verwendet um Projekte mit Kunden abzurechnen. Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens hängt also zu einem gewissen Grad von der sorgsamen Aufzeichnung und Abrechnung von Projekten ab.
Um Arbeitszeiten und Projektzeiten aufzuzeichnen, sind Sie mit einer digitalen Zeiterfassung klar im Vorteil. Analoge Aufzeichnung über Excel oder in Papierform kann in manchen Fällen sinnvoll sein. Die Erstellung und Verwaltung von Stundenabrechnungen ist dann allerdings etwas zeitintensiver.
2. Gesetzlicher Hintergrund
Das Führen von Arbeitszeitaufzeichnungen ist in Österreich, der Schweiz und großteils auch in Deutschland verpflichtend. Unternehmen sind aber auch dazu angehalten gesetzliche Richtlinien einzuhalten, was die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer betrifft.
Die wichtigsten Richtlinien sind:
- Höchstarbeitszeiten müssen eingehalten werden.
- Überstunden müssen erfasst und innerhalb gesetzlicher Fristen abgebaut werden.
- Pausen müssen aus der Stundenaufzeichnung hervorgehen.
Wie die Regelungen zu den Höchstarbeitszeiten im DACH-Raum sind, können Sie im Artikel über die maximalen Arbeitszeiten nachlesen.
In einer Stundenabrechnung müssen also nicht nur die Zeitaufzeichnungen enthalten sein, sondern es muss auch überprüft werden, ob die gesetzlichen Richtlinien eingehalten wurden.
Mit einer Zeiterfassung wie timr können Sie genau die gesetzliche Regelungen hinterlegen, die für Ihr Land und Ihre Unternehmen gültig sind. Es werden im Hintergrund alle Regeln automatisch geprüft und Abweichungen angezeigt. Das erspart Ihnen als Unternehmen viel Zeit, Geld und vielleicht auch empfindliche Strafen, die bei Nichteinhaltung fällig werden.
3. Dokumentation von Stundenabrechnungen
Seit Mai 2019 gilt das EuGH-Urteil der Dokumentationspflicht von Stundenaufzeichnungen. Arbeitgeber müssen also dafür Sorge tragen, dass ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit erfassen. Davor mussten in Deutschland beispielsweise nur Überstunden erfasst werden.
Stundenabrechnungen beinhalten im besten Fall zusätzlich zu den Arbeits- und Pausenzeiten auch Informationen zu den Arbeitszeitarten. Handelt es sich bei der aufgezeichneten Zeit beispielsweise um Anwesenheitszeit, Home Office, Urlaub oder Krankenstand? Damit haben Sie als Dienstgeber weitere Auswertungsmöglichkeiten um zum Beispiel Kurzarbeit oder Home Office abzurechnen.
Die Stundenabrechnungen stehen idealerweise tagesaktuell zur Verfügung. Die Abrechnung sollte zu frei wählbaren Stichtagen möglich sein. Außerdem ist eine übersichtliche Darstellung von Start- und Endzeiten der Arbeitszeiten, der Pausenzeiten, sowie der Art der An- und Abwesenheiten sinnvoll.
Das Zeit- & Urlaubskonto in timr bietet eine übersichtliche Darstellung der aktuellen Zeitkonten aller Mitarbeiter. Hier sind alle Stundenabrechnungen aufgelistet und können jederzeit auch von den Mitarbeitern selbst ausgedruckt werden.
4. Wie kann man Arbeits- und Projektzeiten am besten abrechnen?
Arbeits- und Projektzeiten werden am besten mit einem unkomplizierten Zeiterfassungsprogramm erfasst und abgerechnet. Ein flexibler Zugang über eine Webapplikation, eine mobile App oder Terminal Lösung gewährleistet exakte Aufzeichnungsdaten.
Um das Prinzip “Stechuhr” kommt man bei der Zeiterfassung nicht herum, denn minutengenaue Aufzeichnung von Arbeits- und Projektzeiten ist für jedes Unternehmen wichtig.
Ein wesentlicher Qualitätsaspekt ist, wie einfach gesetzliche Vorgaben im System hinterlegt, verwaltet und geprüft werden können. Damit einher geht ein lücken- und fehlerloses Datenmaterial.
Die Stundenabrechnungen sollten per Knopfdruck für Geschäftsführung und Lohnverrechnung als übersichtlicher Bericht zur Verfügung stehen. Ein zusätzliches Plus ist die Verfügbarkeit einer Exportfunktion mit der Option, die Daten in unterschiedlichen Formaten weiter zu verarbeiten (z.B. CSV, XLS).
Eine Online Übersicht oder Ausdrucke mit einer übersichtlichen Auflistung machen die Stundenabrechnung überprüfbar. Für einen schnellen Überblick ist eine Darstellung der aufsummierten Stunden sinnvoll.
timr gehört hier zu den führenden Anbietern, da trotz komplexer Anforderungen auf einfache Handhabung geachtet wird. Daraus ergibt sich ein präzise überprüftes Datenmaterial, das für die Stundenabrechnungen herangezogen werden kann.
5. Stundenabrechnungen und Vorlagen
Abrechnung von Arbeitszeiten
Eine klassische Stundenabrechnung enthält eine Übersicht aller Aufzeichnungen der einzelnen Arbeitstage mit Datum, Beginnzeit, Endzeit, Pausen Start und Ende sowie Art der Arbeitszeit.
Die Arbeitszeitart wird unterschieden nach An- und Abwesenheit. Je nach Anforderung können Sie hier mit unterschiedlichen Arbeitszeitarten arbeiten, nach denen Sie später filtern möchten. Als Beispiel: Wenn Sie Home Office Tage abrechnen, oder bei Dienstreisen aktive und passive Reisezeit unterscheiden möchten, legen Sie entsprechende Arbeitszeiten für die Erfassung an.
Am Monatsende werden die Aufzeichnungen überprüft und fehlende Zeiten nachgetragen. Alle Arbeitsstunden, Urlaubstage und Überstunden werden aufsummiert. Die Stundenabrechnung wird in der Regel ausgedruckt, vom Mitarbeiter abgezeichnet und abgelegt.
Abrechnung von Projektzeiten
Im Unterschied zur Abrechnung von Arbeitszeiten sind Pausen für die Projektzeiten nicht so relevant. Der Fokus liegt hier auf der minutengenauen Erfassung von Zeiten, die bestimmten Projekten zugeordnet werden.
Kunde und Dienstnehmer vereinbaren Abrechnungszeiträume, zu denen Projekte abgerechnet werden. Eine Kennzeichnung der bereits abgerechneten Projektzeiten direkt im Zeiterfassungsprogramm ist besonders hilfreich.
Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Stundenaufzeichnungen!